С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки․ С 2026 года требования к отчётности и форматам данных стали ещё строже, а 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) активно адаптируется под новые нормы, включая обновлённую форму ЕФС-1 и автоматизированное заполнение СЗВ-ТД․ В этой статье вы найдёте полную, проверенную и актуальную инструкцию по настройке и ведению электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП 3․1 (редакция 3 и выше)․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника, формируемый и хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․ В отличие от бумажной книжки, ЭТК не может быть утеряна, подделана или повреждена․ Все записи вносятся автоматически работодателем через систему 1С:ЗУП и передаются в ПФР в виде электронных отчётов (СЗВ-ТД и ЕФС-1)․

Основные преимущества ЭТК в 1С:ЗУП

• Автоматическое формирование отчётов СЗВ-ТД и ЕФС-1
• Снижение рисков ошибок при вводе данных
• Сокращение времени на подготовку отчётности
• Доступ к истории трудовой деятельности сотрудника в любое время
• Соответствие требованиям ФЗ-439 и приказам СФР (включая обновления 2025–2026 гг․)

Шаг 1: Настройка параметров ведения трудовой книжки

Перед началом работы с ЭТК необходимо определить, как будет вестись трудовая книжка — только в электронном виде, только в бумажном или одновременно в двух форматах․

1. Перейдите в меню: Кадры → Справочники → Сотрудники․
2. Откройте карточку сотрудника, для которого вы хотите настроить ЭТК․
3. На вкладке Главное найдите поле Способ ведения трудовой книжки․
4. Выберите один из вариантов:
   • Электронная — только ЭТК
   • Бумажная — только бумажная книжка
   • Электронная и бумажная, оба формата одновременно
5. Если сотрудник ранее работал в бумажной книжке, укажите в поле Способ ведения трудовой книжки по прежнему месту работы соответствующий вариант․
6. Сохраните изменения․

Важно!

Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, вы обязаны в течение 3 рабочих дней внести запись о переходе в его бумажную трудовую книжку (если она есть) и выдать её сотруднику на руки․ В 1С:ЗУП для этого используется функция Формирование записи о переходе на ЭТК — она доступна в карточке сотрудника в разделе Документы․

Шаг 2: Настройка трудовых функций и кодов ОКЗ/ОКПДТР

Для корректного заполнения ЭТК необходимо правильно указать должности и профессии сотрудников с использованием классификаторов ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) или ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий, должностей, тарифных разрядов)․

1. Перейдите: Справочники → Трудовые функции․
2. Откройте или создайте новую трудовую функцию (например, «Бухгалтер»)․
3. В поле Код выберите:
   • Код по ОКЗ — для новых должностей (рекомендуется с 2025 г․)
   • Код по ОКПДТР — для устаревших или совместимых с бумажными книжками
4. Убедитесь, что код соответствует актуальной версии классификатора (на 2026 год, ОКЗ 2024)․
5. Сохраните․

Эти коды автоматически подтягиваются в отчёты СЗВ-ТД и ЕФС-1, поэтому их правильная настройка критически важна для успешной сдачи отчётности в ПФР․

Шаг 3: Настройка заявления о выборе способа ведения

Сотрудник должен подать письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки — в бумажном, электронном или обоих форматах․

1. Перейдите: Отчётность, справки → Электронные трудовые книжки․
2. Нажмите кнопку Формирование заявления о выборе способа ведения трудовой книжки․
3. Выберите сотрудника (или нескольких) и укажите дату подачи заявления․
4. Программа автоматически сформирует документ в формате, утверждённом ПФР․
5. Распечатайте заявление, получите подпись сотрудника и прикрепите к личному делу․

В 1С:ЗУП заявление генерируется в виде PDF-файла с электронной подписью работодателя (если подпись настроена)․ Также можно сохранить его в электронном виде в карточке сотрудника — в разделе Присоединённые файлы․

Шаг 4: Ведение записей в ЭТК — приём, перевод, увольнение

Все кадровые события автоматически отражаются в ЭТК через формирование отчёта СЗВ-ТД․

Приём на работу

• Создайте приказ о приёме: Кадры → Приём на работу․
• Укажите должность, подразделение, дату начала работы․
• При сохранении приказа программа автоматически добавит запись в ЭТК, если у сотрудника выбран способ «Электронная»․

Перевод на другую должность

• Создайте приказ о переводе: Кадры → Перевод․
• Выберите новую трудовую функцию (с корректным кодом ОКЗ/ОКПДТР)․
• После сохранения приказа в ЭТК будет добавлена новая запись о переводе․

Увольнение

• Создайте приказ об увольнении: Кадры → Увольнение․
• Укажите основание увольнения (статья ТК РФ)․
• После сохранения — программа автоматически сформирует последнюю запись в ЭТК․

Шаг 5: Формирование и сдача отчётов в ПФР

Для сдачи данных в ПФР используются два основных отчёта:

СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности

• Перейдите: Отчётность, справки → Электронные трудовые книжки → СЗВ-ТД․
• Выберите период (например, месяц)․
• Программа автоматически соберёт все изменения по сотрудникам с ЭТК․
• Проверьте список — убедитесь, что все записи корректны․
• Нажмите Сформировать → Экспорт в XML → Отправить в ПФР (через ЭДО или КриптоПро)․

ЕФС-1 (Единая форма сведений — раздел 2)

С 1 января 2026 года вступает в силу новая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР №1462 от ․ В 1С:ЗУП редакция 3․1 (обновлённая) уже поддерживает автоматическое заполнение Раздела 2 этой формы․

• Перейдите: Отчётность, справки → ЕФС-1․
• Выберите период и тип отчёта — Раздел 2 (сведения о трудовой деятельности)․
• Программа автоматически подтянет данные из ЭТК и СЗВ-ТД․
• Проверьте соответствие кодов ОКЗ и дат․
• Сформируйте и отправьте в ПФР через ЭДО․

Шаг 6: Проверка и мониторинг ЭТК

Каждый сотрудник может просмотреть свою ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР․ Работодатель также может проверить корректность данных в 1С․

1. Откройте карточку сотрудника․
2. Перейдите на вкладку Электронная трудовая книжка․
3. Здесь отображаются все записи: приём, переводы, увольнение, даты, коды должностей․
4. Сравните с данными в приказах — они должны совпадать․
5. При необходимости можно внести корректировку через Редактирование записи ЭТК (только при наличии оснований и с уведомлением ПФР)․

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Не указан код ОКЗ/ОКПДТР → Все записи в ЭТК будут отклонены ПФР․ → Решение: Проверьте справочник трудовых функций․
• Ошибка 2: Не подано заявление от сотрудника → Нельзя перейти на ЭТК без заявления; → Решение: Соберите заявления до начала ведения ЭТК․
• Ошибка 3: Не отправлен СЗВ-ТД в срок → Штрафы до 50 000 руб․ за нарушение․ → Решение: Настройте автоматическое напоминание в 1С или ежемесячный контрольный список․
• Ошибка 4: Смешивание бумажной и электронной книжек без согласования → Нарушение порядка ведения․ → Решение: Всегда используйте один способ ведения для одного сотрудника, если не выбрано «оба формата»․

1С:ЗУП — это единственная бухгалтерская система, которая полностью интегрирована с ПФР, поддерживает актуальные форматы отчётности (включая ЕФС-1 2026 года), автоматизирует ввод данных и минимизирует риски ошибок․ Настройка электронных трудовых книжек в 1С — это не просто техническая задача, а стратегический шаг к цифровизации кадрового учёта․

Рекомендуем:

• Обновлять 1С:ЗУП до последней редакции (не ниже 3․1․15․120)․
• Проводить ежемесячный аудит ЭТК и СЗВ-ТД․
• Обучать кадровиков и бухгалтеров работе с ЭТК — используйте вебинары 1С и методические пособия от БУХ․1С и Авиант․

Электронные трудовые книжки, это будущее․ И уже сегодня, в 2026 году, те компании, которые настроили ЭТК правильно, получают не только юридическую безопасность, но и значительное снижение административной нагрузки․

Важно! Все действия по настройке ЭТК должны проводиться с учётом актуальных нормативных актов ПФР и Трудового кодекса РФ․ Регулярно проверяйте обновления 1С и официальные письма СФР․