С 1 января 2020 года все работодатели обязаны перейти на электронные трудовые книжки (ЭТК) и отчитываться по форме СЗВ‑ТД. Программа 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) предоставляет полный набор инструментов для оформления, ведения и отчёта по ЭТК. Ниже – пошаговое руководство, теоретическая база и практические рекомендации.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книги, в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: приём, переводы, увольнения, отпуска, премирования и т.д. В 1С:ЗУП ЭТК формируется автоматически при создании соответствующих кадровых документов.

1.1 Ключевые особенности

• Весь процесс оформления происходит в единой системе – 1С:ЗУП.
• Отчёты по форме СЗВ‑ТД отправляются в Пенсионный фонд автоматически.
• Электронные трудовые книжки доступны для просмотра в любой момент (для работодателя и сотрудника).
• Поддержка классификаторов ОКЗ, ОКПД, ОКТМО и др; для корректного заполнения справочников.

Как перейти на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП

Ниже перечислены основные этапы перехода:

1. Подготовка программы – убедитесь, что у вас установлена актуальная версия 1С:ЗУП (8.3.x или новее).
2. Настройка параметров – в разделе Настройки → Электронные трудовые книжки включите нужные функции.
3. Создание/обновление справочников – проверьте наличие кодов ОКЗ, должностей, подразделений.
4. Заполнение кадровых документов – используйте документы Приём на работу, Перевод, Увольнение и т.д.
5. Периодическое сверение – проверяйте соответствие данных в ЭТК и в отчёте СЗВ‑ТД.

2.1 Настройка трудовых функций и кодов ОКЗ

Для корректного оформления ЭТК необходимо правильно настроить:

• Трудовые функции – определите набор функций (рабочий день, сменный график, удалённая работа и т.д.).
• Коды ОКЗ – в справочнике Коды ОКЗ добавьте нужные коды, чтобы система могла автоматически генерировать уникальные идентификаторы для каждой записи.

Отражение данных в электронных трудовых книжках

Все сведения о сотруднике отображаются в специальном модуле Электронные трудовые книжки. Ниже – основные поля, которые заполняются автоматически:

• ФИО сотрудника
• Дата и место рождения
• Номер трудового договора
• Должность и подразделение
• Дата приёма на работу
• Дата увольнения (если применимо)
• Сведения о переводе, повышении, премии

3.1 Создание заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Для отправки данных в ПФР необходимо сформировать заявление СЗВ‑ТД. В 1С:ЗУП процесс выглядит так:

1. Откройте раздел Отчёты → СЗВ‑ТД.
2. Выберите период отчёта (год/квартал).
3. Система автоматически сформирует список сотрудников с их данными.
4. Проверьте корректность заполненных полей (в т.ч. коды ОКЗ).
5. Нажмите Отправить – данные будут отправлены в ПФР через электронный канал.

Отчетность СЗВ‑ТД в 1С:ЗУП

Отчёт СЗВ‑ТД – обязательный документ, который отражает все кадровые изменения. В 1С:ЗУП он формируется автоматически при работе с ЭТК.

4.1 Порядок представления и сроки

• Отчёт подаётся в ПФР не позднее 30 дней с даты изменения.
• Срок подачи – 1 раз в квартал (для ежеквартальной отчётности) или 1 раз в год (если используется упрощённый вариант).
• После отправки система сохраняет подтверждение о получении отчёта.

Преимущества и недостатки ведения электронной трудовой книжки в 1С

Пошаговое руководство: как записать и вести электронную трудвую книжку в 1С:ЗУП

1. Создайте справочник «Сотрудники» (если ещё не создан). Заполните ФИО, дату рождения, паспортные данные.
2. Настройте кадровые документы – откройте Документы → Приём на работу, Перевод, Увольнение. При их заполнении система автоматически добавит запись в ЭТК.
3. Заполните коды ОКЗ – откройте Справочники → Коды ОКЗ, добавьте новые коды или используйте предустановленные.
4. Включите модуль «Электронные трудовые книжки» – Настройки → Электронные трудовые книжки → Включить».
5. Проверьте заполнение – откройте карточку сотрудника, перейдите в вкладку Электронная трудовая книжка. Убедитесь, что все записи отображаются корректно.
6. Сформируйте отчёт СЗВ‑ТД – Отчёты → СЗВ‑ТД → Сформировать. При необходимости внесите корректировки.
7. Отправьте отчёт в ПФР – нажмите кнопку Отправить. Система сформирует XML‑файл и отправит его через интернет.
8. Сохраните подтверждение – в журнале событий будет записан номер отправки и дата.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Как изменить данные, уже записанные в ЭТК?
  Ответ: Откройте соответствующий кадровый документ (например, «Перевод») и внесите изменения. Система автоматически обновит запись в ЭТК.
• Вопрос: Можно ли экспортировать ЭТК в PDF для сотрудника?
  Ответ: Да. В карточке сотрудника есть кнопка Экспорт в PDF, которая генерирует официальный документ.
• Вопрос: Что делать, если в отчёте СЗВ‑ТД отображаются ошибки?
  Ответ: Проверьте заполнение справочников (ОКЗ, должности), убедитесь, что все даты корректны, и выполните повторную генерацию отчёта.

Переход на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП – это современный подход к кадровому учёту, который упрощает процесс оформления, ускоряет формирование отчётности и снижает риск ошибок. Правильная настройка справочников, тщательное заполнение кадровых документов и регулярная проверка отчётов СЗВ‑ТД позволяют полностью использовать возможности платформы 1С и соблюдать требования законодательства.

Если у вас возникнут сложности с настройкой или вы хотите автоматизировать дополнительные процессы, рекомендуем обратиться к специалистам по 1С:ЗУП или воспользоваться видеоинструкциями, которые подробно показывают каждый шаг.