Электронные трудовые книжки (ЭТК), это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который ведется в соответствии с законодательством РФ. С 2020 года все работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд России (ПФР) отчетность по форме СЗВ-ТД о кадровых изменениях. С 2021 года для вновь принимаемых на работу сотрудников, не имеющих трудового стажа, ведение бумажной книжки не требуется — информация формируется исключительно в электронном виде.

Продукт 1С:Электронные трудовые книжки, это специализированный облачный сервис (входит в экосистему 1С:Фреш) и функционал в составе решений 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), который автоматизирует весь процесс: от приема сотрудника до формирования отчетов для ПФР.

Ключевые возможности и преимущества сервиса 1С:ЭТК

• Автоматическое заполнение документов: Указав ИНН организации, система сама подставляет реквизиты в заявления, приказы, трудовые договоры и другие кадровые формы.
• Единое место для кадрового учета: Все необходимые документы (заявление о ведении ЭТК, приказы о приеме/переводе/увольнении, трудовые договоры) создаются и хранятся в одном приложении.
• Формирование обязательной отчетности: Автоматическое создание и отправка (или подготовка для самостоятельной подачи) формы СЗВ-ТД в ПФР. Отчет подается в день или на следующий рабочий день после кадрового события.
• Безопасность и актуальность: Данные хранятся в защищенном облаке 1С. Сервис всегда обновлен в соответствии с изменениями законодательства, пользователю не нужно следить за обновлениями.
• Доступность: Работать можно из любого места с интернетом. Не требуется мощный компьютер или сложные навыки администрирования 1С.
• Минимизация ошибок: Автоматизация снижает риски подачи недостоверных сведений о трудовой деятельности сотрудника в ПФР.

Для кого предназначен сервис?

1. Новые компании и ИП: Которые только начинают вести кадровый учет и приняли на работу первого сотрудника (например, директора).
2. Организации без 1С: Которые ведут учет в других программах или вручную, но нуждаются в легальном электронном кадровом учете и отчетности.
3. Компании с устаревшей версией 1С: У которых нетиповая доработка или сложный процесс обновления, мешающий переходу на ЭТК в основной конфигурации.
4. Кадровые службы и секретари: Которым нужен простой и изолированный инструмент для работы с ЭТК без предоставления доступа к полной бухгалтерской базе 1С.

Как начать работать с электронными трудовыми книжками в 1С?

Процесс зависит от используемого продукта: облачного сервиса 1С:Электронные трудовые книжки или конфигурации 1С:ЗУП 3.1 / 8.3.

Алгоритм действий в облачном сервисе 1С:ЭТК:

1. Регистрация и вход: Получите доступ к сервису (есть бесплатный тестовый период).
2. Добавление организации: Укажите ИНН — реквизиты заполняться автоматически.
3. Добавление сотрудника: Внесите данные о работнике.
4. Создание заявления: Для каждого сотрудника формируется документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Это основа для ведения ЭТК.
5. Оформление кадровых событий: При приеме, переводе, увольнении создавайте соответствующие документы (Приказ о приеме, Приказ об увольнении и т.д.). Система сама обновляет электронную книжку сотрудника.
6. Формирование и отправка отчета СЗВ-ТД: После регистрации кадрового события отчет формируется автоматически. Его можно отправить в ПФР прямо из сервиса (электронная подпись) или распечатать для подачи на бумаге.

Работа в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП):

В современных версиях (3.1 и выше) функционал ЭТК встроен в программу.

• Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Электронные трудовые книжки».
• Нажмите «Создать» и выберите документ «Заявление о предоставлении сведений…» (СТД-Р).
• Заполните заявление на сотрудника (или массово на группу).
• При проведении стандартных кадровых документов (Прием, Увольнение, Перевод) система автоматически создает и отражает запись в электронной трудовой книжке сотрудника.
• Отчет СЗВ-ТД формируется в стандартном режиме через «Отчеты для ПФР» → «СЗВ-ТД». Данные по кадровым событиям подтягиваются автоматически.

Важные юридические аспекты и сроки

• С — обязательная ежемесячная (по факту события) отправка отчета СЗВ-ТД в ПФР всеми работодателями.
• С , для сотрудников, принимаемых на работу впервые (без трудового стажа), работодатель не оформляет бумажную трудовую книжку. Вся информация вносится только в электронный вид через заявление СТД-Р.
• Выбор сотрудника: Работник, уже имеющий бумажную книжку, может выбрать: вести ее только в бумажном виде, только в электронном или одновременно в обоих формах. Выбор оформляется заявлением.
• Хранение: Электронная трудовая книжка хранится в базе 1С (или в облаке) и в реестре ПФР. Работник в любой момент может получить выписку из своей ЭТК.

Отчетность: форма СЗВ-ТД и СТД-Р

В контексте ЭТК существуют два ключевых документа:

1. СТД-Р (Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности): Это документ, который работник подает работодателю для начала ведения его ЭТК. Формируется в 1С и подписывается (электронной или рукописной подписью).
2. СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности): Это отчет, который работодатель ежемесячно (по каждому кадровому событию) отправляет в ПФР. В нем отражаются все периоды работы, переводы, увольнения сотрудника. Формируется на основании заявления СТД-Р и проведенных кадровых операций.

1С:ЭТК полностью автоматизирует создание обоих документов.

Практический совет: что выбрать — облачный сервис или встроенный модуль в 1С:ЗУП?

1С:Электронные трудовые книжки, это не просто «цифровая замена папки с бланками». Это законный инструмент, который:

• Позволяет полностью перейти на электронный кадровый учет в соответствии с требованиями ПФР.
• Автоматизирует рутинные операции: создание заявлений, приказов и, главное, отчетности СЗВ-ТД.
• Снижает риски штрафов за несвоевременную или неверную отчетность.
• Обеспечивает удобный и безопасный доступ к истории трудовой деятельности сотрудника.

Для малого бизнеса без бухгалтерской программы оптимальным решением часто становится облачный сервис 1С:ЭТК. Для среднего и крупного бизнеса, уже работающего в 1С:ЗУП, логично использовать встроенный функционал, обеспечивающий сквозной учет от кадров до зарплаты.

Примечание: Актуальность законодательства и функционала программ проверена на момент создания статьи (08.2023). Перед внедрением рекомендуется уточнять детали в актуальных версиях программ 1С и на официальном портале ПФР.