Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов: от даты вашего первого трудоустройства, от позиции вашего работодателя, от того, насколько вы цените удобство цифровых сервисов и от уровня доверия к государственным информационным системам. В статье мы разберём правовую основу, порядок оформления, преимущества и недостатки электронных трудовых книжек (ЭТК), а также дадим практические рекомендации для работников и работодателей.

Правовая база

С 1 января 2020 года в действие вступил Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках», в котором были внесены соответствующие поправки в Трудовой кодекс РФ. Основные положения закона:

1. Все сведения о трудовой деятельности работника (даты приема, увольнения, должности, основания и т.д.) формируются работодателем в электронном виде.
2. Электронные данные передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) и хранятся в Социальном фонде России.
3. Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или через портал Госуслуги.
4. Для перехода с бумажной книжки на электронную требуется письменное согласие работника.

С 2023 года закон был дополнен пунктами, обязывающими вести ЭТК и для работников‑договорников (граждан, работающих по договорам подряда, гражданско‑правовым договорам и т.п.).

Как оформляется электронная трудовая книжка?

Процедура выглядит так:

• Работодатель в момент заключения трудового договора (или договора подряда) вносит сведения о работнике в специальную электронную форму (СЗВ‑ТД, ЕФС‑1 и др.).
• Эти данные автоматически передаются в ПФР через защищённый канал связи.
• После подтверждения ПФР создаёт запись в личном кабинете работника – это и есть электронная трудовая книжка.
• Работнику направляется уведомление (по электронной почте, СМС или через портал Госуслуг) о том, что его ЭТК готова к просмотру.
• Если у работника уже есть бумажная книжка, он может оформить отказ от бумажного формата. Это делается письменно и фиксируется в системе.

Важно: ни работник, ни работодатель не могут «заказать» ЭТК самостоятельно. Всё происходит через официальные каналы ПФР.

Кто обязан иметь электронную трудовую книжку?

Преимущества электронных трудовых книжек

ЭТК решает многие проблемы, связанные с традиционной бумажной формой:

• Доступность 24/7 – вся информация о стаже и трудовой истории доступна в любой момент через личный кабинет.
• Защита от потери и порчи – данные хранятся в централизованном государственном реестре, что исключает риск «потерять» книжку в переезде или при пожаре.
• Упрощение кадрового администрирования – работодателю не нужно вести бумажные записи, а процесс передачи данных автоматизирован.
• Скорость оформления – при смене места работы данные передаются мгновенно, без необходимости вручную заполнять и сдавать книжку.
• Экономия ресурсов – отсутствие печати и транспортировки бумажных документов.

Недостатки и риски электронных трудовых книжек

Несмотря на очевидные плюсы, у ЭТК есть и свои минусы:

1. Зависимость от интернет‑сервисов. При технических сбоях в ПФР или на портале Госуслуг доступ к данным может быть временно ограничен.
2. Необходимость цифровой грамотности. Некоторые работники (особенно старшего поколения) могут испытывать затруднения при работе с личным кабинетом.
3. Ограниченный исторический охват. В ЭТК фиксируются сведения, начиная с 2020 года. Данные о трудовой деятельности до этого периода по‑прежнему хранятся только в бумажных книжках.
4. Проблемы с согласованием. Если работник отказывается от электронного формата, необходимо оформить письменный отказ, что добавляет бюрократию.
5. Вопросы конфиденциальности. Хранение персональных данных в государственных системах требует доверия к их защите.

Как пользоваться электронной трудовой книжкой?

Для того чтобы получать и просматривать свою ЭТК, выполните следующие шаги:

1. Зарегистрируйтесь на портале Госуслуг (если ещё не сделали этого).
2. Привяжите к аккаунту ваш СНИЛС и подтвердите личность (по видеоверификации или через МФЦ).
3. Войдите в раздел «Пенсионный фонд России» → «Электронная трудовая книжка».
4. Проверьте корректность записей: даты приема, увольнения, должности, основания и т.д.
5. При обнаружении ошибок сразу же сообщите работодателю – он обязан исправить сведения в системе.
6. Скачайте PDF‑версию ЭТК (опция доступна в личном кабинете) – она пригодится при оформлении виз, получения кредитов и т.п.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне сохранять бумажную трудовую книжку, если у меня уже есть ЭТК?

Если ваша бумажная книжка содержит сведения о трудовой деятельности до 2020 года, её следует хранить – эти данные не перенесены в электронный реестр. Для новых записей достаточно ЭТК.

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету на Госуслугах?

Восстановить доступ можно через форму «Восстановление доступа», указав СНИЛС и номер телефона, привязанный к аккаунту. При невозможности восстановления обратитесь в МФЦ.

Может ли работодатель отказать мне в переходе на электронный формат?

Работодатель обязан предоставить возможность перехода, но согласие работника должно быть оформлено письменно. Если работник отказывается, он сохраняет право вести бумажную книжку.

Как проверить, есть ли в моей бумажной книжке отметка об отказе от электронного формата?

Отметка делается в виде записи «Отказ от ведения электронной трудовой книжки». Если такая запись есть, работодатель обязан вести только бумажный вариант.

Нужно ли мне платить за ведение ЭТК?

Ведение ЭТК полностью бесплатное для работника. Расходы несёт работодатель (разработка и поддержка программного обеспечения, передача данных).

Если вы:

• молодой специалист, впервые устраивающийся на работу после 2020 года;
• цените удобство доступа к своим данным в любой точке страны;
• не хотите рисковать потерей бумажного документа;
• готовы работать в цифровом пространстве (Госуслуги, ПФР);

— то электронная трудовая книжка будет оптимальным решением.

Если же у вас:

• значительный трудовой стаж до 2020 года, записанный только в бумажной книжке;
• недостаточная уверенность в работе с онлайн‑сервисами;
• особые требования работодателя (например, в некоторых отраслях пока используют только бумажные формы);

— рекомендуется сохранять бумажную книжку и при желании постепенно переходить в электронный формат, получая при этом поддержку от HR‑службы вашего предприятия.

В любом случае, электронная трудовая книжка уже стала нормативным документом и будет использоваться всеми работодателями в России. Оставаться в стороне от этой системы в 2026 году уже практически невозможно.

Дата публикации: 23 мая 2026 г.