Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом учете и расчете заработной платы за последние десятилетия. Для бухгалтеров и кадровиков программа «1С:Предприятие» стала главным и самым надежным инструментом для реализации этого нововведения. В этой статье мы подробно разберем, как устроена работа с ЭТК в бухгалтерии 1С, какие существуют нюансы и как избежать ошибок при сдаче отчетности.
История перехода: когда и кто?
Завершился 2020 год, когда сотрудники должны были сделать свой выбор формата ведения трудовой книжки. Перед всеми работниками стоял важный выбор: переходить на электронный формат или оставить бумажную версию. В 2021 году выбор был окончательно закреплен за сотрудниками, и работодатели были обязаны начать подачу данных в Пенсионный фонд (с 2023 года — в Социальный фонд России, СФР).
Кто должен был перейти на электронные трудовые книжки?
Переход на ЭТК стал обязательным для всех работодателей, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. Это касается:
- Юридических лиц (ООО, АО и т.д.)
- Индивидуальных предпринимателей, имеющих наемных работников
- Государственных и муниципальных учреждений
Исключений практически нет. Если у вас есть хотя бы один сотрудник, с которым заключен трудовой договор, вы обязаны вести электронную трудовую книжку и сдавать соответствующую отчетность.
Роль «1С» в ведении электронных трудовых книжек
Программы линейки «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия предприятия» (БП) максимально автоматизировали процесс перехода. Разработчики 1С выпустили масштабные обновления, которые позволили:
- Автоматизировать сбор заявлений — в программах появились специализированные журналы для регистрации выбора сотрудников;
- Формировать отчетность — внедрен механизм создания и проверки отчетов ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД), который пришел на смену отдельным формам.
- Вести учет — все кадровые события (прием, увольнение, перевод) автоматически регистрируются в системе и готовятся к отправке.
Отчетность в 1С: что и когда сдавать?
Главный отчет, который формируется в 1С для передачи данных об ЭТК — это ЕФС-1 (Единая форма сведений), а именно ее раздел 2 «Сведения о трудовой деятельности». Ранее это был отдельный отчет СЗВ-ТД;
Сроки сдачи отчетности
Соблюдение сроков — самое главное правило для бухгалтера. В 2026 году действуют следующие сроки предоставления сведений:
- При приеме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после даты издания соответствующего приказа.
- При переводе на другую постоянную работу или подаче заявления о выборе формата трудовой книжки — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие.
Пошаговая инструкция: работа с ЭТК в 1С
Для корректной работы в программах 1С необходимо соблюдать строгую последовательность действий. Рассмотрим базовый алгоритм:
Шаг 1. Настройка программы
Убедитесь, что в настройках программы (раздел «Администрирование» -> «Общие настройки» -> «Для программы ЗУП» или аналогичный) установлена галочка «Электронные трудовые книжки». Без нее нужные документы и отчеты не появятся в интерфейсе.
Шаг 2. Сбор заявлений от сотрудников
В конце 2020 — начале 2021 года в 1С массово вводились заявления сотрудников. В карточке сотрудника или в специальном журнале «Заявления о выборе формата трудовой книжки» необходимо было указать, что выбрал работник:
- Оставить бумажную трудовую (в этом случае ведеться двойной учет: бумага + ЭТК).
- Перейти на электронную (бумажная выдается на руки, ведется только ЭТК).
Важно: Если новый сотрудник, впервые устраивающийся на работу с 2021 года, не подал заявления, по умолчанию на него заводится только электронная трудовая книжка.
Шаг 3. Регистрация кадровых событий
Любой приказ о приеме, увольнении или переводе в 1С теперь автоматически формирует запись для ЭТК. Бухгалтеру или кадровику нужно просто корректно заполнить документ, указав код выполняемой функции и основания для записи.
Шаг 4. Формирование и отправка ЕФС-1
В разделе «Отчетность, справки» создайте новый документ ЕФС-1. Программа автоматически подтянет все кадровые события, по которым еще не сданы сведения. Перед отправкой обязательно используйте встроенную кнопку «Проверить» — 1С найдет возможные ошибки заполнения (например, не указан код выполняемой функции).
Типичные ошибки и как их избежать в 1С
Даже с автоматизацией 1С бухгалтеры часто сталкиваются с проблемами. Вот самые распространенные:
- Ошибка «Код выполняемой функции не заполнен».
С 2022 года обязательно указание кода по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). В 1С нужно следить, чтобы в карточке должности был заполнен этот реквизит. - Нарушение сроков сдачи.
Программа 1С подсказывает, когда нужно сдать отчет, но контроль сроков лежит на пользователе. Настройте напоминания или используйте сервис «1С-Отчетность» для автоматической проверки статуса отправки. - Несовпадение данных в СФР и 1С.
Если вы внесли изменения в документ задним числом, не забудьте переформировать и отправить ЕФС-1 с новыми данными, иначе фонд вынес протокол с ошибками; - Забыли отправить данные по совместителям.
По внешним совместителям также необходимо сдавать отчет ЕФС-1. В 1С при приеме совместителя обязательно указывайте вид занятости, чтобы отчет сформировался корректно.
Выдача сведений сотрудникам
Работник имеет право в любой момент запросить у работодателя выписку из своей электронной трудовой книжки. В 1С это делается в пару кликов:
- Перейдите в раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки».
- Выберите «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)».
- Сформируйте печатную форму. Ее можно выдать на бумаге под подпись или отправить в электронном виде (например, в формате PDF).
При увольнении выдача формы СТД-Р или выписки из ЕФС-1 обязательна, независимо от того, выбрал сотрудник бумажный или электронный формат.
Электронные трудовые книжки прочно вошли в повседневную работу каждого бухгалтера; Программы «1С:Предприятие» делают этот процесс максимально прозрачным и управляемым. Самое главное — регулярно обновлять конфигурацию, следить за изменениями в законодательстве (которые оперативно появляются в новых релизах 1С) и не забывать про строгие сроки сдачи отчетности. Грамотное использование инструментов 1С позволит избежать штрафов от СФР и обеспечит безупречный кадровый учет на вашем предприятии.