С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Несмотря на то, что закон предусматривает постепенный отказ от бумажных вариантов, у сотрудников сохраняется право выбора формата ведения трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок действий работодателя и работника, а также практические рекомендации, что делать, если работник отказывается переходить на ЭТК.

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» – вводит понятие электронной трудовой книжки и регулирует её ведение.
• Приказ Минтруда России № 585н от – утверждает порядок заполнения, хранения и предоставления сведений из ЭТК.
• Постановление Правительства РФ № 1476 от – устанавливает сроки завершения переходного периода (с  г. обязателен только электронный формат, за исключением случаев, когда работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 66.1) – гарантирует право работника на получение и хранение документа, подтверждающего трудовую деятельность.

Важно: закон не принуждает сотрудника отказаться от бумажной книжки, если он не подал соответствующее заявление. В этом случае допускается одновременное ведение обоих форматов.

Права и обязанности сторон

Права работника

• Выбирать формат трудовой книжки (бумажный, электронный или оба).
• Получать от работодателя подтверждение о приёме на работу и внесении записей в выбранный формат.
• Требовать выдачи бумажной трудовой книжки при увольнении, если он не подал заявление об отказе от неё.
• Обращаться в трудовую инспекцию или суд в случае нарушения его прав по ведению трудовой книжки.

Обязанности работодателя

• При приёме на работу запрашивать у сотрудника заявление о выборе формата трудовой книжки (бумажный, электронный или оба).
• Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки – выдать ему бумажный бланк и вести учёт движения трудовых книжек на бумажном носителе (как требует Минтруд в письме от ).
• Обеспечить своевременную передачу сведений в Социальный фонд России (СФР) независимо от выбранного формата.
• Хранить электронные трудовые книжки в соответствии с требованиями к защите персональных данных (ФЗ‑152 «О персональных данных»).
• При увольнении выдать работнику документ, подтверждающий стаж и должность, в том формате, который сотрудник выбрал (или оба, если он не отказался от бумажного варианта).

Что делать, если работник отказывается переходить на ЭТК?

Шаг 1. Уточнить причины отказа

Перед принятием любых решений рекомендуется провести беседу с сотрудником. Возможные причины:

• Недоверие к электронным системам (страх утери данных, кибератак).
• Отсутствие доступа к необходимой технике (компьютер, смартфон, доступ к интернету).
• Консервативные взгляды или привычка к бумажному документу.
• Недостаток информации о порядке работы с ЭТК.

Шаг 2. Предоставить разъяснения и гарантии

Работодатель должен:

1. Объяснить преимущества ЭТК: защита от потери, возможность мгновенной проверки стажа через личный кабинет на портале «Госуслуги», снижение риска подделки.
2. Указать, что электронный формат исключает риск потери сведений о трудовом стаже (см. информация из интернета: «Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже»).
3. Сообщить о возможности одновременного ведения бумажной и электронной книжек, если сотрудник не подаст заявление об отказе от бумажного варианта (см. фрагмент: «Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки»).
4. Предусмотреть обучение работе с личным кабинетом на портале СФР или через специализированные сервисы (например, «Личный кабинет работника» на сайте ПФР/СФР).

Шаг 3. Оформить документальное подтверждение выбора

Если после разъяснений сотрудник всё ещё настаивает на бумажном формате, необходимо:

• Получить от него письменное заявление о выборе бумажной трудовой книжки (или о отказе от перехода на ЭТК). Заявление должно содержать:
• ФИО сотрудника;
• Дата и номер заявления;
• Чёткое указание на выбранный формат (бумажный/электронный/оба);
• Подпись и дата.
• Сделать копию заявления для личного дела сотрудника и оригинал передать в отдел кадров.
• Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления о выборе формата (см. фрагмент: «При выдаче трудовой книжки внесите в нее запись о подаче …»).

Шаг 4. Обеспечить ведение бумажной книжки

Работодатель обязан:

• Выдать сотруднику бланк бумажной трудовой книжки (если у него её нет).
• Вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков трудовой книжки на бумажном носителе (требование Минтруда, см. информация из интернета).
• При каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение, награждение, дисциплинарное взыскание) вносить соответствующую запись в бумажную книжку и одновременно дублировать её в электронной системе, если таковая ведётся для других сотрудников.

Шаг 5. Уведомить контролирующие органы (при необходимости)

Если работник отказывается от ЭТК, а работодатель не может обеспечить одновременное ведение обоих форматов из‑за технических ограничений, следует:

• Уведомить территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) о невозможности соблюдения требований по электронному учету в связи с отказом сотрудника.
• Предоставить копию заявления сотрудника и внутренний приказ о порядке ведения трудовых книжек.
• Дождаться указаний контролирующего органа – в большинстве случаев они разрешают продолжение ведения бумажной книжки при условии, что сотрудник не подал заявление об отказе от неё.

Последствия неправильного оформления отказа

• Для работодателя: возможны штрафы за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ – от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
• Для работника: при отсутствии надлежащего оформления выбора формата может возникнуть сложность при подтверждении трудового стажа при назначении пенсии, получении социальных выплат или при трудоустройстве в новую организацию.

Поэтому важно фиксировать выбор сотрудника документально и соблюдать все внутренние процедуры.

Практические рекомендации для HR‑отдела

1. Создать шаблон заявления о выборе формата трудовой книжки и разместить его на внутреннем портале компании.
2. Провести инструктаж для всех newly hired сотрудников в первый день работы: объяснить порядок перехода на ЭТК, показать личный кабинет на портале СФР.
3. Вести реестр заявлений (электронный или бумажный) с отметкой о дате получения и выбранном формате.
4. Автоматизировать процесс: при получении заявления о выборе бумажного формата автоматически генерировать приказ о выдаче бумажной трудовой книжки и включить сотрудника в список тех, кому требуется ведение бумажного учёта.
5. Регулярно обновлять информацию о изменениях в законодательстве (например, следить за обновлениями Приказа Минтруда и постановлений Правительства).
6. Обеспечить резервное копирование электронных данных и хранить их в соответствии с требованиями ФЗ‑152.

Переход на электронные трудовые книжки – неизбежный шаг в kierunku цифровизации трудовых отношений, но закон гарантирует право работника выбрать формат ведения своей трудовой книжки. Если сотрудник отказывается переходить на ЭТК, работодатель должен:

• Уважать его выбор и оформить его заявление;
• Обеспечить одновременное ведение бумажной и электронной книжек (если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта);
• Соблюдать все требования по учёту, хранению и передаче данных в Социальный фонд России;
• Избегать штрафов и конфликтов, фиксируя все действия документально.

Соблюдение этих правил позволит компании бесперебойно выполнять кадровые функции, а работнику – уверенно подтверждать свой трудовой стаж независимо от выбранного формата.

Статья актуальна на 22 мая 2026 года.