С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход на новый формат – добровольный, но в практике часто возникает вопрос: может ли работодатель «заставить» сотрудника перейти на электронную форму? В статье разберём законодательную базу, права работника и обязанности работодателя, а также практические шаги, которые необходимо выполнить.

Законодательная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Статья 66.1 ТК РФ (в редакции от 2022 г.) – обязательство работодателя вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, но только при согласии работника.
• Письмо Минтруда РФ от  № 142/ООГ‑18054 – обратный переход с ЭТК на бумажную форму невозможен (за исключением случаев, когда работник изначально отказался от ЭТК).
• Письмо Минтруда от  № 14‑2/В‑150 – порядок оформления отказа от бумажной книжки и внесения записи о переходе в ЭТК.

Ключевые положения

1. Переход на электронную форму должен быть добровольным. Работник вправе отказаться от ЭТК и потребовать ведения бумажной трудовой книжки;
2. Если работник не подал заявление о выборе формата, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и подавать отчет ЕФС‑1 (подраздел 1.1).
3. После того как работник согласился на ЭТК, обратный переход запрещён (см. письмо Минтруда от ).
4. Работник может в любой момент изменить своё решение и подать письменное заявление о переходе на электронный формат, но только в том случае, если ранее он выбирал бумажный вариант.

Права и обязанности работника

• Выбор формата – работник имеет право выбрать бумажную или электронную трудовую книжку при приёме на работу или в любой момент позже, подав письменное заявление.
• Отказ от ЭТК – если работник отказывается, работодатель обязан выдать ему бумажную книжку и вести её в соответствии с ТК РФ.
• Изменение решения – при отказе от ЭТК работник может в дальнейшем подать заявление о переходе на электронный формат (пункт 4 статьи 66.1 ТК РФ).
• Контроль достоверности – работник имеет право проверять сведения в своей ЭТК через личный кабинет ПФР.

Что делать работнику, если «заставляют» перейти?

1. Сохранить копию письма/приказа работодателя.
2. Подать письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (по образцу, доступному в отделе кадров).
3. Если работодатель отказывается, обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с жалобой о нарушении прав.

Обязанности работодателя

• Предоставить работнику информацию о праве выбора формата трудовой книжки (инструктаж, разъяснительные материалы).
• Оформить письменное согласие работника на переход в ЭТК (подписать заявление работника).
• Внести запись о переходе в электронную трудовую книжку в соответствии с письмом Минтруда от  № 14‑2/В‑150.
• Обновить локальные кадровые документы (приказы, инструкции) в соответствии с изменениями Трудового кодекса.
• Сформировать и отправить отчёт ЕФС‑1 (подраздел 1.1) через 1С или иной учетный программный продукт.
• При отказе работника от ЭТК – выдать ему бумажную трудовую книжку и вести её в обычном порядке.

Пошаговая инструкция для работодателя (пример на 1С)

1. Сбор согласия – получить от работника подписанное заявление «О переходе на электронную трудовую книжку».
2. Регистрация в 1С – в модуле «Кадры» создать/обновить карточку сотрудника, указав тип трудовой книжки «Электронная».
3. Внесение записи – в разделе «Трудовая книжка» добавить запись о переходе, указав дату и основание (письмо Минтруда 14‑2/В‑150).
4. Отчёт ЕФС‑1 – сформировать электронный файл отчёта (подраздел 1.1) и отправить в СФР через личный кабинет работодателя.
5. Обновление локальных актов – внести изменения в локальные нормативные акты (приказ о переходе, инструкцию по ведению ЭТК).
6. Информирование сотрудника – выдать справку о переходе и инструкцию, как пользоваться личным кабинетом ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заставить сотрудника перейти на ЭТК без его согласия?

Нет. Переход возможен только при наличии письменного согласия работника. Принудительный переход считается нарушением Трудового кодекса.

Что будет, если работник откажется от ЭТК, а работодатель всё равно начнёт вести сведения в электронном виде?

Работодатель нарушит закон, что может привести к административной ответственности (штрафы) и к необходимости восстановить бумажную трудовую книжку.

Можно ли после перехода на ЭТК «вернуться» к бумажной форме?

Согласно письму Минтруда от  № 142/ООГ‑18054 – обратный переход запрещён. Исключение: если работник изначально отказался от ЭТК, он может позже изменить решение и подать заявление о переходе.

Какие сроки у работодателя для оформления перехода?

Согласно статье 2 закона 439‑ФЗ, работник должен подать заявление до 31 декабря 2020 года включительно. После этой даты переход возможен только по инициативе работника (письменное заявление).

Как проверить, что сведения в ЭТК внесены корректно?

Работник может войти в личный кабинет ПФР (https://lk.pfrf.ru) и просмотреть свои трудовые записи. При обнаружении ошибок следует обратиться в отдел кадров.

Работодатель не имеет права принудительно заставлять сотрудника перейти на электронную трудовую книжку. Переход возможен только при добровольном согласии работника, подтверждённом письменным заявлением. При этом:

• Работодатель обязан предоставить полную информацию о правах и последствиях выбора.
• После согласия работника на ЭТК обратный переход запрещён;
• Если работник отказывается, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и подавать отчёт ЕФС‑1.
• Все изменения должны быть отражены в локальных нормативных актах и в системе 1С (или аналогичной).

Соблюдение этих правил защищает интересы обеих сторон и позволяет избежать конфликтов и штрафов со стороны контролирующих органов.

Полезные ссылки

• Федеральный закон № 439‑ФЗ (КонсультантПлюс)
• Письмо Минтруда РФ от № 142/ООГ‑18054
• Письмо Минтруда РФ от № 14‑2/В‑150
• Личный кабинет ПФР – проверка ЭТК
• Официальный сайт 1С – справка по модулю «Кадры»

При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу по трудовому праву.