С 2021 года в России действует обязательный переход на электронное ведение трудовых книжек (ЭТК). Это изменение затрагивает все организации‚ независимо от формы собственности и численности сотрудников. В данной статье подробно рассмотрено‚ как реализовать работу с электронными трудовыми книжками в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП)‚ какие нормативные акты регулируют процесс‚ какие преимущества дает переход и какие шаги необходимо выполнить для корректного оформления заявлений‚ отзывов и отчетности в ПФР.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 90‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции‚ действующей с ).
• Постановление Правительства РФ от № 1765 «О порядке ведения трудовых книжек в электронном виде».
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
• Инструкция по работе с электронными трудовыми книжками в программах 1С (раздел «Отчетность‚ справки → Электронные трудовые книжки»).

Согласно этим документам‚ организации обязаны:

1. При приеме на работу сотрудника без трудового стажа формировать сведения о периодах его работы исключительно в электронном виде (без оформления бумажной ТК).
2. При переходе с бумажного на электронный ведение трудовой книжки подавать в Пенсионный фонд РФ (ПФР) заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности и‚ при необходимости‚ отзыв ранее поданного заявления.
3. Указывать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) в кадровых документах при приеме‚ переводе и увольнении сотрудника;

Преимущества электронной трудовой книжки в 1С:БП

• Сокращение времени на кадровый учет – все операции выполняются в одной информационной базе‚ нет необходимости вести параллельные бумажные журналы.
• Повышение прозрачности и достоверности данных – сведения хранятся в едином реестре ПФР‚ доступны работодателю и сотруднику в личном кабинете на портале «Госуслуги».
• Минимизация рисков ошибок – автоматическая проверка заполнения полей‚ контроль соответствия форматам‚ предупреждение о дублировании записей.
• Упрощение взаимодействия с ПФР – формирование отчетности (СЗВ‑ТД‚ СЗВ‑Стаж) происходит непосредственно из 1С:БП без выгрузки в сторонние программы.
• Экономия на бумажных носителях и архивном хранении – отсутствие необходимости печатать‚ подшивать и хранить бумажные трудовые книжки.

Как отразить переход на электронную трудовую книжку в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

В конфигурации 1С:БП реализована поддержка электронных трудовых книжек через документы:

• Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности – используется для подачи первоначального заявления в ПФР (выбор способа ведения ТК: бумажный/электронный).
• Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности – нужен для отмены ранее поданного заявления (например‚ при переходе с электронного на бумажный ведение или при ошибке в первоначальном заявлении).
• Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД‚ СЗВ‑Стаж) – формируются автоматически на основании введенных данных о приеме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых событиях.

Ниже представлена пошаговая инструкция‚ которая поможет избежать типичных ошибок при работе с ЭТК в 1С:БП.

Шаг 1. Создание заявления о выборе способа ведения трудовой книжки

1. Перейдите в раздел Кадровик → Сотрудники → Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните поля:
   • Сотрудник – выберите нужного работника из справочника.
   • Дата заявления – текущая дата (или дата‚ с которой планируется переход).
   • Способ ведения трудовой книжки – установите переключатель в положение Электронный вид (либо Бумажный носитель‚ если требуется оставить бумажную ТК).
   • Основание – укажите «Прием на работу»‚ «Перевод»‚ «Увольнение» или «Иное» в зависимости от ситуации.
4. Нажмите Провести и закрыть. Система автоматически сформирует XML‑файл‚ готовый к отправке в ПФР.
5. Экспортируйте файл через кнопку Отправить в ПФР (или сохраните для последующей передачи через личный кабинет на портале «Госуслуги»).

Важно! Если сотрудник ранее уже подавал заявление о ведении ТК в электронном виде‚ перед созданием нового необходимо выполнить отзыв старого заявления (см. Шаг 2).

Шаг 2. Отзыв ранее поданного заявления

1. Откройте раздел Отчетность‚ справки → Электронные трудовые книжки → Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
2. Нажмите Создать.
3. В открывшейся форме:
   • Сотрудник – выберите того же сотрудника‚ заявление которого нужно отозвать.
   • Заявление для отзыва – из списка выберите ранее поданное заявление (система покажет все неподтвержденные заявления выбранного сотрудника).
   • Дата отзыва – укажите текущую дату.
4. Нажмите Провести и закрыть. После проведения отзыва статус заявления меняется на «Отозвано»‚ и можно подать новое заявление с другим способом ведения ТК.

Шаг 3; Формирование отчетности в ПФР (СЗВ‑ТД‚ СЗВ‑Стаж)

После того как заявление (или отзыв) проведено‚ 1С:БП автоматически аккумулирует сведения о трудовой деятельности сотрудника. Для формирования отчетности выполните:

1. Перейдите в Отчетность‚ справки → Электронные трудовые книжки → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД).
2. Укажите период‚ за который требуется сформировать отчет (например‚ текущий месяц).
3. Нажмите Сформировать. Система соберет все записи о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ отпусках и других событиях‚ связанных с выбранным сотрудником.
4. Проверьте полученный XML‑файл на соответствие требованиям ПФР (можно воспользоваться встроенным валидатором).
5. Отправьте файл в ПФР через кнопку Отправить в ПФР или загрузите в личный кабинет на портале «Госуслуги».

Аналогичным образом формируется отчет СЗВ‑Стаж (сведения о страховом стаже).

Шаг 4. Указание способа ведения трудовой книжки при приеме на работу

При оформлении приема сотрудника в 1С:БП необходимо заполнить поле Способ ведения трудовой книжки в документе Прием на работу:

1. Откройте Кадровик → Сотрудники → Прием на работу.
2. Заполните стандартные реквизиты (должность‚ отдел‚ дата приема и т.д.).
3. В блоке Трудовая книжка выберите значение Электронный вид (или Бумажный носитель).
4. После проведения документа система автоматически создаст соответствующее заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (если выбран электронный вид) либо подготовит бумажную ТК для выдачи сотруднику.

Этот же принцип применяется при документах Перевод и Увольнение – в них также указывается способ ведения ТК‚ что обеспечивает корректную отслеживаемость изменений в электронном реестре ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку у одного сотрудника?

Нет. Закон допускает только один способ ведения ТК на момент времени. При переходе с одного способа на другой необходимо подать отзыв предыдущего заявления и оформить новое.

Что делать‚ если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку‚ но компания хочет перейти на электронный учет?

Необходимо:

1. Сформировать отзыв заявления о ведении ТК в бумажном виде (если такое заявление ранее подавалось).
2. Оформить новое заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности с указанием способа Электронный вид.
3. Перенести все существующие записи из бумажной ТК в электронный формат (в 1С:БП это делается через документ Корректировка сведений о трудовой деятельности).
4. Выдать сотруднику справку о том‚ что его трудовая книжка ведется в электронном виде (форма справки утверждена Приказом Минтруда № 585н).

Нужно ли хранить бумажные трудовые книжки после перехода на электронный учет?

Бумажные ТК‚ оформленные до перехода‚ следует хранить в течение 50 лет после увольнения сотрудника (как и ранее) в соответствии с требованиями трудового законодательства. После полного перехода на электронный учет новые бумажные ТК не оформляются.

Какие штрафы предусмотрены за неправильное ведение электронной трудовой книжки?

Нарушение порядка ведения ТК (несвоевременная подача заявления‚ отсутствие отзыва‚ несоответствие данных в реестре ПФР) может повлечь административные штрафы от 5 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и от 50 000 до 200 000 рублей для организаций (ст. 5.27 КоАП РФ).

Переход на электронные трудовые книжки – это не только выполнение законодательного требования‚ но и реальная возможность оптимизировать кадровые процессы‚ снизить затраты на бумажный документооборот и повысить качество данных о трудовой деятельности сотрудников. В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 все необходимые инструменты уже встроены: от создания заявлений и их отзыва до автоматической формировки отчетности в ПФР. Следуя пошаговой инструкции‚ представленной выше‚ вы сможете без ошибок внедрить ЭТК в свою организацию и обеспечить соответствие всем нормативным требованиям.

Если у вас возникнут вопросы по настройке конкретных реквизитов или потребуется помощь в адаптации обработок под ваши бизнес‑процессы‚ рекомендуем обратиться к специалистам по 1С или воспользоваться официальной поддержкой фирмы «1С».

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и актуального законодательства на 21 мая 2026 года.