С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Все сведения о трудовой деятельности работника формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) для дальнейшего хранения. В статье подробно рассмотрены:

• правовая база и основные нормативные акты;
• какие документы нужны работодателю и работнику;
• пошаговый процесс формирования и передачи сведений о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД) в ПФР;
• как получить выписку из ЭТК и что делать, если возникли ошибки;
• часто задаваемые вопросы.

Правовая основа

Ключевые нормативные документы, регулирующие электронную трудовую книжку:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
2. Федеральный закон № 436‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном пенсионном страховании»».
3. Постановление Правительства РФ № 590 от  г. «Об установлении сроков представления в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности».
4. Приказ ПФР № М‑4‑03/2020 «Об утверждении формы Сведений о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД)».

Согласно этим актам, работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после любого кадрового события (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда) сформировать и передать в ПФР сведения о трудовой деятельности.

Что такое СЗВ‑ТД?

СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) – это электронный документ, содержащий:

• персональные данные работника (ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения);
• данные о работодателе (ИНН, ОГРН, наименование);
• информацию о каждом трудовом событии (дата приёма, дата увольнения, должность, основание, тарифный разряд, начисления и удержания).

СЗВ‑ТД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя и передаётся в ПФР через один из каналов электронного документооборота (ЭДО):

• Личный кабинет ПФР (для малых предприятий);
• Система «Электронный документооборот ПФР (ЗПЭД)»;
• Сервис 1С:Электронные трудовые книжки;
• Квалифицированный сервис‑провайдер (например, «Техподдержка электронной отчётности с ПФР»).

Формат и подпись

СЗВ‑ТД формируется в формате XML, а подпись – в формате XML‑DSig, соответствующем требованиям ФЗ‑63 «Об электронной подписи». При отсутствии КЭП документ может быть отправлен в бумажном виде, но только в исключительных случаях, предусмотренных законом.

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1. Подготовка кадровой документации

Для каждого события необходимо иметь внутренний документ:

• приём – приказ о приёме на работу;
• перевод – приказ о переводе;
• увольнение – приказ об увольнении и расчётный лист;
• изменение условий труда – приказ об изменении.

Шаг 2. Формирование СЗВ‑ТД

Существует три основных способа:

1. Через 1С:Электронные трудовые книжки – автоматическое формирование XML‑файла из базы 1С.
2. Через специализированный сервис ПФР (ЗПЭД) – ввод данных вручную в веб‑форму.
3. С помощью сторонних программ‑агрегаторов (Контур.Экстерн, Техподдержка ЭДО) – импорт из Excel/CSV.

После ввода всех полей система проверит корректность данных (например, совпадение ИНН и СНИЛС, отсутствие «пустых» дат).

Шаг 3. Подписание КЭП

Для подписи необходимо:

• наличие сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи;
• установленное программное обеспечение (например, CryptoPro CSP);
• выбор «Подписать документ» в выбранной системе.

Шаг 4. Передача в ПФР

Выберите канал передачи:

После отправки система выдаёт Квитанцию о приёме (номер сообщения, дата и время). Сохраните её – она подтверждает факт передачи.

Шаг 5. Проверка статуса

В личном кабинете ПФР можно отследить статус СЗВ‑ТД:

• «Принято» – данные успешно внесены в ЭТК;
• «Отклонено» – требуется исправление (указывается причина отклонения).

Шаг 6. Корректировка (при необходимости)

Если ПФР обнаружил ошибку, необходимо сформировать корректировочный отчёт (СЗВ‑ТД‑К) и повторно отправить его в течение 5 рабочих дней.

Как работнику получить выписку из электронной трудовой книжки

1. Зайдите в Личный кабинет ПФР (регистрация – СНИЛС + пароль из Госуслуг).
2. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите кнопку «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
4. Подтвердите запрос (можно выбрать способ получения: в электронном виде, в МФЦ, в отделении ПФР).
5. Через 1–3 рабочих дня выписка будет доступна в личном кабинете для скачивания в формате PDF.

Если выписка не появляется, проверьте, указал ли ваш работодатель правильный СНИЛС и ИНН в СЗВ‑ТД.

Частые ошибки и как их избежать

• Несоответствие дат – дата увольнения не может предшествовать дате приёма. Проверяйте хронологию в кадровой документации.
• Отсутствие КЭП – без подписи документ отклоняется. Убедитесь, что сертификат действителен.
• Неправильный ИНН/СНИЛС – вводите данные из официальных документов, а не из справок, где может быть опечатка.
• Пропуск обязательных полей – например, отсутствие кода основания увольнения (Код 01 – «по собственному желанию» и т.д.).
• Слишком поздняя передача – закон требует отправки в течение 5 дней. Превышение срока может привести к штрафу (до 5 000 руб.) за каждое событие.

Вопросы и ответы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли мне как работнику подавать заявление в ПФР?

Нет. Сведения о трудовой деятельности формирует и передаёт ваш работодатель. Вы лишь можете подать заявление в отдел кадров о желаемом виде трудовой книжки (бумажный или электронный) до 31 декабря 2020 года.

Вопрос 2: Можно ли перейти с бумажной книжки на электронную после 2020 года?

Да. По желанию работника в любой момент можно оформить перевод в электронный формат. Для этого необходимо подать заявление в отдел кадров, после чего работодатель сформирует СЗВ‑ТД и передаст её в ПФР.

Вопрос 3: Как проверить, есть ли у меня электронная трудовая книжка?

Войдите в личный кабинет ПФР или на портал Госуслуг → «Электронная трудовая книжка». Если данные отображаются, книжка уже заведена.

Вопрос 4: Что делать, если в выписке указаны неверные даты?

Сразу обратитесь к работодателю с требованием корректировать СЗВ‑ТД. После исправления будет сформирован корректировочный отчёт, который необходимо отправить в ПФР.

Вопрос 5: Можно ли получить выписку в бумажном виде?

Да. При заказе выписки в личном кабинете ПФР укажите способ получения «в отделении ПФР» или «через МФЦ». Документ будет подготовлен в печатном виде.

Краткий чек‑лист для работодателя

1. Имеете ли вы КЭП? – Да/Нет
2. Подготовлен ли кадровый приказ (приём/перевод/увольнение)? – Да/Нет
3. Введены ли все обязательные реквизиты в форму СЗВ‑ТД? – Да/Нет
4. Подписан ли документ КЭП? – Да/Нет
5. Отправлен ли СЗВ‑ТД в ПФР в течение 5 рабочих дней? – Да/Нет
6. Получена ли квитанция о приёме? – Да/Нет
7. Проверен статус в личном кабинете ПФР? – Да/Нет

Если хотя бы один пункт отмечен «Нет», необходимо устранить недочёт до истечения установленного срока.

Электронная трудовая книжка упрощает процесс учёта трудовой истории, делает данные доступными в режиме онлайн и снижает риск потери бумажных документов. Главное – своевременно формировать и передавать СЗВ‑ТД с корректными данными и подписью. При соблюдении описанных выше шагов как работодатель, так и работник получат надёжный и удобный инструмент для подтверждения трудового стажа.

Помните: закон требует передачи сведений в течение 5 рабочих дней после любого кадрового события. Нарушение сроков может привести к штрафам и задержкам в начислении пенсии.

Статья актуальна на 21 мая 2026 года. Для получения самой свежей информации рекомендуется проверять официальные ресурсы ПФР, Минтруда и портал Госуслуг.