С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевое изменение, которое напрямую касаеться всех обществ с ограниченной ответственностью (ООО) как работодателей. В статье подробно разберем, как правильно оформить трудовую книжку сотруднику в ООО в современных условиях, какие документы использовать и на что обратить особое внимание.

Основные изменения с 2026 года: что важно знать ООО

С 1 января 2026 года завершается переходный период. Это означает:

• Для всех впервые принимаемых на работу (ранее не имевших трудового договора) с 1 февраля 2026 года трудовая книжка открывается только в электронной форме.
• Для остальных работников (имеющих стаж до 2026 года) сохраняется право выбора: получить электронную трудовую книжку (ЭТК) или продолжить вести бумажный вариант (если он у них уже есть).
• Работодатель (ООО) обязан подавать сведения о трудовой деятельности всех своих сотрудников в Социальный фонд России (СФР) в форме ЕФС-1.

Кто и как оформляет: пошаговая инструкция для ООО

Прием на работу впервые (без стажа до 2026 г.)

Если сотрудник никогда ранее не работал по трудовому договору и у него нет бумажной трудовой книжки:

1. Оформление трудового договора — стандартная процедура.
2. Открытие ЭТК: ООО (как работодатель) обязано в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу передать в СФР Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) с указанием даты приема. Именно с этого момента у работника появляется электронная трудовая книжка в базе СФР.
3. Уведомление работника: ООО должно письменно уведомить сотрудника об открытии ему электронной трудовой книжки. Это можно сделать через служебную записку или в виде приложения к трудовому договору.
4. Выдача документа: Саму бумажную «трудовую книжку» сотруднику не выдается. Его трудовая история будет храниться в электронном виде.

Прием на работу с имеющимся стажем (бумажная книжка)

Если у сотрудника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка:

1. Предоставление выбора: При приеме на работу кадровик ООО должен предложить работнику на выбор:
   • Оформить электронную трудовую книжку (данные из бумажной будут перенесены в СФР).
   • Продолжить вести бумажную трудовую книжку (ООО будет делать в нее записи, а также дублировать информацию в СФР).
2. Фиксация выбора: Выбор работника должен быть зафиксирован письменно (например, в заявлении или в разделе трудового договора).
3. Перенос данных: Если работник выбрал ЭТК, ООО обязано внести в СФР сведения из его бумажной книжки (последнее место работы, стаж, основания увольнения).

Оформление записей в бумажную книжку (если она ведется)

Если ООО ведет бумажную книжку по выбору сотрудника, процедура остается традиционной:

• Запись о приеме на работу делается на основании трудового договора.
• Запись заверяется подписью ответственного лица (обычно начальник отдела кадров или уполномоченное лицо) и печатью ООО (кадровая печать или печать организации).
• Дата записи — дата фактического допущения к работе (или дата подписания договора, если работа началась позже).
• Важно! Даже при ведении бумажной книжки ООО обязано параллельно передавать все сведения в СФР (ЕФС-1).

Что хранится в электронной трудовой книжке (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка в базе СФР — это официальный документ. В ней содержатся те же сведения, что и в бумажной, но в структурированном виде:

• Сведения о работнике: ФИО, СНИЛС, дата рождения.
• Информация о трудовой деятельности:
  • Наименование работодателя (ООО), его ИНН и ОГРН.
  • Дата начала и окончания работы.
  • Должность, специальность, профессия.
  • Основание для приема/увольнения (номер и дата приказа/трудового договора).
  • Сведения о переводах.
• Сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах.
• Сведения о заработной плате (для расчета пенсий и пособий).

Права работника и обязанности ООО

Что может и должен делать сотрудник:

• Получить выписку из своей электронной трудовой книжки в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или сайта СФР.
• При наличии бумажной книжки — требовать от работодателя (ООО) ее корректного ведения и своевременных записей.
• В случае утраты бумажной книжки, запросить дубликат у своего последнего работодателя (ООО) или в СФР (на основании данных ЭТК).
• При увольнении — получить от ООО трудовую книжку (бумажную) или письменное уведомление об открытии/ведении ЭТК.

Обязанности ООО (работодателя):

• Своевременно и точно подавать в СФР сведения о каждом принятом и уволенном сотруднике (форма ЕФС-1).
• Предложить выбор вида трудовой книжки работникам со стажем.
• Корректно вести бумажную трудовую книжку, если она оформлена (правильные формулировки, подписи, печать).
• Хранить бумажные трудовые книжки уволенных сотрудников в архиве ООО в течение 75 лет.
• Не взимать плату за оформление трудовой книжки (ни бумажной, ни электронной).

Частые вопросы (FAQ)

В: Может ли ООО отказать в выдаче бумажной трудовой книжки, если я хочу ее вести?

Ответ: Нет. Если у работника есть стаж, оформленный на бумаге до 2026 года, он вправе выбрать бумажный вариант. Отказ, нарушение ТК РФ. Выбор должен быть зафиксирован письменно.

В: Что делать, если в ЭТК есть ошибка?

Ответ: Работник должен обратиться с заявлением в ООО (последнего работодателя, внесшего ошибочные данные). ООО обязано проверить информацию и, при подтверждении ошибки, подать в СФР сведения о внесении изменений (также форма ЕФС-1). Исправление вносится в электронный реестр.

В: Нужно ли ставить печать на трудовой книжке, если она электронная?

Ответ: Нет. Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя, поэтому печать и подписи на нее не ставятся. Все действия фиксируются в электронном реестре СФР с электронной подписью работодателя.

В: Как подтвердить стаж, если все было в ЭТК?

Ответ: Стаж подтверждается выпиской из электронной трудовой книжки, которую можно получить в СФР или через Госуслуги. Этот документ имеет юридическую силу, равную бумажной трудовой книжке.

Для ООО 2026 год, год полного перехода на электронный формат учета трудовой деятельности. Главное правило: все сведения о сотрудниках должны оперативно и безошибочно передаваться в Социальный фонд России. При этом у работников со стажем сохраняется право на бумажный носитель. Кадровым службам ООО необходимо:

1. Настроить процесс сбора и отправки данных в СФР (ЕФС-1).
2. Четко информировать сотрудников об их праве выбора.
3. Организовать правильное хранение архивных бумажных трудовых книжек.

Соблюдение этих правил защитит и компанию от штрафов, и сотрудника — от проблем с подтверждением своего трудового стажа в будущем.

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практики применения Трудового кодекса РФ с учетом завершения переходного периода по электронным трудовым книжкам (с ). Рекомендуется консультироваться с юристом по конкретным ситуациям.