Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России начался переход на ведение трудовых книжек в электронном виде (ЭТК). С 2021 года все вновь принимаемые на работу сотрудники получают только электронные трудовые книжки. К 2025–2026 годам большинство организаций уже перешли на этот формат‚ и теперь ведение ЭТК в 1С:ЗУП — не опция‚ а обязательное требование законодательства. В этой статье вы найдете исчерпывающее руководство по оформлению‚ настройке и ведению электронных трудовых книжек в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (версии 3.1 и выше).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ должности‚ переводы‚ увольнения‚ награды и другие кадровые события. Данные передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) через сервис 1С:Электронные трудовые книжки в формате ЕФС-1 (подраздел 1.1).

Преимущества ЭТК:

Снижение рисков потери или повреждения документов
Ускорение кадровых процессов
Автоматическая передача данных в ПФР
Доступ к информации через портал Госуслуг
Снижение бумажного документооборота

Обязательные условия для перехода на ЭТК

Для корректного оформления ЭТК в 1С необходимо выполнить следующие условия:

Использовать версию 1С:ЗУП не ниже 3.1 (рекомендуется 3.2.4.110 и выше)
Подключить сервис 1С:Электронные трудовые книжки (доступен через лицензию «Электронные трудовые книжки» или в составе «Полный пакет»)
Настроить подключение к сервису ПФР через ЭЦП (электронную цифровую подпись)
Получить согласие сотрудника на ведение ЭТК (для сотрудников‚ принятых до 2021 года)

Пошаговое оформление электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП

Шаг 1: Настройка сервиса ЭТК в 1С

Перейдите в меню: Сервис → Электронные трудовые книжки → Настройка сервиса.
Укажите ИНН и КПП организации.
Выберите электронную подпись (ЭЦП) — для этого нажмите «Выбрать ЭЦП» и укажите файл .pfx или подключите токен.
Проверьте подключение к сервису ПФР: нажмите «Проверить соединение».
Сохраните настройки.

Шаг 2: Оформление заявления от сотрудника

Для сотрудников‚ принятых до 2021 года‚ необходимо получить их письменное согласие на ведение ЭТК. Это обязательное условие!

Перейдите в раздел: Кадры → Заявления → Заявление на ведение электронной трудовой книжки.
Нажмите «Создать».
Выберите сотрудника из списка.
Укажите дату подачи заявления (дата‚ когда сотрудник подписал документ).
В поле «Тип заявления» выберите: «Переход на электронную трудовую книжку».
Сформируйте документ и распечатайте его — сотрудник должен подписать бумажную копию.
Загрузите подписанное заявление в систему (в прикрепленные файлы).

Важно! Для вновь принятых сотрудников (с 2021 года) заявление не требуется — ЭТК оформляется автоматически при приеме на работу.

Шаг 3: Оформление приема на работу с ЭТК

При приеме нового сотрудника (в т.ч. с 2021 года) необходимо:

Перейдите в Кадры → Прием на работу.
Создайте документ «Прием на работу».
Заполните все поля: ФИО‚ должность‚ подразделение‚ дата начала‚ оклад и т.д;
В поле «Трудовая книжка» выберите: «Электронная трудовая книжка».
Укажите‚ что сотрудник не предоставляет бумажную трудовую книжку (если это новый сотрудник).
Сохраните документ.

После сохранения система автоматически создает запись в ЭТК и формирует данные для передачи в ПФР.

Шаг 4: Оформление кадровых перемещений и увольнений

Все кадровые события — переводы‚ повышения‚ увольнения, также оформляются через стандартные документы 1С:

Перевод на другую работу — вносится в ЭТК автоматически при сохранении документа.
Увольнение — при оформлении документа «Увольнение» система автоматически формирует запись об увольнении в ЭТК и указывает причину (в соответствии с ТК РФ).
Награды‚ поощрения — если вы хотите включить их в ЭТК‚ используйте документ «Награждение» — он также синхронизируется с ЭТК.

Важно! Все действия должны быть оформлены в 1С в срок — не позднее 1 рабочего дня после события‚ иначе данные не будут переданы в ПФР в установленные сроки.

Шаг 5: Формирование и отправка отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1)

Отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) — это ежемесячный отчет в ПФР‚ содержащий сведения об ЭТК всех сотрудников.

Перейдите в меню: Сервис → Электронные трудовые книжки → Отчеты → ЕФС-1 (подраздел 1.1).
Выберите отчетный период (месяц).
Нажмите «Сформировать».
Проверьте данные: убедитесь‚ что все сотрудники с ЭТК включены‚ нет ошибок.
Нажмите «Отправить в ПФР».
Система отправит отчет через защищенное соединение.
После отправки появится статус: «Отправлено» / «Принято ПФР».

Отчет формируется автоматически на основе всех кадровых документов‚ оформленных в течение месяца. Проверяйте его ежемесячно, это ваша юридическая обязанность.

Шаг 6: Контроль и архивирование

Для контроля за ЭТК используйте:

Справочник «Электронные трудовые книжки», здесь отображаются все сотрудники с ЭТК‚ статусы‚ даты последней передачи.
Журнал регистрации — в разделе «Сервис → Электронные трудовые книжки → Журнал регистрации» можно увидеть историю отправок‚ ошибки‚ статусы.
Архив ЭТК — все данные хранятся в базе 1С и доступны для печати в виде «Электронной трудовой книжки» через документ «Печать электронной трудовой книжки».

Особенности для сотрудников‚ принятых до 2021 года

Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку‚ но хочет перейти на ЭТК:

Он подает заявление (см. шаг 2).
Вы вносите в 1С данные о его трудовой деятельности за предыдущие места работы — это делается через документ «Ввод сведений о трудовой деятельности».
После этого система формирует полную историю в ЭТК.
Бумажная трудовая книжка остается у сотрудника — но больше не ведется.

Важно! Вы не можете уничтожить бумажную трудовую книжку, она остается у сотрудника как юридический документ. ЭТК дополняет‚ а не заменяет её.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибка: Не подписано заявление — для сотрудников до 2021 года. Решение: всегда требуйте подписанное заявление.
Ошибка: Не отправлен ЕФС-1 — приводит к штрафам. Решение: настройте напоминания и проверяйте отчеты ежемесячно.
Ошибка: Неправильно указано основание увольнения — в ЭТК должны быть точные формулировки ТК РФ. Решение: используйте справочник «Основания увольнения» в 1С.
Ошибка: Не обновлена версия 1С — старые версии не поддерживают новые форматы ПФР. Решение: обновляйте 1С:ЗУП до актуальной версии.

Преимущества и недостатки ЭТК в 1С

Преимущества:

Полная автоматизация: от приема до увольнения, все в одном документе.
Снижение рисков ошибок при ручном вводе.
Синхронизация с ПФР в реальном времени.
Доступ к истории трудовой деятельности сотрудника через 1С в любое время.

Недостатки:

Требуется стабильный интернет и ЭЦП.
Не все сотрудники (особенно пожилые) готовы к цифровому формату.
Необходимость обучения кадровых работников.

Ведение электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП — это не просто нововведение‚ а неотъемлемая часть современного кадрового учета. Система 1С позволяет автоматизировать весь процесс: от получения согласия сотрудника до отправки отчетов в ПФР. Главное — соблюдать сроки‚ правильно оформлять документы и регулярно проверять статусы отправок.

Помните: ваша задача — не просто вести ЭТК‚ а вести её правильно и в срок. Ошибки в ЭТК могут привести к штрафам ПФР и проблемам у сотрудников при оформлении пенсии.