С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента каждый новый сотрудник обязан получать электронный документ, а работодатели – оформлять его в соответствии с требованиями законодательства.
Почему электронная трудовая книжка важна?
- Защита от потери. Электронный формат исключает риск утраты сведений о трудовом стаже.
- Удобство. Доступ к данным можно получить в любой момент через портал Госуслуг или специализированные сервисы работодателя.
- Автоматизация. Интеграция с 1С:ЗУП, ЕФС‑1 и другими системами упрощает ведение кадрового учёта.
- Прозрачность. Сведения о стаже, заработной плате и отпусках видны как работнику, так и контролирующим органам.
Краткая хронология внедрения ЭТК
- 2020 г. – запуск пилотных проектов в отдельных регионах.
- 2022‑2024 ггг. – расширение использования, обязательное подключение к порталу «Электронный трудовой документ».
- 1 января 2026 г. – окончание переходного периода, полное обязательное оформление ЭТК.
Что происходит, если работник уже имеет бумажную трудовую книжку?
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В таком случае:
- ЭТК оформляется в электронном виде и привязывается к персональному номеру (ИНН + СНИЛС).
- Бумажная книжка сохраняется в архиве работодателя до полного перехода на электронный формат.
Этапы оформления электронной трудовой книжки при приёме на работу
Подготовка работодателя
- Регистрация в Госуслугах как юридическое лицо‑работодатель.
- Подключение к сервису «Электронный трудовой документ» (ЭТД) через портал ФНС.
- Настройка интеграции с 1С:ЗУП (справочники, классификаторы ОКЗ, коды ЕФС‑1). Для этого в 1С необходимо:
- Обновить конфигурацию до версии, поддерживающей ЭТК.
- Заполнить справочники «Коды ОКЗ», «Коды ЕФС‑1» согласно рекомендациям Минтруда.
- Настроить обмен данными с порталом ЭТК (API‑ключи, сертификаты).
- Обучение кадрового персонала работе с электронными документами.
Действия со стороны работника
- Подтверждение наличия личного кабинета на портале Госуслуг (регистрация, подтверждение личности через СМС и видеоверификацию);
- Приём в электронный реестр работодателем: работник предоставляет ИНН, СНИЛС и согласие на обработку персональных данных;
- Подписание заявления о приёме в электронный формат (ЭЦП или квалифицированная электронная подпись).
Оформление записи о трудоустройстве
- Работодатель в 1С:ЗУП формирует документ «Приём на работу» и передаёт его в сервис ЭТК.
- Система генерирует запись в электронном реестре, присваивая уникальный номер ЭТК.
- Работнику отправляется уведомление (SMS/почта) с ссылкой для просмотра и подтверждения записи.
- Работник в личном кабинете подтверждает запись, используя ЭЦП;
- После подтверждения запись считается официально оформленной, а в 1С автоматически обновляется статус «Трудоустроен».
Как проверить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Для подтверждения наличия ЭТК можно воспользоваться следующими способами:
- Запрос в портал «Электронный трудовой документ» через API (требуется токен доступа).
- Проверка в личном кабинете работника на Госуслугах – раздел «Трудовая книжка».
- Получение справки из ЕФС‑1 (единый федеральный справочный сервис) о наличии и состоянии ЭТК.
Что делать, если работник отказывается от ЭТК?
Согласно Трудовому кодексу РФ, работник имеет право отказаться от электронного формата, подав письменное заявление. В этом случае:
- Работодатель оформляет бумажную трудовую книжку в традиционном порядке.
- Запись о трудоустройстве в ЭТК не создаётся, но в 1С сохраняется отметка о «отказе от ЭТК».
- При последующей смене работодателя работник может вновь подать заявление о переходе на электронный формат.
Проблемы и типичные ошибки при внедрении ЭТК
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Отсутствие сертификата ЭЦП у сотрудника | Не проведена предварительная подготовка | Организовать выдачу сертификатов через аккредитованные центры |
| Неправильные коды ОКЗ в 1С | Справочники не обновлены | Обновить конфигурацию 1С до актуальной версии, загрузить новые классификаторы |
| Сбой синхронизации с порталом ЭТК | Истёк токен доступа или неверные параметры API | Перегенерировать токен, проверить URL‑эндпоинты, выполнить тестовый запрос |
Краткий чек‑лист для работодателя
- Убедиться, что у организации есть аккаунт в портале «Электронный трудовой документ».
- Настроить 1С:ЗУП (справочники ОКЗ, ЕФС‑1, интеграцию API).
- Получить согласие работника на обработку персональных данных и на оформление ЭТК.
- Сформировать и отправить в ЭТК запись о приёме на работу.
- Контролировать подтверждение записи работником (ЭЦП).
- Вести журнал проверок наличия ЭТК у всех сотрудников.
Внедрение электронных трудовых книжек – важный шаг к цифровизации трудовых отношений в России. С 2026 года процесс оформления ЭТК стал обязательным, а правильная интеграция с 1С и порталами государственных услуг позволяет упростить кадровый учёт, сократить бумажную работу и обеспечить надёжную защиту данных о трудовом стаже.
Если вы только начинаете работать с ЭТК, рекомендуется:
- Провести обучение персонала.
- Тестировать интеграцию в тестовом режиме.
- Регулярно проверять актуальность справочников и сертификатов.
Только при соблюдении всех требований и правильной организации процесса электронная трудовая книжка станет надёжным инструментом как для работодателя, так и для работника.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.