В 2026 году требования к заверению копий трудовой книжки остаются практически неизменными, однако в нормативных актах появились уточнения, связанные с электронными документами и штрафами за нарушение сроков. В статье рассмотрены правовая база, порядок оформления, кто имеет право заверять копию, а также приведены готовые образцы и практические рекомендации.

Правовая база

• Статья 62 Трудового кодекса РФ – работодатель обязан выдавать сотруднику заверенную копию трудовой книжки или выписку из неё по письменному заявлению.
• Письмо Роструда от № ПГ/9518‑6‑1 – уточняет порядок выдачи копий и сроки (не позже трёх рабочих дней).
• Указ Президиума Верховного суда СССР от № 9779‑X (в силе в части, касающейся оформления копий официальных документов).
• Приказ Минтруда России от № 45н – вводит обязательную отметку «Верно» и требования к подписи заверяющего лица.

Все перечисленные документы действуют одновременно, поэтому при оформлении копии необходимо учитывать каждый из пунктов.

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?

Заверять копию может только лицо, обладающее полномочиями в организации:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор, глава администрации).
2. Ответственный сотрудник отдела кадров, уполномоченный приказом руководителя.
3. Иные лица, указанные в внутреннем регламенте (например, главный бухгалтер, если в организации он отвечает за кадровую документацию).

В случае электронных трудовых книжек заверение может выполнить специалист, имеющий доступ к системе «Госуслуги» и подтверждённый цифровой подписью.

Порядок оформления копии трудовой книжки

Подготовка копии

• Сделайте чистую копию всех страниц трудовой книжки, включая пустые листы, если в них есть подписи (например, отметка «Работает по настоящее время»).
• Для электронных копий используйте функцию «Скачать PDF» в личном кабинете на портале Госуслуг.

Проставление отметки о заверении

Отметка о заверении может быть размещена:

• на каждой странице копии (рекомендовано для бумажных документов);
• только на последней странице (при условии, что в документе указано, что оригинал находится в организации).

В тексте отметки обязательно должны присутствовать следующие элементы (см. образцы ниже):

• Слово «Верно» (или «Копия верна»).
• Наименование должности лица, заверяющего копию.
• Подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия).
• Дата заверения.

Сроки выдачи

Согласно письму Роструда, работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления сотрудника.

Образцы заверения копии трудовой книжки

Бумажный вариант (отметка внизу последней страницы)

Верно
Должность: Главный специалист отдела кадров
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: И. И. Иванов

Вариант с указанием места хранения оригинала

Верно
Должность: Директор ООО «Ромашка»
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: А. С. Смирнов
Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Ромашка», дело № 12345.

Электронный вариант (цифровая подпись)

Для электронных копий используется стандартный блок подписи в формате PDF:

Верно
Должность: Специалист отдела кадров
Подпись: [Электронная подпись]
Расшифровка подписи: П. К. Петров

Пример оформления в таблице

Практические рекомендации

• Проверяйте полноту копий. Все записи, включая отметку «Работает по настоящее время», должны быть видимы.
• Не допускайте исправлений. Если в копии требуется исправить ошибку, делайте новую копию, а не корректируйте старую.
• Храните оригиналы в надёжном месте. В отметке указывайте точный адрес и номер дела – это упрощает проверку подлинности.
• Для электронных копий используйте квалифицированную электронную подпись. Иначе документ может быть признан недействительным в суде.
• Соблюдайте сроки. При задержке более трёх рабочих дней работник имеет право обратиться в инспекцию по труду.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому обращаться за заверенной копией?

В первую очередь – в отдел кадров организации. Если в отделе нет уполномоченного лица, запрос направляется к руководителю.

Можно ли заверить копию самостоятельно?

Да, если вы являетесь владельцем оригинала и имеете полномочия (например, индивидуальный предприниматель). В таком случае в отметке указывается ваша должность (ИП) и подпись.

Что делать, если копия не заверена?

Сотрудник имеет право потребовать от работодателя оформить заверенную копию в течение трёх рабочих дней. При отказе – обращение в Трудовую инспекцию.

Нужна ли печать организации?

Печать не является обязательным элементом, если в организации принято использовать подпись без печати. Однако в некоторых компаниях печать ставится рядом с подписью для дополнительного подтверждения.

Как оформить заверенную копию при увольнении?

При увольнении работнику выдаётся заверенная копия трудовой книжки и выписка из неё. Оформление происходит в тот же день, когда выдан оригинал.

Заверение копии трудовой книжки – простая, но важная процедура, регулируемая Трудовым кодексом и рядом подзаконных актов. Правильное оформление гарантирует юридическую силу копии, упрощает взаимодействие с государственными органами и защищает интересы как работника, так и работодателя.

Следуя приведённым примерам и рекомендациям, вы сможете безошибочно оформить заверенную копию в 2026 году, избежав штрафов и конфликтов.

Дата генерации статьи: 14:46:04