С 1 января 2020 года в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) внесены поправки‚ которые предусматривают введение электронных трудовых книжек (ЭТК). С тех пор правила ведения‚ оформления и доступа к данным о трудовой деятельности сотрудника претерпели значительные изменения. Ниже приведён подробный разбор всех ключевых аспектов‚ которые необходимо знать как работодателю‚ так и работнику.

Правовой фундамент

• Федеральный закон от 1 января 2020 года – «О введении электронных трудовых книжек».
• Поправки к ТК РФ‚ которые закрепили обязательность формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде и их передачу в Пенсионный фонд России (ПФР).
• Статья 66.1 ТК РФ – «Порядок выдачи справки о трудовой деятельности (СТД‑Р)» – уточняет‚ что при переходе на ЭТК выдача СТД‑Р обязательна только для увольняющихся‚ которые перешли на электронный формат.

Как открыть электронную трудовую книжку

1. При приёме на работу работодатель обязан открыть ЭТК для нового сотрудника.
2. Для открытия используется электронный сервис «Социальный фонд России» (СФР). Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 и передаёт её в систему.
3. После подтверждения данных сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет в СФР.

Требуемые документы

• Копия паспорта сотрудника.
• Свидетельство о рождении (если требуется).
• Согласие сотрудника на обработку персональных данных (при необходимости).

Заполнение и ведение ЭТК

ЭТК дублирует все сведения‚ которые ранее хранились в бумажной трудовой книжке: даты приёма‚ увольнения‚ перевода‚ смены должности‚ начисления заработной платы и т.д. Однако процесс заполнения существенно упрощён благодаря автоматизации.

• Ввод данных осуществляется работодателем через электронный отчёт ЕФС‑1.
• Система автоматически проверяет корректность введённых сведений‚ что снижает риск ошибок‚ влияющих на расчёт пенсии и иных выплат;
• При необходимости работник может самостоятельно просматривать сведения в своём личном кабинете.

Пошаговый алгоритм заполнения ЕФС‑1

1. Авторизуйтесь в системе СФР.
2. Выберите пункт «Создать новый отчёт».
3. Заполните поля: дата приёма‚ должность‚ подразделение‚ оклад‚ сведения о переводах.
4. Сохраните и отправьте отчёт в ПФР.
5. ПФР проверяет данные и подтверждает их корректность.

Переход с бумажной трудовой книжки на ЭТК

С 2025 года работник может отказаться от ведения бумажной трудовой книжки‚ если:

• Впервые устраивается на работу.
• Отказался от ведения бумажной трудовой книжки.

В таком случае работодатель обязан открыть ЭТК и вести сведения только в электронном виде. При этом права работника на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняются‚ если он сменит работодателя.

Ключевые моменты при переходе

• Соберите все сведения из бумажной трудовой книжки (если она есть) и перенесите их в ЭТК.
• Убедитесь‚ что все даты и сведения совпадают с оригиналом.
• Проверьте‚ что работник подписал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (если применимо).

Выдача справки о трудовой деятельности (СТД‑Р)

Согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ при увольнении сотрудника‚ который перешёл на ЭТК‚ работодатель обязан выдать СТД‑Р. Для сотрудников‚ которые не подавали заявление о выборе способа ведения трудовой книжки‚ выдача СТД‑Р не требуется.

• Справка СТД‑Р доступна в электронном виде через личный кабинет сотрудника.
• При необходимости можно получить бумажную копию.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Плюсы

• Отсутствие риска потери или повреждения документа.
• Удобный доступ к сведениям в любой точке мира.
• Автоматическая проверка данных‚ снижение ошибок.
• Экономия времени и ресурсов на печать‚ хранение и пересылку бумажных копий.

Минусы

• Необходимость наличия интернет‑подключения и электронных устройств.
• Возможные технические сбои в системе СФР.
• Требуется обучение персонала работе с новой системой.

Как посмотреть данные в ЭТК

1. Авторизуйтесь в личном кабинете сотрудника на портале СФР.
2. Выберите раздел «Трудовая книжка».
3. Просмотрите таблицу с датами приёма‚ увольнения‚ переводов и начислениями.
4. При необходимости скачайте PDF‑версию справки о трудовой деятельности.

Практические рекомендации для работодателей

• Обеспечьте наличие квалифицированного IT‑специалиста для поддержки системы ЕФС‑1.
• Проведите обучение сотрудников‚ которые будут вести ЭТК.
• Регулярно проверяйте корректность данных‚ чтобы избежать ошибок в расчётах пенсии.
• Разработайте внутренний регламент (ПВТР)‚ включающий правила ведения ЭТК.
• Обеспечьте резервное копирование данных в случае сбоя системы.

Электронная трудовая книжка – это современный‚ удобный и надёжный инструмент‚ который упрощает процесс ведения трудовой документации‚ повышает точность данных и снижает риски‚ связанные с потерей бумажных копий. Внедрение ЭТК требует соблюдения законных требований‚ правильной настройки системы и обучения персонала‚ но в итоге приносит ощутимые выгоды как работодателям‚ так и работникам.

Если вы хотите узнать больше о конкретных шагах по открытию и ведению ЭТК‚ обратитесь к официальному порталу «Социальный фонд России» или к специалистам по кадровому учёту.