С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что для всех новых сотрудников, принятых на работу впервые, трудовая книжка открывается в электронной форме. Ниже разберём, какие шаги необходимо предпринять работодателю и сотруднику, как правильно заполнить ЭТК, и какие нюансы стоит учитывать при работе с документом.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальная запись о трудовой деятельности работника, содержащая сведения о стаже, должностях, квалификациях, наградах и т.д. В соответствии с ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ и ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ для новых сотрудников, принятых впервые, бумажную трудовую книжку оформлять не требуется.

Переход на электронную трудовую книжку

• С  в России закреплены основные требования и порядок заполнения трудовых книжек в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых приказом Минфина от 19 мая 2021 г. № 320н.
• С 2023 г. введён новый бланк бумажной трудовой книжки, но он применяется только для сотрудников, которые уже имели трудовую книжку до перехода на ЭТК.
• Новые сотрудники, принятые впервые, автоматически получают электронную трудовую книжку. У них нет выбора – бумажный вариант не оформляется.

Порядок оформления ЭТК для вновь принятого сотрудника

1. Подготовка данных сотрудника: ФИО, дата рождения, паспортные данные, место жительства, дата начала работы, должность, отдел, руководитель.
2. Создание записи в системе ЭТК: В системе работодателя (или в системе «Электронная трудовая книжка») создаётся новый профиль сотрудника. Вводятся все данные, указанные в пункте 1.
3. Проверка и подтверждение: После ввода данных сотрудник получает электронное письмо с просьбой подтвердить правильность информации. После подтверждения запись считается окончательной.
4. Публикация записи: После подтверждения запись публикуется в системе и становится доступной для просмотра сотрудником и работодателем.

Ключевые моменты, которые нельзя пропустить

• Номер ЭТК генерируется автоматически и не может быть изменён.
• Сотрудник обязан проверить данные в течение 5 рабочих дней после получения письма. В случае ошибок необходимо обратиться в отдел кадров.
• После подтверждения запись считается официальной и может использоваться в качестве доказательства трудового стажа.

Как правильно заполнить электронную трудовую книжку

Внутри системы ЭТК есть несколько разделов. Ниже приведён пример заполнения основных полей:

После заполнения всех обязательных полей система автоматически создаёт запись в виде «первой страницы» ЭТК. В дальнейшем в неё будут добавляться новые записи о смене должности, повышении квалификации, отпуске и т.д.

Ответственность за корректное заполнение трудовых книжек

• Работодатель отвечает за правильность и своевременность внесения записей. Нарушения могут привести к штрафам и административной ответственности.
• Сотрудник обязан проверять данные и сообщать о любых ошибках в течение 5 рабочих дней после получения письма.
• При обнаружении ошибок в записи необходимо подать заявление о внесении исправлений. В системе ЭТК предусмотрена функция «Запрос на исправление».

Что делать, если сотрудник уже имел бумажную трудовую книжку?

Если новый сотрудник ранее работал в другой компании и имел бумажную трудовую книжку, то при переходе на ЭТК необходимо:

1. Подать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки в прежнем месте работы.
2. В новой компании оформить электронную трудовую книжку, но при этом внести запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
3. Сохранить копию бумажной трудовой книжки для личного архива сотрудника.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Открыть портал «Электронная трудовая книжка» и войти в личный кабинет работодателя.
2. Выбрать пункт «Создать новую запись» и заполнить все обязательные поля.
3. Сохранить запись и отправить сотруднику электронное письмо с ссылкой на подтверждение.
4. После подтверждения сотрудника запись публикуется и становится официальной.
5. Сохранить копию подтверждения в системе документооборота компании.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить бумажную копию ЭТК? Да, но только в виде печатной копии по запросу сотрудника. Официальный документ остаётся электронным.
• Что делать, если сотрудник не подтвердил данные? Через 5 рабочих дней система автоматически отправит напоминание. Если сотрудник не подтвердит, запись считается «неактивной» и должна быть удалена.
• Можно ли изменить дату начала работы? Изменение возможно только по письменному запросу сотрудника и с согласия работодателя.
• Как проверить наличие ошибок в записи? В системе ЭТК есть функция «История изменений», где отображаются все внесённые правки.

Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс ведения кадровой документации, повышает прозрачность и снижает риск ошибок. Для новых сотрудников, принятых впервые, оформление ЭТК является обязательным и не требует бумажного варианта. Следуя приведённой инструкции, работодатели и работники смогут быстро и корректно оформить трудовую книжку, соблюдая все требования законодательства.

Ссылка на Правила ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минфина от 19 мая 2021 г. № 320н).