С 2020 года в России действует обязательный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК). В 1С ERP уже реализованы все необходимые модули и инструменты для ведения кадровой документации в электронном виде. В этой статье мы разберём, какие версии 1С поддерживают ЭТК, как подключить сервис, как создавать и оформлять документы, а также как правильно формировать отчётность в ПФР.

Законодательная база

• Письмо Минтруда от № 142/ООГ‑18054 – запрещает возврат к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную.
• С 2021 г. организации, принимающие на работу сотрудников без трудового стажа, обязаны формировать сведения о периодах работы в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
• Обязательная сдача отчёта ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в ПФР по каждому сотруднику, который согласился перейти на ЭТК.

Техническая реализация в 1С ERP

Поддерживаемые версии 1С

В 1С ERP реализован функционал ЭТК в следующих решениях:

• 1С:ERP Управление предприятием 2 – версия 2.4.11.70
• 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0 – версия 2.0.66.100
• 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 – версия 3.0.75.70
• 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3 – версия 3.1.12.113 (КОРП)
• 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 2.5 – версия 2.5.147

Модули и компоненты

Для работы с ЭТК в 1С необходимо установить:

• Модуль 1С:Электронные трудовые книжки (сервис, подключаемый через Интернет‑магазин 1С);
• Компонент Электронный документооборот (ЭДО) – обеспечивает хранение и подписку документов.
• Формы СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) и СЗВ‑ТД (отчётность в ПФР).

Как подключить сервис 1С:Электронные трудовые книжки

1. Перейдите в Интернет‑магазин 1С и найдите модуль Электронные трудовые книжки.
2. Установите модуль и активируйте его в конфигурации 1С (путь: Настройки → Модули → Установить модуль).
3. В настройках модуля укажите ПФР‑регистрационный номер и логин/пароль для доступа к системе ПФР.
4. После активации в меню программы появится пункт Электронные трудовые книжки.

Пошаговая инструкция по созданию и ведению ЭТК

Создание новой записи в ЭТК

1. Откройте меню Электронные трудовые книжки → Создать.
2. Выберите тип документа СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности).
3. В форме СТД‑Р автоматически пополняются данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, должность).
4. Заполните поля: дата начала работы, тип договора, место работы.
5. Сохраните документ и при необходимости распечатайте его для подписи.

Формирование кадровых документов (приказы, заявления)

• При приёме на работу – сформируйте приказ о приёме и заявление о форме ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
• При увольнении – сформируйте приказ о расторжении трудового договора и заявление о форме ведения трудовой книжки.
• Все документы можно сразу распечатать, подписать и вложить в папку «ЭТК».

Отправка отчёта ЕФС‑1 в ПФР

1. В меню Электронные трудовые книжки выберите пункт Отправить ЕФС‑1.
2. Выберите сотрудников, которые согласились перейти на электронную форму.
3. Система сформирует XML‑файл в соответствии с требованиями ПФР.
4. Отправьте файл в ПФР через портал ПФР‑Сервис (или через интеграцию).
5. Получите подтверждение о приёме отчёта.

Стоимость и лицензирование

Стоимость модуля 1С:Электронные трудовые книжки зависит от объёма сотрудников и выбранной модели лицензирования:

• Пакет «Базовый» – 1 000 ₽/год за 100 сотрудников.
• Пакет «Профессиональный» – 8 000 ₽/год за 500 сотрудников.
• Для крупных предприятий предусмотрены индивидуальные тарифы.

В дополнение к стоимости модуля необходимо оплатить подписку на сервис ПФР (примерно 500 ₽/год). Лицензия на модуль включается в стоимость 1С ERP, но при необходимости можно приобрести отдельно.

Переход с бумажной трудовой книжки на электронную

Переход на ЭТК в 1С ERP осуществляется следующим образом:

• Сформируйте заявление сотрудника о переходе на электронную форму.
• Создайте документ СТД‑Р с указанием даты перехода.
• Отправьте ЕФС‑1 в ПФР.
• Сохраните копию бумажной трудовой книжки в архиве (по закону требуется хранить бумажный оригинал).

Важно помнить, что обратный переход к бумажной трудовой книжке запрещён (письмо Минтруда от ).

Как изменить способ ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП

1. В меню Кадры → Настройки → Трудовая книжка выберите режим: «Только электронная», «Бумажная и электронная» или «Только бумажная»;
2. При выборе «Только электронная» система автоматически создаст документы в формате ЭТК.
3. При выборе «Бумажная и электронная» система будет вести двойной учёт: бумажный оригинал хранится в архиве, а электронный – в базе 1С.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вести ЭТК в 1С:ERP без подключения к ПФР? – Да, но вы не сможете сдавать отчётность в ПФР, что нарушит закон.
• Какой формат документов используется в ПФР? – XML‑формат, соответствующий требованиям ПФР.
• Нужна ли подпись сотрудника в ЭТК? – Да, в большинстве случаев требуется электронная подпись сотрудника.
• Можно ли хранить ЭТК в облаке? – Да, если облако соответствует требованиям безопасности 1С (шифрование, резервное копирование).

Внедрение электронных трудовых книжек в 1С ERP – это не только соблюдение законодательства, но и повышение эффективности кадрового учёта. Благодаря интеграции с ПФР, автоматическому формированию документов и удобному интерфейсу 1С, вы сможете быстро и надёжно вести кадровую документацию в электронном виде; Начните работу с ЭТК уже сегодня, следуя описанным шагам, и убедитесь, что переход к цифровому учёту – это просто и безопасно.