Вопрос о том, заводят ли сейчас бумажные трудовые книжки, остается одним из самых актуальных как для соискателей, так и для работодателей․ Переход на электронный кадровый документооборот (ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД) вызвал много путаницы․ В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях оформляется бумажная трудовая, а когда в ней больше нет необходимости;
Краткий ответ
Да, бумажные трудовые книжки заводятся, но только для определенной категории работников․ Для большинства сотрудников, уже имевших стаж до 2020 года, ведение бумажной книжки продолжается по их желанию, а для новых сотрудников, устраивающихся на свою первую в жизни работу, заводится исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК)․
История перехода: как всё менялось
С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки․ Работодатели были обязаны начать отчитываться в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД (с 2023 года заменена на ЕФС-1)․
В течение 2020 года работникам давали право выбора: сохранить бумажную трудовую книжку наряду с электронной или отказаться от нее․ Те, кто до конца 2020 года подал заявление о сохранении бумажного формата, продолжают получать записи в обеих версиях․ Те, кто отказался от бумажной, теперь имеют только электронный вариант․
Кому сейчас заводят бумажную трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству, бумажная трудовая книжка впервые заводится только в одном случае:
- Если сотрудник впервые устраивается на работу․ Однако с 1 января 2021 года для таких работников бумажный бланк не оформляется․ Их трудовой путь начинается сразу в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР)․
Таким образом, если человек устраивается на работу впервые в 2026 году или позже, работодатель не имеет права заводить ему бумажную трудовую книжку․ Все сведения о приеме, переводах и увольнении передаются исключительно в электронном виде․
Что происходит с теми, у кого бумажная книжка уже есть?
Здесь ситуация делится на два сценария, в зависимости от выбора, сделанного сотрудником в 2020 году:
- Сотрудник сохранил бумажную трудовую․ Работодатель обязан продолжать вносить в нее записи наравне с отправкой электронных отчетов в СФР․ Бумажная книжка хранится у работодателя и выдается на руки при увольнении․
- Сотрудник отказался от бумажной трудовой․ Работодатель больше не делает в ней записей․ Документ выдается сотруднику на руки, и он хранит его у себя дома как архивную справку о стаже до 2020 года․
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку?
Часто работники, отказавшиеся от бумажного формата, жалеют об этом․ Важно знать: вернуть бумажное ведение трудовой книжки нельзя․ Закон не предусматривает возможности повторного перехода с электронной формы на бумажную․ Если вы отказались от бумажной трудовой в 2020 году, работодатель больше не будет делать в нее записи, даже если вы принесете ее обратно․
Обязанности работодателя и частые ошибки
Несмотря на цифровизацию, кадровики все еще сталкиваются с бумажными бланками, что порождает ошибки․ Как отмечают эксперты, ошибки, допущенные в трудовых книжках, могут обернуться заниженным стажем и проблемами при назначении пенсии․
Главные правила для работодателей:
- Своевременно подавать отчетность ЕФС-1 при любых кадровых изменениях (прием, увольнение, перевод, повышение)․
- Не забывать вносить записи в бумажные трудовые тех сотрудников, которые сохранили этот формат․
- Не заводить новые бумажные бланки для сотрудников, для которых это первое рабочее место․
- Внимательно проверять основания для внесения записей, чтобы избежать неточностей, которые могут повлиять на будущие пенсионные права сотрудника․
Что делать, если вы потеряли бумажную трудовую?
Если бумажная трудовая книжка была утеряна, ее можно восстановить через текущего работодателя или самостоятельно запросив выписки из архивов и справки от предыдущих работодателей․ Однако, если вы уже перешли на ЭТК, восстанавливать бумажный бланк для продолжения записей нет смысла — все новые данные уже хранятся в электронном виде в СФР․