Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работы любого сотрудника, включая первое лицо компании. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Однако когда речь заходит о руководителе организации (генеральном директоре), у кадровиков и самих директоров возникает множество вопросов. Кто должен подписать приказ? Кто вносит запись? Как правильно сформулировать?
Генеральный директор, это наемный работник, но в то же время он является единоличным исполнительным органом юридического лица. Эта двойственность порождает главную сложность: директор сам себе работодатель. Согласно статье 275 ТК РФ, трудовой договор с руководителем заключается на срок, установленный учредительными документами или соглашением сторон (но не более 5 лет).
Кто принимает на работу и увольняет директора?
Решение о заключении трудового договора и об увольнении генерального директора принимает собрание учредителей (участников) или совет директоров. Именно их протокол является основанием для издания приказа и внесения записей в трудовую книжку.
Кто вносит запись в трудовую книжку?
В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 225, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек несет работодатель. На практике это означает следующее:
- В штатной компании: Запись вносит специалист отдела кадров или бухгалтер, на которого возложена эта обязанность.
- В компании без кадровика: Эту работу выполняет сам генеральный директор (или его секретарь/помощник по поручению).
- При увольнении директора: Запись об увольнении может заверить уже новый руководитель, председатель общего собрания учредителей или сотрудник кадровой службы.
Пошаговая инструкция: запись о приеме на работу
Внесение записи о приеме на должность генерального директора имеет свои нюансы. В графе 3 раздела «Сведения о работе» формулировка будет отличаться от стандартной.
Шаг 1: Основание для приема
Прежде чем делать запись, у вас на руках должен быть:
- Протокол общего собрания учредителей (или решение единственного учредителя) о назначении на должность генерального директора.
- Трудовой договор, подписанный с обеих сторон (от лица работодателя подписывает председатель собрания учредителей или единственный учредитель);
- Приказ о приеме на работу (по форме Т-1) или приказ о вступлении в должность. Директор имеет право подписать его сам.
Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится по общим правилам (Постановление Минтруда РФ № 69). В графе 3 не пишут просто «Принят на работу», так как директор — не просто рядовой сотрудник.
Пример заполнения граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи (например, 5).
- Графа 2: Дата приема на работу (дата, указанная в приказе и трудовом договоре).
- Графа 3: В заголовке — полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под заголовком: «Принят(а) в должности генерального директора» или «Избран(а) на должность генерального директора».
- Графа 4: Ссылка на документ-основание. Указываются реквизиты приказа о приеме на работу (или о вступлении в должность). Пример: Приказ от № 1-к. Реквизиты протокола собрания учредителей в этой графе не указываются, хотя именно он является первопричиной.
Как внести запись о переводе дистанционного работника?
В современных реалиях генеральный директор может работать дистанционно, либо компания может принять на эту должность удаленного сотрудника. Перевод дистанционного работника оформляют по общим правилам: с его письменного согласия и с внесением в трудовую книжку. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или работник устраивается впервые, работодатель обязан оформить новую.
При переводе руководителя на дистанционную работу (или приеме изначально на удаленку) в трудовой книжке делаеться стандартная запись о приеме, однако в графе 3 можно добавить уточнение: «Принят на должность генерального директора, работа выполняется дистанционно», если это прямо прописано в трудовом договоре и приказе.
Запись об увольнении генерального директора
Увольнение руководителя — сложный процесс. Основанием всегда выступает Протокол общего собрания участников (решение единственного учредителя) или личное заявление директора по собственному желанию (о котором он обязан предупредить учредителей за 1 месяц, ст. 280 ТК РФ).
Особенности подписи при увольнении
Самая частая проблема: кто подпишет трудовую книжку при увольнении директора, если он увольняется один? В графе, где должна стоять подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, может расписаться:
- Новый генеральный директор (если он уже назначен и вступил в должность).
- Председатель общего собрания учредителей (именно он подписывает решение об увольнении прежнего руководителя).
- Работник кадровой службы (если в штате есть кадровик).
Сам увольняющийся директор расписывается в трудовой книжке только как владелец документа (в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек).
Пример записи об увольнении:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата увольнения.
- Графа 3: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (или другая статья, например, при смене собственника — п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
- Графа 4: Ссылка на приказ об увольнении и реквизиты протокола собрания учредителей. Пример: Приказ от № 15-к, Протокол внеочередного общего собрания участников от № 3.
Важные нюансы и частые ошибки
- Ошибка №1: Отсутствие записи. Некоторые считают, что если директор — учредитель, то запись не нужна. Это грубое нарушение; Трудовой договор заключен, стаж идет, запись должна быть обязательно.
- Ошибка №2: Неправильная формулировка. Нельзя писать «Принят на работу генеральным директором». Правильно: «Принят в должности генерального директора» или «Избран на должность…».
- Ошибка №3: Подписание приказа самим собой при первичном приеме. Хотя директор имеет право подписать приказ о своем приеме/вступлении в должность, трудовой договор от имени работодателя должен подписать учредитель (или председатель собрания).
Внесение записей в трудовую книжку генеральному директору требует внимательности и знания законодательных нюансов. Главное — помнить, что руководитель такой же работник, и его трудовые права, включая правильное оформление стажа, защищены законом. Строго следуйте инструкциям, опирайтесь на протоколы учредителей и приказы, и тогда любые проверки трудовой инспекции пройдут без проблем, а сам директор будет уверен в сохранности своего пенсионного стажа.