С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это важный шаг в цифровизации кадрового учёта‚ который позволяет работодателям и работникам вести учёт трудового стажа в электронном виде‚ а также обеспечивает более быстрый и надёжный доступ к документам.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ начисленные и выплаченные выплаты‚ а также причины увольнения. ЭТК хранится в электронном виде в системе Федерального агентства по труду (ФАП) и доступна как работодателю‚ так и работнику через личный кабинет на портале труда.

Законодательные основы перехода

• Федеральный закон «О трудовых книжках» (частично заменён) – устанавливает правила оформления и ведения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 1234 (2025) – регламентирует порядок перехода на электронный формат.
• Пенсионный фонд РФ оцифровал все трудовые книжки граждан страны‚ что позволяет автоматически переносить данные в ЭТК.

Переходный период и его завершение

С 1 января 2026 года переходный период считается завершённым. Это означает‚ что:

• Новые трудовые книжки могут быть оформлены только в электронном виде.
• Бумажные трудовые книжки остаются в силе‚ если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии.
• Работодатели обязаны вести одновременно бумажный и электронный учёт‚ если работник не отказался от бумажной книги.

Как подтвердить наличие у работника ЭТК?

При приёме на работу впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка с даты начала работы. Для подтверждения наличия ЭТК работник может:

1. Получить электронный сертификат в личном кабинете ФАП.
2. Показать работодателю скриншот или PDF‑копию из портала труда.
3. Отправить копию в виде QR‑кода‚ который можно сканировать в системе.

Как перевести бумажную трудовую книжку в электронный формат?

Переход на ЭТК осуществляется в несколько этапов:

1. Сканирование страниц – каждая страница бумажной книги сканируется в формате PDF с высоким разрешением.
2. Определение данных – OCR (оптическое распознавание символов) выделяет текст‚ который затем проверяется вручную.
3. Перенос в систему – данные загружаются в портал труда через API работодателя.
4. Проверка и подтверждение – работодатель подписывает электронный документ‚ после чего он считается официальным.

Требования к сканированию

• Разрешение не менее 300 dpi.
• Формат PDF/A-1b (долговременное хранение).
• Сохранение оригинального порядка страниц.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Войдите в личный кабинет ФАП.
2. Выберите раздел «Электронные трудовые книжки».
3. Нажмите «Добавить новую книгу» и загрузите сканы.
4. Проверьте автоматически распознанные данные.
5. Подтвердите данные и подпишите электронно.
6. Сохраните копию в корпоративном архиве.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Удобство доступа – любой работник может проверить свой стаж в любой момент.
• Сокращение бумажных расходов – экономия на бумаге‚ печати и хранении.
• Быстрый обмен данными – автоматический перенос информации в пенсионный фонд и налоговые органы.
• Безопасность – защита от потери‚ повреждения и подделки.

Возможные проблемы и как их избежать

• Неправильный OCR – всегда проверяйте распознанный текст вручную.
• Несоответствие форматов – используйте PDF/A-1b.
• Отказ от бумажной книги – работник должен подать заявление в письменной форме.
• Технические сбои – храните резервные копии в облаке.

Как работать с ЭТК в дальнейшем?

После оформления ЭТК работодатель обязан:

• Обновлять данные при каждом изменении в трудовых отношениях.
• Периодически проверять корректность записей.
• Обеспечивать доступ работнику к своему личному кабинету.

Работник‚ в свою очередь‚ может:

• Просматривать свой стаж и историю работы.
• Запрашивать копии записей для трудоустройства.
• Проверять наличие ошибок и исправлять их через портал.

Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к более прозрачному и эффективному управлению кадровыми данными. Он упрощает процессы для работодателей и работников‚ снижает издержки и повышает безопасность информации. При правильном подходе и соблюдении всех нормативных требований переход на ЭТК проходит гладко и безболезненно.

Если вы хотите узнать больше о конкретных процедурах‚ обратитесь к официальным ресурсам ФАП или к вашему кадровому отделу.