Обновлено: 22 мая 2026 года
Важно! С 1 января 2021 года для работников, впервые устраивающихся на работу, трудовая книжка ведется только в электронном формате. Однако есть важные нюансы, которые необходимо учитывать при приеме на работу в 2026 году.
Электронные трудовые книжки: современные реалии
С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что:
- Для работников, впервые трудоустраивающихся с , бумажная трудовая книжка не оформляется
- Все записи о трудовой деятельности ведутся в электронном виде в системе СФР (Социалогический фонд России)
- Работник может запросить бумажную трудовую книжку только по собственному желанию
Однако, несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки, в 2026 году сохраняются ситуации, когда работник может не иметь трудовой книжки в бумажном формате.
Когда работник может не иметь трудовой книжки?
Впервые устраивающиеся на работу (с 2021 года)
Если работник:
- Впервые устраиваеться на работу после
- Не имеет трудового стажа
- Не заводил бумажную трудовую книжку
В этом случае бумажная трудовая книжка не оформляется, а все записи ведутся в электронном виде.
Утрата или повреждение трудовой книжки
Если работник:
- Имел трудовой стаж до 2021 года
- Потерял или повредил свою бумажную трудовую книжку
- Не может ее восстановить
В этом случае работодатель должен:
- Заключить трудовой договор
- По письменному заявлению работника выдать дубликат трудовой книжки
- Сделать соответствующую запись в дубликате на основании справки с последнего места работы или других подтверждающих документов
Важно! Работодатель не вправе отказать в приеме на работу только по причине отсутствия трудовой книжки, если работник предоставляет другие подтверждающие документы о трудовом стаже.
Действия работодателя при приеме на работу без трудовой книжки
При приеме работника, впервые устраивающегося на работу (с 2021 года)
В этом случае:
- Не требуется оформлять бумажную трудовую книжку
- Все записи будут автоматически вноситься в электронную трудовую книжку
- Необходимо запросить у работника сведения о трудовой деятельности (если он ранее работал)
При приеме работника, имевшего трудовой стаж до 2021 года
Если у работника:
- Отсутствует бумажная трудовая книжка по причине ее утраты или повреждения
- Не может предоставить справку с последнего места работы
Работодатель должен:
- Заключить трудовой договор
- По письменному заявлению работника оформить новую трудовую книжку (дубликат)
- Сделать запись на основании имеющихся документов (справок, копий приказов и т.д.)
- В дальнейшем все записи делать в бумажной трудовой книжке до момента перехода на электронный формат
При приеме на работу сотрудника, перешедшего на электронную трудовую книжку
Если работник:
- Имел бумажную трудовую книжку
- Перешел на электронный формат
- Предоставляет сведения о трудовой деятельности
В этом случае:
- Не требуется оформлять новую бумажную трудовую книжку
- Все записи будут вестись в электронном виде
- Работодатель должен запросить у работника сведения о трудовой деятельности
Какие документы может запросить работодатель при отсутствии трудовой книжки?
При отсутствии трудовой книжки работодатель может запросить у работника следующие документы:
- Справку с последнего места работы с указанием периода работы и должности
- Копии приказов о приеме на работу и увольнении
- Выписки из лицевых счетов
- Свидетельство о государственном пенсионном страховании (СНИЛС)
- Иные документы, подтверждающие трудовой стаж
Ответственность работодателя
Работодатель не несет ответственности за:
- Отсутствие у работника трудовой книжки, если это связано с объективными причинами (утрата, повреждение и т.д.)
- Невозможность предоставления работником документов, подтверждающих трудовой стаж
Однако работодатель обязан:
- Заключить трудовой договор с работником
- Сделать запись в трудовой книжке (если она оформляется) или в электронной трудовой книжке
- Соблюдать требования трудового законодательства при оформлении трудовой книжки
Важно! Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу только по причине отсутствия трудовой книжки. Это противоречит статье 64 Трудового кодекса РФ.
Что делать, если работник отказывается писать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки?
Если работник:
- Имел трудовой стаж до 2021 года
- Потерял трудовую книжку
- Отказывается писать заявление о выдаче дубликата
Работодатель должен:
- Объяснить работнику его права и обязанности
- Предложить работнику написать заявление в добровольном порядке
- Если работник отказывается, не настаивать, но сделать соответствующую запись в трудовом договоре
- Все записи о трудовой деятельности делать в электронном виде
В 2026 году ситуация с трудовыми книжками имеет следующие особенности:
- Для работников, впервые устраивающихся на работу с 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется
- Для работников с трудовом стажем до 2021 года при утрате или повреждении трудовой книжки оформляется дубликат
- Все записи о трудовой деятельности ведутся в электронном виде
- Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу только по причине отсутствия трудовой книжки
Работодателю важно:
- Знать требования трудового законодательства
- Соблюдать процедуры оформления трудовой книжки
- Уметь работать с электронными трудовыми книжками
- Консультировать работников по вопросам трудовой книжки
Соблюдение этих правил позволит избежать спорных ситуаций и обеспечить правильное ведение трудовой документации.
Примечание: Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года. Рекомендуется сверяться с официальными источниками при возникновении спорных ситуаций.