С 1 января 2020 года в России стартовал переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Сегодня, в 2026 году, этот процесс стал стандартом для всех работодателей․ Программные продукты фирмы «1С» (ЗУП 8․3, Бухгалтерия 8․3) полностью адаптированы под требования законодательства и позволяют автоматизировать сбор, хранение и передачу сведений в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР)․
В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить учет, оформить заявления сотрудников и сформировать отчетность в программах 1С․
Законодательная база и основные правила
Согласно Федеральному закону и поправкам в Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1 ТК РФ), сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде․
Ключевые моменты, которые нужно помнить:
- Для новых сотрудников (принятых с ): Бумажные трудовые книжки не заводятся․ Вся информация ведется только в электронном виде․
- Для действующих сотрудников: Они имели право до конца 2020 года подать заявление о выборе формы ведения книжки (бумажная или электронная)․
- Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки, дальнейшее ведение только в электронном виде․
- Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной книжки — работодатель ведет учет и в бумажном, и в электронном виде․
- Если заявление не подано — работодатель обязан вести данные в обоих форматах (до момента увольнения или подачи заявления)․
- Необратимость: Перейти обратно с электронной трудовой книжки на бумажную невозможно (Письмо Минтруда от )․
Настройка и ввод данных в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия
Для работы с электронными трудовыми книжками в программах 1С предусмотрен специальный функционал․ Рассмотрим пошаговый алгоритм действий․
Шаг 1: Регистрация заявления сотрудника
Основанием для перехода на электронный формат или подтверждения выбора бумажного формата является заявление сотрудника․ В 1С нет утвержденной государством формы, поэтому разработчики внедрили собственный шаблон, который можно редактировать․
Как оформить в программе:
Перейдите в раздел Кадры -> Прием на работу, переводы, увольнения (или аналогичный раздел в зависимости от конфигурации)․
Создайте новый документ типа Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
В табличной части выберите сотрудника․
Укажите вид заявления:
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме (если сотрудник переходит на ЭТК)․
- Ведение трудовой книжки на бумажном носителе (если сотрудник хочет сохранить бумажный вариант)․
Нажмите кнопку Печать -> Заявление о переходе на ЭТК (или о сохранении бумажной)․
Распечатайте документ, дайте сотруднику на подпись и подшейте в личное дело․
> Важно: На печать выводится два варианта заявлений (на бумажную и электронную формы), выберите нужный в зависимости от выбора работника․
Шаг 2: Формирование сведений о трудовой деятельности
После регистрации заявления необходимо сформировать исходные данные о стаже сотрудника для передачи в СФР․
В карточке сотрудника или через меню отчетов найдите форму Сведения о трудовой деятельности․
Нажмите кнопку Заполнить․
Выберите опцию Всеми мероприятиями․ Программа автоматически подтянет данные о приемах, переводах и увольнениях, зарегистрированные в базе 1С․
Проверьте корректность дат, должностей и кодов мероприятий (прием, перевод, увольнение)․
Сдача отчетности: Форма ЕФС-1
С 2023 года отчетность по трудовым книжкам (ранее СЗВ-ТД) сдается в составе единого формы ЕФС-1 (Подраздел 1;1)․
Алгоритм формирования отчета в 1С:
Перейдите в раздел Отчетность -> Справка-расчет (или 1С-Отчетность)․
Создайте новый отчет ЕФС-1․
В настройках отчета выберите подраздел 1․1 (Сведения о трудовой деятельности)․
Укажите период и нажмите Заполнить․
- Если вы только начали вести ЭТК для действующего сотрудника, программа предложит включить все исторические данные о его работе в вашей организации․
- Для новых сотрудников (принятых после ) включаются только данные с даты приема․
Проверьте данные в табличной части․ Особое внимание уделите кодам выполняемых функций и причинам увольнения․
Сформируйте файл для отправки и подпишите электронной подписью․
Частые вопросы и нюансы работы в 1С
Что делать, если сотрудник не подал заявление?
Если сотрудник является действующим работником и не подал заявление до конца 2020 года, вы обязаны вести его трудовую книжку параллельно: в бумажном виде (внося записи) и в электронном (передавая отчеты ЕФС-1)․ В 1С это отражается наличием записей в регистре сведений о трудовой деятельности․
Как исправить ошибку в электронной трудовой?
Если в ранее отправленном отчете ЕФС-1 была допущена ошибка:
Создайте новый отчет ЕФС-1 (Подраздел 1․1)․
В поле «Признак формы» выберите Исходная (если это новая запись) или используйте механизм исправления, предусмотренный в вашей версии 1С (часто требуется создать запись с ошибочными данными и указать правильный вариант, либо использовать специализированные обработки исправления в зависимости от релиза 1С)․
В отчете укажите правильные сведения․ Система СФР увидит корректировку․
Можно ли выдать бумажную трудовую после перехода на ЭТК?
Нет․ Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный вариант ему выдается на руки․ Внести новую запись в эту бумажную книжку работодатель уже не может (только при увольнении может быть сделана запись о выдаче книжки, если это требуется по переходным положениям, но новая трудовая деятельность фиксируется только электронно)․
Ведение электронных трудовых книжек в 1С, это отлаженный процесс, требующий внимательности бухгалтера или кадровика․ Главное — своевременно регистрировать заявления сотрудников и корректно формировать отчет ЕФС-1 (подраздел 1․1) при каждом кадровом событии (прием, перевод, увольнение) или по итогам месяца (в зависимости от ситуации)․
Использование современных версий 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия гарантирует соответствие актуальным требованиям законодательства на 2026 год и минимизирует риск штрафов со стороны контролирующих органов․
> Помните: Точность данных в электронной трудовой книжке напрямую влияет на будущий размер пенсии сотрудника, поэтому двойная проверка перед отправкой отчета в СФР обязательна․