На дворе май 2026 года‚ и рынок труда России окончательно закрепился в цифровом формате․ Однако вопросы о статусе бумажных трудовых книжек до сих пор вызывают много вопросов у работников и работодателей․ Как правильно совместить два формата? Можно ли вести их параллельно? Разберемся в деталях․
Текущая ситуация: переходный период завершен?
Как известно‚ масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался еще в 2020 году․ Ключевым моментом стал выбор‚ который должны были сделать работники до конца 2020 года: остаться в бумажном формате или перейти на цифровой․
Важнейшее правило‚ действующее и в 2026 году: Одновременное ведение записей в бумажной и электронной трудовой книжке возможно только для той категории граждан‚ которые в установленный законом срок не написали заявление об отказе от бумажного варианта․
Кто имеет право на совмещение?
Согласно законодательству‚ двойной формат ведения документации актуален для:
- Сотрудников‚ работавших по трудовому договору до 1 января 2020 года и не подавших заявление о переходе исключительно на электронную форму․
- Работников‚ которые восстановили право на ведение бумажной трудовой книжки в случаях‚ предусмотренных законом (например‚ при утере данных работодателем и последующем восстановлении через суд или архив)․
Для граждан‚ впервые устроившихся на работу после 1 января 2021 года‚ бумажные трудовые книжки больше не заводятся․ Их трудовая деятельность фиксируется исключительно в электронном виде․
Как происходит процесс совмещения?
Если у работника есть действующая бумажная трудовая книжка (он не отказался от нее ранее)‚ работодатель обязан выполнять следующие действия:
- Внесение записи в бумажный бланк: Все кадровые мероприятия (прием‚ перевод‚ увольнение‚ награждение) по-прежнему вписываются в бумажную книжку от руки или с помощью печатных устройств‚ заверяются подписью и печатью организации․
- Передача данных в ПФР (СФР): Параллельно работодатель формирует электронное сообщение и отправляет его в Социальный фонд России для внесения соответствующей записи в электронный реестр․
- Выдача на руки: Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя (если сотрудник не попросил выдать ее для оформления пенсии или иных целей)‚ а доступ к электронной версии работник получает через портал «Госуслуги» или в клиентских службах СФР․
Что делать‚ если данные расходятся?
В 2026 году приоритетной считается информация‚ содержащаяся в электронном реестре Социального фонда‚ так как она защищена от физического износа и утери․ Однако‚ если работник не отказывался от бумажной книжки‚ она остается официальным документом․
В случае обнаружения расхождений:
- Необходимо провести сверку с архивными документами работодателя (приказами‚ распоряжениями)․
- Внести исправления в бумажный вариант в установленном порядке (с указанием основания исправления)․
- Подать корректирующие сведения в электронный реестр․
Преимущества и риски двойного формата
Хотя система стремится к полной цифровизации‚ наличие бумажного носителя у некоторых категорий работников имеет свои особенности․
Плюсы наличия бумажной версии:
Для старшего поколения работников бумажная книжка остается привычным и понятным подтверждением стажа․ Она может быть полезна в ситуациях‚ когда возникают технические сбои в единых информационных системах‚ хотя в 2026 году такие случаи крайне редки․
Возможные сложности:
- Человеческий фактор: Риск ошибки при двойном внесении данных (опечатка в дате или формулировке в одном из форматов)․
- Бюрократия: Необходимость физического хранения и обеспечения сохранности бумажных бланков на предприятии․
Совмещение электронной и бумажной трудовой книжки в 2026 году, это переходная модель‚ которая сохраняется только для тех‚ кто своевременно не сделал выбор в пользу цифрового формата․ Главное‚ что нужно помнить работнику: если вы не писали заявление об отказе от бумажной книжки‚ ваш работодатель обязан вести оба формата параллельно․
Для новых сотрудников и тех‚ кто добровольно перешел на ЭТК‚ бумажный документ больше не актуален‚ а вся история карьеры надежно хранится в защищенном цифровом контуре государства․ Контролируйте свои данные через портал государственных услуг‚ чтобы быть уверенными в правильности начисления будущего пенсионного обеспечения․