С 1 января 2026 года в России завершился масштабный переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь учет трудового стажа большинства работников ведется исключительно в цифровом формате․ И хотя процесс затронул всех участников трудовых отношений, для руководителей высшего звена — директоров, гендиректоров и глав организаций — этот переход имеет свою специфику․ Директор не только обеспечивает переход компании на ЭТК, но и сам выступает в роли наемного работника (даже если является единственным учредителем), чей стаж должен быть правильно зафиксирован․
Завершение переходного периода: суть изменений
Как было разъяснено членом комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатериной Стенякиной, правила использования бумажных трудовых книжек кардинально изменились․ Переходный период, который длился несколько лет, официально завершен․ Это означает, что:
- Для новых сотрудников: бумажная трудовая книжка больше не заводится․ Все данные с первого рабочего дня поступают только в электронную систему Социального фонда России (СФР)․
- Для «старых» сотрудников: те, кто до 2021 года выбрал сохранение бумажного формата, продолжают вести ее параллельно с электронной․ Однако новые записи теперь дублируются в цифровую базу․
- Для тех, кто выбрал только ЭТК: бумажный бланк выдается на руки и перестает быть актуальным для текущего работодателя․
Директор как наемный работник: оформление ЭТК
Часто возникает вопрос: как фиксируется стаж самого директора? С точки зрения трудового законодательства, руководитель организации, это такой же работник, с которым заключается трудовой договор․ Его избрание или назначение оформляется протоколом общего собрания учредителей (акционеров), а на основании этого решения издается приказ о приеме на работу․
При переходе на ЭТК статус директора обязывает учитывать следующие нюансы:
- Двойственность статуса: Если директор является единственным учредителем и единственным лицом, выполняющим функции руководителя, он все равно должен быть оформлен по трудовому договору․ Соответственно, его данные подлежат отражению в ЭТК․
- Специфика должности: В системе ЭТК должность руководителя имеет особые коды выполняемых функций․ Кадровику или бухгалтеру важно корректно указать код выполняемой функции (например, для директора ООО, АО или унитарного предприятия), так как от этого зависят нюансы пенсионного обеспечения и досрочного выхода на пенсию, если это предусмотрено законодательством․
- Основание для приема: В электронной отчетности, подаваемой в СФР (формы ЕФС-1), в графе «Основание» указываются реквизиты не только трудового договора, но и протокола/решения собственников о назначении директора․
Директор как руководитель: обязанности компании
Переход на ЭТК требует от директора как управленца обеспечения бесперебойной работы кадровой службы и соблюдения сроков отчетности․ С 2026 года требования стали жестче:
Своевременная подача отчетности
Данные в СФР должны подаваться не позднее 11-го числа месяца, следующего за месяцем приема, увольнения или перевода сотрудника․ Для директора критически важно следить за тем, чтобы компания не имела задолженности по сдаче отчетов, так как штрафы начисляются за каждого сотрудника в отдельности․
Информирование работников
Несмотря на завершение переходного периода, работодатель обязан выдавать сотрудникам сведения о трудовой деятельности по формам СТД-Р или СТД-ПФР:
- При увольнении или при подаче работником соответствующего заявления;
- В виде бумажной выписки (под подпись) или в электронной форме (с усиленной квалифицированной электронной подписью — УКЭП)․
Техническое оснащение
Директор должен выделить бюджет на программное обеспечение, позволяющее формировать отчеты по форматам СФР, а также обеспечить компанию квалифицированной электронной подписью для подписания кадровых документов и отчетности․
Что делать с бумажной трудовой книжкой директора?
Если до 2026 года директор сохранил за собой право на бумажную трудовую книжку, она продолжает вестись параллельно с электронной․ Если же директор, как и многие другие, отказался от нее, то:
- Бумажная трудовая книжка выдается ему на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек․
- В самой бумажной книжке делается запись о том, что работник подал заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
- Дальнейший стаж директора подтверждается исключительно выписками из электронной базы СФР․
Подводные камни и риски для руководителя
Переход на ЭТК снимает с директора часть проблем (бумажные книжки больше не сгорят при пожаре и не потеряются при переезде офиса), но добавляет новые:
- Кадровые ошибки в реальном времени: Если раньше ошибку в бумажной книжке можно было исправить задним числом, то теперь некорректно отправленные в СФР данные формируют неверный стаж мгновенно․ Исправление требует подачи корректирующих отчетов, что может вызвать вопросы у контролирующих органов․
- Ответственность за задержку данных: Директор несет административную ответственность за несвоевременную передачу сведений в СФР․ Штраф для должностных лиц (включая самого директора) составляет от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей․
- Зависимость от IT-инфраструктуры: Любые сбои в работе сервиса СФР или программы 1С могут привести к просрочке сдачи отчетности․ Директору необходимо закладывать временные буферы на подготовку и отправку кадровых отчетов․
Завершение перехода на электронные трудовые книжки в 2026 году — это не просто смена формата документов, а изменение самой парадигмы кадрового учета; Для директора это означает двойную ответственность: с одной стороны, он должен лично убедиться в правильности отражения собственного управленческого стажа, а с другой — организовать работу компании так, чтобы цифровой след каждого сотрудника формировался безошибочно, своевременно и в строгом соответствии с требованиями закона․