Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она подтверждает:

• Факты трудовой деятельности;
• Квалификацию работника;
• Продолжительность трудового стажа;
• Основания для увольнения;
• Награды и поощрения.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка являеться документом строгой отчетности и подлежит обязательному ведению
всеми работодателями, за исключением:

• Индивидуальных предпринимателей без наемных работников;
• Работодателей, где трудовая деятельность ведется менее 5 дней;
• Работников, которые трудятся по совместительству.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): новые правила с 2026 года

Что изменилось с 2021 года?

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Это было сделано для:

1. Снижения риска потери данных — электронный формат исключает возможность утери или порчи документа;
2. Упрощения ведения учета — информация хранится в государственной информационной системе;
3. Удобства для работников, доступ к данным возможен через личный кабинет на портале Госуслуг;
4. Автоматизации отчетности — данные передаются в Пенсионный фонд РФ в электронном виде.

Когда завершается переход на ЭТК?

С 1 января 2026 года завершается переходный период, и все работодатели обязаны перейти на ведение трудовых книжек исключительно в электронном формате.

Как выглядит электронная трудовая книжка?

ЭТК содержит те же сведения, что и бумажный вариант:

• ФИО работника;
• Даты приема и увольнения;
• Наименование должности и структурного подразделения;
• Основания для увольнения;
• Сведения о награждениях;
• Квалификационные данные.

Доступ к ЭТК осуществляется через:

• Личный кабинет работника на портале Госуслуг;
• Информационную систему Пенсионного фонда РФ;
• Корпоративные системы работодателя (при наличии доступа).

Бумажные трудовые книжки: когда они еще применяются?

Несмотря на переход на электронный формат, бумажные трудовые книжки сохраняются в следующих случаях:

Заявление работника об отказе от ЭТК

Если работник письменно заявил о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:

• Вести бумажный вариант;
• Вносить записи в обе версии (электронную и бумажную);
• Выдать бумажную трудовую книжку при увольнении.

Форма заявления: Унифицированного бланка нет, но оно должно содержать:

• ФИО работника;
• Дата подачи заявления;
• Подпись работника;
• Отметка о получении копии заявления работодателем.

Прием на работу граждан других государств

Например, при приеме на работу гражданина Республики Узбекистан, у которого нет бумажной трудовой книжки, работодатель:

• Оформляет электронную трудовую книжку;
• Может выдать Справку о трудовой деятельности (СТД-Р) при увольнении;
• Не обязан оформлять бумажную версию, если у работника ее никогда не было.

Ведение книги учета движения трудовых книжек

Несмотря на переход на ЭТК, книга учета движения трудовых книжек и книга учета бланков трудовых книжек ведутся:

• Исключительно на бумажном носителе;
• В хронологическом порядке;
• С указанием всех операций (выдача, получение, исправление записей).

Согласно письму Минтруда от 5 сентября 2019 г. № 14-2/В-725, бумажный учет сохраняется для обеспечения контроля за бланками строгой отчетности.

Как правильно оформить отчет СЗВ-ТД?

СЗВ-ТД — это ежемесячный отчет о трудовой деятельности, который подается в Пенсионный фонд РФ. Он включает:

• Сведения о приеме на работу;
• Изменения в трудовой деятельности;
• Увольнения;
• Сведения о награждениях.

Правила оформления:

1. Отчет подается ежемесячно до 15 числа следующего месяца;
2. Формат, электронный (через личный кабинет работодателя на сайте ПФР);
3. В случае ошибок, корректирующий отчет подается в течение 5 рабочих дней;
4. При увольнении — отчет подается не позднее дня увольнения.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Если бумажная трудовая книжка утеряна, работник должен:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении;
2. Работодатель проверяет записи в ЭТК и восстанавливает данные;
3. Выдает дубликат бумажной трудовой книжки;
4. В случае отсутствия ЭТК (например, у иностранных граждан) — оформляет новую трудовую книжку.

Для электронной трудовой книжки потеря не грозит — данные хранятся в государственной системе и доступны через личный кабинет.

Часто задаваемые вопросы

❓ Можно ли совмещать электронную и бумажную трудовую книжку?

Да, но только если работник подал заявление об отказе от ЭТК. В противном случае работодатель обязан вести обе версии.

❓ Что делать, если работник не хочет переходить на ЭТК?

Работник должен письменно заявить о сохранении бумажной трудовой книжки. Без такого заявления переход на ЭТК обязателен.

❓ Как получить доступ к электронной трудовой книжке?

Доступ осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуг или личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ.

❓ Можно ли восстановить бумажную трудовую книжку, если она утеряна?

Да, но только если она велась ранее. Работодатель проверяет записи в ЭТК и выдает дубликат. Если ЭТК не было, оформляется новая трудовая книжка.

Рекомендации для работодателей:

• Ознакомьте сотрудников с новыми правилами ведения трудовых книжек;
• Своевременно подавайте отчеты СЗВ-ТД;
• Следите за обновлениями законодательства;
• Обучите кадровую службу работе с электронными трудовыми книжками;
• Храните бумажные книги учета в соответствии с требованиями.

Для работников:

• Проверьте наличие своей электронной трудовой книжки в личном кабинете;
• Если хотите сохранить бумажную версию, подайте заявление работодателю;
• Следите за изменениями в трудовом стаже;
• При увольнении получите Справку о трудовой деятельности (СТД-Р), если бумажная книжка не велась.

Переход на электронные трудовые книжки — это шаг к цифровизации и упрощению учета. Однако важно соблюдать все требования законодательства,
чтобы избежать ошибок и штрафов.

Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ и разъяснений Минтруда и Пенсионного фонда РФ.