С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это важный шаг в цифровизации трудовых отношений, который меняет порядок оформления, хранения и передачи сведений о трудовой деятельности работников. В статье рассмотрим правовую основу, технические требования, порядок оформления, преимущества и обязанности сторон.

Правовая база

• Постановление Правления ПФ РФ № 730п от  г. Утверждает форму и формат СЗВ‑ТД (Сведения о заработной плате и трудовой деятельности). Именно эта форма используется для передачи данных в территориальный орган Пенсионного фонда.
• Федеральный закон № 122‑ФЗ от  г. «О пенсионном обеспечении» – определяет порядок формирования и учета трудового стажа.
• Федеральный закон № 112‑ФЗ от  г. «О системе обязательного пенсионного страхования» – вводит обязательную электронную форму СЗВ‑ТД.
• Постановление Правительства РФ № 1155 от  г. «О порядке введения электронных трудовых книжек» – регламентирует переходный период и порядок отказа от бумажного варианта.

Что такое СЗВ‑ТД?

СЗВ‑ТД – это единый электронный документ, в котором фиксируются:

1. Данные о работодателе (ИНН, ОКПО, наименование).
2. Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол).
3. Информация о каждом месте работы: дата приема, дата увольнения, должность, тарифная ставка, начисленная заработная плата, отчисления в ПФР и др.

Все сведения передаются в ПФР в формате XML, соответствующем требованиям, установленным Постановлением № 730п.

Переходный период и окончание 2025 года

С 2020 года в России постепенно вводятся ЭТК. Переходный период, установленный правительством, завершился 31 декабря 2025 года. Что это значит?

• Все новые трудовые отношения оформляются только в электронном виде.
• Работники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, могут оставить её, но только при наличии их заявления об отказе от ЭТК.
• Работодатели обязаны вести СЗВ‑ТД в электронном виде и передавать их в ПФР в установленные сроки (не реже одного раза в месяц).
• Бумажные книжки, находящиеся в обороте, сохраняются в архиве работодателя до полного их списания.

Что происходит с уже оформленными бумажными книжками?

Если работник не подал заявление об отказе от ЭТК, его трудовой стаж будет учитываться в системе ПФР автоматически на основании СЗВ‑ТД. При этом бумажная книжка может оставаться у работника как «документ‑резерв», но её роль в расчете пенсии исчезает.

Преимущества электронных трудовых книжек

Как оформить электронную трудовую книжку

Для работодателя

1. Регистрация в системе «Электронный персональный кабинет работодателя» (ЭПК). Необходимо получить сертификат ключа доступа (ЭЦП) от аккредитованного удостоверяющего центра.
2. Настройка программного обеспечения. Большинство современных HR‑систем уже поддерживают формирование СЗВ‑ТД в требуемом XML‑формате.
3. Заполнение СЗВ‑ТД. При приёме нового сотрудника в системе указываются все обязательные реквизиты (ИНН работодателя, СНИЛС работника, дата начала работы и т.д.).
4. Отправка в ПФР. Сведения передаются через защищённый канал (HTTPS) в ПФР не реже одного раза в месяц (обычно – в первый рабочий день следующего месяца).
5. Контроль статуса. В личном кабинете работодателя отображается статус принятия СЗВ‑ТД (принято, отклонено, требуется корректировка).

Для работника

1. Убедиться, что у вас есть СНИЛС и ИНН (при необходимости оформить).
2. Зарегистрироваться в личном кабинете ПФР (используя СНИЛС и пароль/ЭЦП).
3. В разделе «Электронная трудовая книжка» проверить, что данные о текущем месте работы отображаются корректно.
4. При желании отказаться от ЭТК – подать заявление в письменной форме (можно через онлайн‑форму в кабинете ПФР) с указанием причины.
5. При смене работодателя убедиться, что новый работодатель корректно передал СЗВ‑ТД в ПФР.

Что делать, если в СЗВ‑ТД обнаружена ошибка?

Работник и работодатель совместно обращаются в территориальный орган ПФР с заявлением об исправлении. В большинстве случаев ошибка устраняется в течение 30 дней с момента подачи запроса.

Обязанности и ответственность сторон

• Работодатель
  • Обеспечить своевременное и достоверное заполнение СЗВ‑ТД.
  • Своевременно передавать сведения в ПФР (не реже одного раза в месяц).
  • Хранить подтверждающие документы (трудовые договоры, приказы) в течение 5 лет.
  • Обеспечить работнику возможность ознакомиться с данными в ЭТК.
• Работник
  • Контролировать корректность сведений в личном кабинете ПФР.
  • При обнаружении ошибок – своевременно уведомлять работодателя и ПФР.
  • При желании отказаться от ЭТК – подать письменное заявление в течение 30 дней с момента получения доступа к ЭТК.

Ответственность за нарушение

Согласно статье 5.27 Трудового кодекса РФ, за несоблюдение требований к СЗВ‑ТД предусмотрены штрафы:

• Для юридических лиц – от 10 000 до 50 000 рублей за каждое нарушение.
• Для индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 20 000 рублей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне подписывать электронную трудовую книжку?

Подпись в электронном виде заменяется использованием Электронной цифровой подписи (ЭЦП) работодателя. Работник подтверждает свои данные через личный кабинет ПФР, где требуется ввод пароля или одноразового кода.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае обе версии действуют параллельно, но при расчете пенсии учитывается только электронный вариант.

Как проверить, что мой трудовой стаж учтён правильно?

В личном кабинете ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка» отображается список всех записей СЗВ‑ТД. Сравните даты, должности и суммы начислений с вашими документами.

Что делать, если работодатель не передал СЗВ‑ТД?

Обратитесь в территориальный орган ПФР с заявлением о нарушении. ПФР проведёт проверку и, при подтверждении факта, наложит штраф на работодателя.

Можно ли распечатать электронную трудовую книжку?

Да, в личном кабинете ПФР есть функция «Скачать PDF». Это удобно для предоставления в органы, где требуется бумажный документ (например, при получении визы).

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется расширить функциональность ЭТК:

• Интеграция с системой «Единый портал государственных услуг» (Госуслуги) для автоматической подачи заявлений на пенсию.
• Внедрение блокчейн‑технологий для повышения уровня защиты данных.
• Расширение возможностей мобильных приложений ПФР – просмотр и подтверждение записей в реальном времени.

Эти шаги позволят сделать процесс учёта трудового стажа полностью прозрачным и удобным как для работников, так и для работодателей.

Электронные трудовые книжки – это не просто технологическая новинка, а важный элемент современной системы социального обеспечения России. С 2026 года они станут единственным официальным способом фиксировать трудовой стаж, а бумажные книжки сохранят лишь историческую ценность. Соблюдение правовых требований, своевременное заполнение СЗВ‑ТД и активный контроль со стороны работников гарантируют корректный учёт стажа и своевременное получение пенсионных выплат.

Если вы работодатель, начните подготовку уже сейчас: проверьте совместимость вашей HR‑системы с форматом СЗВ‑ТД, получите ЭЦП и пройдите регистрацию в системе ПФР. Если вы работник – зарегистрируйтесь в личном кабинете ПФР, следите за своими данными и при необходимости своевременно подавайте заявления об исправлениях;

Эти простые шаги помогут каждому участнику рынка труда избежать проблем в будущем и воспользоваться всеми преимуществами цифровой эпохи.