Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С течением времени, особенно при длительной карьере, страницы трудовой книжки могут закончиться. В таких случаях законодательство РФ предусматривает использование вкладыша в трудовую книжку — дополнительного бланка, который является неотъемлемой частью основного документа. Но что делать, если вкладыш потерялся, его не нашли, или вы не знаете, как его правильно оформить? В этой статье мы подробно разберём все аспекты: от поиска утерянного вкладыша до правильного его оформления и регистрации.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку, это официальный бланк, утверждённый Правительством РФ, который используется для продолжения записи сведений о трудовой деятельности, когда в основной трудовой книжке закончились свободные строки. Вкладыш имеет ту же юридическую силу, что и сама трудовая книжка, и считается её неотъемлемой частью.

Вкладыш оформляется:

• При заполнении всех страниц раздела «Сведения о работе»;
• При заполнении всех страниц раздела «Сведения о награждениях и взысканиях»;
• При отсутствии свободного места для новых записей.

Важно: вкладыш не может существовать отдельно от трудовой книжки. Он всегда прикрепляется к основному документу и заверяется печатью того же работодателя, который ведёт трудовую книжку.

Где искать вкладыш в трудовой книжке?

Если вы потеряли вкладыш или не можете его найти, начните с проверки следующих мест:

1. Внутри трудовой книжки — вкладыш обычно вшивается в переплёт или прикрепляется к последним страницам основной книжки с помощью нитки или скрепки. Проверьте все сгибы и внутренние карманы.
2. В архиве организации — если вы сменили работодателя, запросите копию личного дела у бывшего работодателя. В нём должен храниться экземпляр трудовой книжки с вкладышем.
3. У текущего работодателя — если вкладыш был выдан при вашем текущем трудоустройстве, запросите его у кадрового отдела. Они обязаны хранить все документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника.
4. В Пенсионном фонде РФ — если у вас есть доступ к личному кабинету на сайте ПФР, вы можете проверить, какие записи о трудовой деятельности уже есть в вашей учётной записи. Иногда там указано, что использовался вкладыш.
5. У предыдущих работодателей, если вы меняли места работы, запросите выписки о трудовой деятельности с предыдущих мест работы. Они могут подтвердить факт выдачи вкладыша.

Важно! Если вкладыш действительно утерян, его необходимо восстановить через дубликат трудовой книжки — об этом подробнее ниже.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Оформление вкладыша — это строго регламентированная процедура. Нарушения могут привести к признанию записи недействительной и проблемам при оформлении пенсии.

Шаг 1: Определите необходимость

Вкладыш оформляется только при отсутствии свободного места в основной трудовой книжке. Не допускается оформление вкладыша «на всякий случай» или для удобства.

Шаг 2: Заполнение титульного листа трудовой книжки

Перед тем как вшивать вкладыш, на титульном листе основной трудовой книжки (страница 1) необходимо сделать запись:

• Формулировка: «Выдан вкладыш к трудовой книжке»
• Подпись: ответственного лица (кадровик, руководитель)
• Печать: печать организации (обязательно!)

Пример записи:

«Выдан вкладыш к трудовой книжке. г. Подпись _________ /И.И. Иванов/ Печать»

Шаг 3: Заполнение вкладыша

Вкладыш заполняется в том же порядке, что и основная трудовая книжка:

• На титульном листе вкладыша указываются ФИО, дата рождения, образование, профессия — только если эти данные не были указаны ранее в основной книжке.
• Если данные уже есть в основной книжке, титульный лист вкладыша заполняется только с указанием номера вкладыша и даты выдачи.
• Все последующие записи (о приёме, увольнении, награждениях) вносятся в разделы вкладыша, как в обычную трудовую книжку.

Важно! Дата на титульном листе вкладыша ставится по факту его заполнения, а не по дате выдачи или заведения основной книжки.

Шаг 4: Прикрепление вкладыша

Вкладыш должен быть надёжно прикреплён к основной трудовой книжке:

• Рекомендуется вшивать с помощью иголки и нитки (как указано в рекомендациях КонсультантПлюс);
• Можно использовать прочные скрепки, но только если они не нарушают целостность документа;
• Клеить, заклеивать скотчем или вставлять в папку — запрещено.

Что делать, если вкладыш утерян?

Если вкладыш не найден, и вы не можете его восстановить, необходимо действовать по следующему алгоритму:

1. Составьте заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с указанием, что утерян вкладыш.
2. Обратитесь к текущему работодателю — он обязан оформить дубликат трудовой книжки с включением всех записей, в т.ч. из утерянного вкладыша.
3. Предоставьте подтверждающие документы: справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР, копии приказов, трудовые договоры.
4. Работодатель оформляет дубликат с включением всех записей, которые были в основном документе и вкладыше.
5. На титульном листе дубликата делается запись: «Дубликат трудовой книжки выдан взамен утерянной с вкладышем».

Важно! Нельзя использовать новый бланк трудовой книжки вместо вкладыша. Это нарушение, ведущее к признанию документа недействительным.

Можно ли оформить вкладыш в вкладыш?

Нет, нельзя. Законодательство РФ не предусматривает оформление вкладыша в вкладыш. Если в первом вкладыше закончились страницы, необходимо:

• Оформить второй вкладыш — но уже к основной трудовой книжке;
• Запись о выдаче второго вкладыша делается на титульном листе основной трудовой книжки (если место есть) или на титульном листе первого вкладыша (если на основной книжке места нет).

Пример записи о втором вкладыше:

«Выдан второй вкладыш к трудовой книжке. г. Подпись _________ /А.А. Петров/ Печать»

Чем грозят ошибки при оформлении вкладыша?

Нарушения при оформлении вкладыша могут привести к серьёзным последствиям:

• Непризнание трудового стажа при оформлении пенсии;
• Штрафы для работодателя, до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение правил ведения трудовых книжек;
• Отказ в трудоустройстве — если документ не соответствует требованиям;
• Судебные разбирательства, если работник докажет, что его стаж не учтён из-за ошибок в документе.

Особо опасные ошибки:

• Запись о вкладыше сделана не на титульном листе трудовой книжки;
• Использование нового бланка трудовой книжки вместо вкладыша;
• Записи внесены в неправильные разделы (например, сведения о работе, в раздел о награждениях);
• Отсутствие печати или подписи;
• Исправления без заверения.

Образец записи о выдаче вкладыша в 2026 году

Вот корректный образец записи, который должен быть сделан на титульном листе основной трудовой книжки:

Трудовая книжка № 123456

ФИО: Иванов Иван Иванович

Дата рождения: 



Выдан вкладыш к трудовой книжке.

Подпись: ______________ /И.И. Иванов/

Печать: [печать организации]

На титульном листе вкладыша указывается:

• Номер вкладыша (если он присвоен);
• ФИО (если не было в основной книжке);
• Дата выдачи вкладыша — г.

Чтобы избежать проблем с трудовой книжкой и вкладышем, запомните эти 5 главных правил:

1. Вкладыш, это не отдельный документ, а дополнение к трудовой книжке.
2. Запись о выдаче вкладыша делается ТОЛЬКО на титульном листе основной трудовой книжки (или на титульном листе первого вкладыша, если места нет).
3. Никогда не используйте новый бланк трудовой книжки вместо вкладыша — это нарушение.
4. Вкладыш должен быть надёжно прикреплён к книжке — вшит или скреплён, но не заклеен.
5. Если вкладыш утерян — оформляйте дубликат трудовой книжки, а не пытайтесь восстановить его отдельно.

Соблюдение этих правил гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтён полностью, а документы — признаны законными при оформлении пенсии, трудоустройстве или в суде.

Если вы не уверены — обратитесь к кадровику или юристу по трудовому праву. Лучше перепроверить, чем потерять годы стажа.