С 2020 года в России начался масштабный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс затронул все организации, независимо от формы собственности и численности сотрудников. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (далее — 1С) адаптировалась к новым требованиям законодательства и стала ключевым инструментом для кадровых служб в управлении как бумажными, так и электронными трудовыми книжками.

Когда и как начался переход на электронные трудовые книжки?

С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР) через форму СЗВ-ТД. С этого момента:

• Все новые сотрудники, принятые на работу с 2020 года, получают только электронные трудовые книжки, если не подали заявление о сохранении бумажной формы.
• Сотрудники, уже работающие на момент введения ЭТК, могли выбрать: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную.
• С 2021 года при первичном приеме на работу бумажные трудовые книжки не оформляются, если сотрудник не подал заявление о желании сохранить бумажную форму.

Важно: с 2023 года все новые бумажные трудовые книжки (для тех, кто сохранил их по заявлению) должны оформляться на новых бланках, утвержденных Правительством РФ, с водяными знаками и защитными элементами.

Как работает электронная трудовая книжка в 1С?

В 1С:ЗУП (зарплата и управление персоналом) реализована полная поддержка электронных трудовых книжек. Программа автоматически формирует и отправляет в ПФР все необходимые сведения через форму СЗВ-ТД при любых кадровых изменениях:

• Прием на работу
• Перевод на другую должность
• Изменение фамилии, имени, отчества
• Увольнение
• Уход в отпуск без сохранения зарплаты более 5 дней

Для корректной работы необходимо:

1. В карточке сотрудника в разделе «Трудовая книжка» выбрать тип: «Электронная».
2. Указать дату перехода на ЭТК (если сотрудник перешел с бумажной формы).
3. Заполнить поле «Номер электронной трудовой книжки» — он присваивается ПФР при регистрации сотрудника в системе.

После внесения кадрового приказа (например, прием на работу) программа автоматически формирует файл СЗВ-ТД. Его можно отправить в ПФР через «Электронный отчет» → «Отправка СЗВ-ТД». Статус отправки отслеживается в журнале отчетов.

Как работать с бумажными трудовыми книжками в 1С?

Для сотрудников, которые сохранили бумажные трудовые книжки по заявлению, в 1С также предусмотрена поддержка:

• В карточке сотрудника в поле «Трудовая книжка» выбирается тип «Бумажная».
• Указываются серия и номер бумажной трудовой книжки.
• При внесении кадровых изменений (прием, перевод, увольнение) программа автоматически формирует запись в трудовой книжке в виде шаблона, который можно распечатать и внести вручную.
• При увольнении сотрудника с бумажной трудовой книжкой 1С генерирует форму СТД-Р — выписку из трудовой книжки, которую необходимо выдать сотруднику.

Важно! С 2023 года все бумажные трудовые книжки, вносимые впервые, должны быть оформлены на новом бланке (утвержден приказом Минтруда № 72н). В 1С можно настроить печать записей именно на этом бланке, в настройках печатных форм выберите шаблон «Трудовая книжка (новый бланк)».

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у нового сотрудника?

При приеме на работу нового сотрудника кадровик должен:

1. Попросить сотрудника предоставить выписку из ЭТК, это может быть распечатка из личного кабинета на сайте ПФР или через портал Госуслуг.
2. Проверить, есть ли у сотрудника заявление о выборе формы трудовой книжки (если он ранее работал в России).
3. Если сотрудник ранее не работал в России — оформляется ЭТК с первого дня работы.
4. Если сотрудник ранее работал и имел бумажную трудовую книжку, но подал заявление о переходе на ЭТК — в 1С вводится дата перехода, и все предыдущие записи переносятся в электронный формат через форму СЗВ-ТД.

В 1С для этого используется функция «Импорт данных из бумажной трудовой книжки», можно вручную ввести записи о предыдущих местах работы, и программа сформирует соответствующие СЗВ-ТД для передачи в ПФР.

Что делать при увольнении сотрудника с ЭТК?

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой:

• 1С автоматически формирует форму СТД-Р — выписку из ЭТК.
• Эту выписку необходимо выдать сотруднику на руки в бумажном виде (на бланке установленного образца).
• Также в ПФР автоматически отправляется уведомление об увольнении, в форме СЗВ-ТД.

Сотрудник может использовать СТД-Р при устройстве на новую работу — новый работодатель внесет данные из СТД-Р в свою систему 1С, и они автоматически попадут в ЭТК.

Настройка 1С для работы с трудовыми книжками

Для корректной работы с трудовыми книжками в 1С необходимо:

Обновить конфигурацию

Убедитесь, что используется версия 1С:ЗУП 3.1.13.103 или выше — только в этих версиях полностью реализована поддержка ЭТК и новые бланки трудовых книжек.

Настроить шаблоны печати

• Перейдите: «Настройка» → «Печатные формы» → «Трудовая книжка».
• Выберите шаблон: «Трудовая книжка (новый бланк)» для бумажных.
• Для ЭТК — шаблон «СЗВ-ТД» и «СТД-Р».

Настроить передачу данных в ПФР

• Перейдите: «Настройка» → «Электронный отчет» → «ПФР».
• Укажите реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН).
• Настройте подключение к сервису ПФР через ЭЦП (электронную цифровую подпись).

Вести журнал учета трудовых книжек

В 1С есть встроенный журнал «Учет трудовых книжек». В нем отображаются:

• Кто и когда получил бумажную книжку
• Кто и когда получил СТД-Р
• Статус отправки СЗВ-ТД

Этот журнал — важный документ для аудита и проверок трудовой инспекции.

Частые ошибки и как их избежать

1. Не указана дата перехода на ЭТК — приводит к дублированию записей в ПФР. Всегда указывайте дату, когда сотрудник подал заявление.
2. Не отправлены СЗВ-ТД — штраф до 50 000 рублей за каждый неподанный отчет. Включите автоматическую отправку в настройках.
3. Использование старых бланков бумажных трудовых книжек — с 2023 года это нарушение. Печатайте только на новых бланках.
4. Не выдана СТД-Р при увольнении — сотрудник может обратиться в суд. Всегда выдавайте форму СТД-Р, даже если у него ЭТК.

С 2026 года бумажные трудовые книжки становятся редкостью. Большинство новых сотрудников получают только ЭТК, а старые книжки постепенно уходят в архив. Программа 1С позволяет эффективно управлять обоими форматами, минимизируя риски и обеспечивая полное соответствие законодательству.

Главное правило: Не игнорируйте СЗВ-ТД. Не забывайте выдавать СТД-Р. Всегда проверяйте тип трудовой книжки при приеме. И регулярно обновляйте конфигурацию 1С — это ваша защита от штрафов и проверок.

Электронные трудовые книжки — это не просто нововведение, это шаг к цифровой трансформации кадрового учета. И 1С — ваш надежный помощник в этом процессе.