Актуальность темы. С 1 января 2021 года в России действует закон о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде (электронные трудовые книжки). Для успешного перехода от бумажных к цифровым документам работодатели обязаны правильно информировать своих сотрудников о новых правилах, правах и обязанностях. В статье рассмотрим правовую основу, порядок уведомления, сроки, типовые формы и типичные вопросы работников.

Правовая база

• Федеральный закон № 273-ФЗ от  г. «О формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (вступил в силу ).
• Проект закона был принят в первом чтении Государственной Думой 17 сентября 2020 г. (источник: FINMARKET.RU).
• С  г. в России официально вводяться электронные трудовые книжки, а работодатели обязаны вести их в единой государственной системе.
• В дальнейшем планируется дать работникам возможность выбора между электронным и бумажным вариантом (запланировано в рамках инициатив Андрея Турчака).

Ключевые положения закона

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в Государственном портале государственных услуг (Госуслуги) и в системе «Электронный документооборот».
2. Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после начала трудовых отношений оформить запись в ЭТК.
3. Работник имеет право запросить копию сведений из ЭТК в любой момент.
4. При увольнении сведения из ЭТК автоматически передаются в новое место работы.

Почему важно правильно уведомлять работников?

Неправильное или несвоевременное информирование может привести к:

• Трудовым спорам и штрафам для работодателя (по статье 5.27 ТК РФ).
• Недоверию со стороны персонала, особенно у сотрудников, не знакомых с цифровыми сервисами.
• Ошибкам в заполнении ЭТК, которые трудно исправить позже.

Поэтому уведомление должно быть:

• Писменным (электронным письмом или бумажным уведомлением).
• Содержать полную информацию о правах и обязанностях.
• Подтверждаться подписью работника (цифровой подпись или отметка в системе).

Пошаговый алгоритм уведомления

Шаг 1. Подготовка шаблона уведомления

Шаблон должен включать:

1. Наименование организации и реквизиты.
2. ФИО работника, должность, дата начала работы.
3. Краткое описание электронного трудового книжного учета.
4. Ссылку на инструкцию по работе с Госуслугами (пример: https://www.gosuslugi.ru).
5. Контактные данные ответственного лица (HR‑менеджера).
6. Сроки, в течение которых работник должен подтвердить получение уведомления.

Шаг 2. Выбор канала доставки

В зависимости от инфраструктуры компании:

• Электронная почта – основной канал для большинства офисных сотрудников.
• Корпоративный портал (например, 1С:Зарплата, SAP HR) – автоматическое размещение в личном кабинете.
• Бумажный вариант – для работников без доступа к интернету (например, производственный персонал).

Шаг 3. Отправка и подтверждение получения

После отправки уведомления необходимо:

1. Получить подтверждение (квитанцию о доставке в почтовой системе или подпись в бумажном виде).
2. Зарегистрировать факт уведомления в журнале HR‑отдела (можно вести в Excel/1С).

Шаг 4. Обучение и поддержка

Для снижения барьера цифровой грамотности рекомендуется:

• Провести вебинары или инструктажи по работе с Госуслугами.
• Раздать печатные инструкции с пошаговыми скриншотами.
• Назначить техническую поддержку (HR‑специалист или ИТ‑служба) для ответов на вопросы.

Типовой образец уведомления

ООО "Пример"
ИНН 1234567890, КПП 123456789
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Уведомление
о переходе на электронную трудовую книжку

Г. Москва "____" __________ 2026 г.

ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑технолог
Дата начала трудовых отношений: г.

Уважаемый Иван Иванович!
В соответствии с Федеральным законом № 273‑ФЗ от  г. "О формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде" с  г. в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК).

Ваша трудовая книжка будет вестиcя в электронном виде на портале Госуслуги. Для доступа к ней Вам необходимо:
Зарегистрироваться на сайте gosuslugi.ru (если у Вас ещё нет учётной записи).
Привязать к учётной записи Ваш СНИЛС.
В личном кабинете выбрать раздел «Электронные трудовые книжки» и подтвердить своё согласие на ведение ЭТК.

Преимущества ЭТК:
- мгновенный доступ к сведениям о трудовой истории;
- отсутствие риска потери бумажного документа;
- возможность передавать данные при смене места работы автоматически.

Если у Вас возникнут вопросы, пожалуйста, обратитесь к HR‑менеджеру Марии Петровой по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или по электронной почте hr@primer.ru.

Срок подтверждения получения уведомления: до 10 рабочих дней с даты получения настоящего письма.

Подтверждаю получение уведомления (подпись):
____________________ Дата: __________

С уважением,
Директор ООО "Пример"
____________________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Рекомендации работодателям

• Автоматизировать процесс. Интегрировать HR‑систему с порталом Госуслуг через API, чтобы запись в ЭТК происходила автоматически при оформлении нового сотрудника.
• Вести журнал уведомлений. Хранить подтверждения в электронном виде (PDF) с датой и подписью.
• Обновлять инструкцию. Периодически проверять актуальность ссылок и требований законодательства.
• Проводить аудит. Раз в полгода проверять корректность данных в ЭТК у всех сотрудников.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Правильное уведомление работников является краеугольным камнем успешного внедрения этой системы. Соблюдая законодательные сроки, используя проверенные шаблоны и предоставляя поддержку персоналу, работодатели минимизируют риски и повышают уровень доверия сотрудников к цифровым сервисам.

Помните: своевременное информирование – это не только юридическая обязанность, но и возможность улучшить внутренние процессы компании.

Дата публикации:  г.