Важно! Отправка трудовой книжки по почте возможна только при наличии письменного согласия бывшего сотрудника. Без этого работодатель не имеет права пересылать документ, так как он содержит персональные данные и является собственностью работника.
В статье рассмотрим:
- Когда и как можно отправить трудовую книжку по почте;
- Как правильно составить заявление;
- Образец заполнения;
- Какие документы приложить;
- Ответственность работодателя при потере документа.
В каких случаях можно отправить трудовую книжку по почте?
Согласно части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения. Однако, если сотрудник не может явиться лично, он может:
- Написать заявление с просьбой выслать документ по почте;
- Указать точный адрес для отправки;
- Дать согласие на пересылку.
Важно! Без письменного согласия работника отправка трудовой книжки по почте не допускается.
Как правильно составить заявление?
Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- Шапка документа:
- Наименование организации (если заявление пишет работник);
- ФИО и должность руководителя (если заявление пишет работодатель);
- ФИО работника;
- Дата составления.
- Основная часть:
В тексте необходимо указать:
- Просьбу выслать трудовую книжку по почте;
- Точный почтовый адрес для отправки;
- Согласие на обработку персональных данных (при необходимости);
- Подпись и расшифровку подписи.
- Приложения:
- Копия паспорта (если требуется);
- Копия трудового договора (при необходимости);
- Уведомление от работодателя о необходимости получить трудовую книжку (если есть).
Образец заявления:
Заявление Директору ООО "Ромашка" Иванову И.И. от Петрова Сергея Михайловича, проживающего по адресу: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1 Прошу выслать мою трудовую книжку по адресу: 123456, г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5 Согласен на обработку моих персональных данных в соответствии с ФЗ №152-ФЗ. ______________ /Петров С.М./
Как отправить трудовую книжку по почте?
После получения заявления работодатель должен:
- Проверить правильность заполнения заявления;
- Убедиться в наличии согласия на отправку;
- Оформить заказное письмо с описью вложения;
- Указать в описи: «Трудовая книжка Петрова С.М.»;
- Сохранить копию описи и уведомление о вручении.
Важно! Если трудовая книжка будет утеряна на почте, работодатель не будет нести ответственность, так как он выполнил все требования закона (ст. 84.1 ТК РФ).
Образец уведомления работника о необходимости получить трудовую книжку
Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель должен направить ему уведомление с предложением:
- Лично явиться за документом;
- Либо дать согласие на отправку по почте.
Образец уведомления:
Уведомление Уважаемый Иванов Иван Иванович! В соответствии с частью 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка должна быть выдана Вам в день увольнения . Однако Вы не явились за документом. Просим Вас в течение 3 рабочих дней:
- Явиться за трудовой книжкой лично;
- Или направить в наш адрес заявление с просьбой выслать документ по почте на указанный Вами адрес.
В случае неявки трудовая книжка будет отправлена по почте заказным письмом с описью вложения на основании Вашего письменного согласия.
Контактные данные: ООО "Ромашка" Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1 Телефон: +7 (495) -23-45-67 ______________ /Сидоров А.А./ Директор ООО "Ромашка"
Ответственность работодателя при потере трудовой книжки
Если трудовая книжка будет утеряна на почте, работодатель не будет нести ответственность, так как:
- Он выполнил все требования закона;
- Получил письменное согласие работника;
- Отправил документ заказным письмом с описью.
Однако, если работодатель отправит трудовую книжку без согласия работника или без соблюдения правил почтовой пересылки, он может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить трудовую книжку по электронной почте?
Нет. Трудовая книжка является документом строгой отчетности и не может быть отправлена по электронной почте. Допускается только почтовая пересылка заказным письмом.
Можно ли отправить трудовую книжку без заявления работника?
Нет. Без письменного согласия работника отправка трудовой книжки по почте не допускается.
Что делать, если трудовая книжка не была получена?
Если работник не получил трудовую книжку, он может:
- Обратиться к работодателю с повторным заявлением;
- Потребовать выдать дубликат;
- Обратиться в суд.
Можно ли отправить трудовую книжку на адрес электронной почты?
Нет. Трудовая книжка должна быть отправлена только на почтовый адрес.
Отправка трудовой книжки по почте возможна только при наличии письменного согласия работника. Заявление должно быть составлено в соответствии с требованиями закона, а отправка должна быть оформлена заказным письмом с описью вложения. В случае потери документа на почте работодатель не будет нести ответственность, так как он выполнил все необходимые требования.
Если у вас остались вопросы, обратитесь к юристу или в службу поддержки вашей организации.
Дата публикации: