С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по обязательному внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот этап кардинально изменил правила ведения и выдачи документов, подтверждающих трудовую деятельность. Однако право работника на бумажный вариант сохраняется, но при строго определённых условиях.
Ключевое правило после 1 января 2026 года
Основной принцип, установленный Трудовым кодексом РФ и разъяснениями Минтруда, следующий:
- По умолчанию с 2026 года работнику оформляется и ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК).
- Бумажная трудовая книжка (БТК) выдается только по письменному заявлению работника, в котором он явно указывает отказ от получения ЭТК и просит оформить бумажный вариант.
Как пояснила член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина, одновременное хранение и ведение обоих вариантов (электронного и бумажного) не предусмотрено. Работник должен сделать выбор.
Когда работодатель ОБЯЗАН выдать бумажную книжку?
Работодатель обязан выдать на руки бумажную трудовую книжку в двух основных случаях:
При наличии письменного заявления работника об отказе от ЭТК
Это главное и единственное условие для получения БТК после 2026 года; Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать четкую просьбу оформить бумажную трудовую книжку вместо электронной;
Если у работодателя отсутствует техническая возможность вести ЭТК
Это исключительная ситуация; Если у организации (чаще всего малого бизнеса) нет необходимого программного обеспечения, доступа в СЗВ-ТД или иных технических условий для ведения ЭТК, она продолжает работать с бумажными книжками. В этом случае выдача БТК происходит по старому правилу — при приеме на работу.
Что делать работнику? Пошаговая инструкция
- Принять решение. Определиться, какой вариант удобнее: электронный (автоматическое обновление, доступ через Госуслуги) или бумажный (физический документ в руках).
- Написать заявление. Если выбран бумажный вариант, необходимо составить письменное заявление об отказе от электронной трудовой книжки и о выдаче бумажной. Образец можно запросить в отделе кадров.
- Сдать заявление работодателю. Передать заявление в кадровую службу при приеме на работу или, если вы уже работаете, в любое время, но до момента, когда работодатель начнет вести вашу ЭТК.
- Получить документ. После оформления заявления работодатель обязан выдать вам новую (или переоформить старую) бумажную трудовую книжку с внесенной записью о приеме на работу.
Что делать работодателю? Обязанности
- При приеме на работу обязательно запросить у сотрудника письменное заявление о выборе вида трудовой книжки.
- Если заявление об отказе от ЭТК есть — оформить и выдать бумажную книжку, вести её в соответствии с ТК РФ.
- Если заявления нет — создать и начать вести электронную трудовую книжку работника в СЗВ-ТД. Физическую книжку в этом случае выдавать не нужно.
- Хранить заявление работника в его личном деле.
- В случае отсутствия технической возможности вести ЭТК — продолжить работу с бумажными книжками и информировать об этом сотрудников.
Важные нюансы и последствия выбора
Что происходит со старыми бумажными книжками?
Если у работника уже есть старая бумажная трудовая книжка с записями, при переходе на ЭТК её сдают в кадры для переноса сведений в электронный формат. При выборе же бумажного варианта старую книжку не забирают — её продолжают вести, добавляя новые записи.
Можно ли потом поменять решение?
Да, выбор не является окончательным на весь срок трудовых отношений. Работник может в любой момент подать заявление с просьбой перевести его из бумажного формата в электронный (или наоборот, если технически возможно). Работодатель обязан рассмотреть заявление и совершить необходимые действия.
Где хранить и как использовать бумажную книжку?
Выдав БТК, работодатель не хранит её у себя. Вся ответственность за сохранность, своевременное предъявление для внесения записей (при увольнении, переводе) лежит на самом работнике. При увольнении он обязан предъявить её в кадры для завершения.
После 1 января 2026 года бумажную трудовую книжку выдадут только если:
- Работник написал письменное заявление с просьбой оформить именно бумажный вариант.
- У работодателя нет технической возможности вести электронные трудовые книжки (для этой организации действует старое правило).
Во всех остальных случаях оформляется и ведется электронная трудовая книжка.
Примечание: Информация актуальна на дату 23 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ. Для получения персональной консультации рекомендуется обращаться в кадровую службу своей организации или в Государственную инспекцию труда.