В 2026 году рынок труда России окончательно завершил переходный период на цифровые рельсы. С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки перестали быть основным документом, подтверждающим стаж, уступив место единой системе электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако вопросы о том, что делать, если у нового сотрудника «нет трудовой книжки», никуда не делись. Они лишь трансформировались.

В этой статье мы подробно разберем алгоритмы действий для кадровиков и работников в различных ситуациях: от потери данных до приема иностранных граждан.

Новый статус-кво 2026 года: ЭТК как норма

Напомним, что с 2021 года работодатели обязаны были вести трудовые книжки преимущественно в электронном виде. К 2026 году бумажный формат окончательно ушел в архив. Теперь «отсутствие трудовой книжки» в физическом смысле — это норма. Главное, чтобы сведения о стаже сотрудника корректно отражались в базе Социального фонда России (СФР).

Что считается нормой в 2026 году:

• У сотрудника нет бумажной книжки на руках (она сдана работодателю или хранится дома как исторический документ).
• Сведения о стаже доступны через портал «Госуслуги» или приложение СФР.
• Работодатель при приеме на работу запрашивает выписку из ЭТК, а не вносит записи в бумажный бланк.

Ситуация: У сотрудника никогда не было работы (Первое трудоустройство)

Если к вам приходит молодой специалист или человек, который никогда официально не работал, у него действительно нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки с записями.

Алгоритм действий работодателя:

1. Принять пакет документов (паспорт, СНИЛС, диплом и т.д.).
2. Заключить трудовой договор.
3. Издать приказ о приеме на работу.
4. Сформировать электронную трудовую книжку. Поскольку ранее сведений о человеке в системе СФР не было, работодатель создает новую запись о начале трудовой деятельности.
5. Подать отчетность (форма ЕФС-1) в Социальный фонд России в установленные сроки (обычно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа).

Важно: В 2026 году не требуется писать заявление от работника о выборе формы ведения трудовой книжки, так как бумажный вариант уже не ведется для новых записей.

Ситуация: Сотрудник потерял бумажную трудовую книжку

Многие граждане до сих пор хранят бумажные книжки, но могут их потерять. Если сотрудник утверждает, что у него был стаж, но документ утерян, действия зависят от того, когда именно он работал.

Если стаж был до 2020 года

Записи, сделанные до перехода на электронную систему, должны были быть оцифрованы предыдущими работодателями.

• Попросите сотрудника заказать выписку из ЭТК через «Госуслуги».
• Если записей там нет, значит, предыдущие работодатели не передали данные или передали их с ошибками.
• Восстановлением записей о стаже до 2020 года занимается сам работник, обращаясь в архивы или к прошлым работодателям. Новый работодатель не имеет права вносить записи о прошлом в ЭТК со слов сотрудника или на основании копий.

Если стаж был после 2020 года

Все данные должны быть в системе СФР. Отсутствие записей в электронной базе при наличии реальной работы, это нарушение со стороны предыдущего работодателя. Сотруднику необходимо писать жалобы в СФР и трудовую инспекцию для восстановления справедливости.

Особый случай: Прием иностранных граждан

Частая ситуация: в организацию планируется прием гражданина Республики Узбекистан или другой страны СНГ. Бумажной российской трудовой книжки у него нет, и быть не может.

Порядок действий:

Иностранный гражданин оформляется по тем же правилам, что и россиянин, впервые приступающий к работе.

1. Проверка разрешительных документов (патент, разрешение на работу, ВНЖ — в зависимости от статуса).
2. Создание электронной трудовой книжки «с нуля».
3. Передача сведений в СФР.

Важно: Иностранные граждане не предоставляют бумажные трудовые книжки своих стран для внесения в них российских записей. Российский стаж фиксируется исключительно в российской системе ЭТК.

Что делать, если данных в ЭТК нет, а стаж должен быть?

Сотрудник настаивает, что работал, но в электронной выписке пусто. Это критическая ситуация, так как именно данные СФР влияют на пенсию.

Рекомендации для сотрудника:

• Не требовать от нового работодателя «вписать» старый стаж.
• Собрать документы-основания: копии приказов о приеме/увольнении, справки о зарплате, архивные выписки, копии трудовых договоров.
• Обратиться в клиентскую службу СФР с заявлением о дополнении сведений трудовой книжки.

Рекомендации для работодателя:

Принимайте сотрудника, оформляйте его текущую работу корректно. Предупредите, что вопросы восстановления прошлого стажа решаются через взаимодействие с СФР и предыдущими местами работы, а не через текущий отдел кадров.

Ответственность и риски

В 2026 году контроль за ведением ЭТК автоматизирован.

• Для работодателя: Штрафы за несвоевременную подачу сведений или их искажение остаются высокими. Отсутствие записи о приеме на работу в базе СФР приравнивается к нарушению трудового законодательства.
• Для работника: Риск потери пенсионных баллов. Поэтому правило «проверь свою ЭТК перед приемом на работу» становится золотым стандартом.

Фраза «у сотрудника нет трудовой книжки» в 2026 году перестала быть проблемой нехватки документа и стала вопросом проверки цифрового следа.

Если сотрудник устраивается впервые — работодатель просто заводит ему ЭТК. Если сотрудник потерял бумажную книжку — он проверяет электронный архив. Если данных там нет — занимается их восстановлением через СФР. Главное помнить: бумажный носитель больше не является единственным доказательством стажа, вся сила теперь за цифровыми данными Социального фонда России.

Совет: Каждому работнику рекомендуется регулярно заказывать выписку из ЭТК на портале Госуслуг, чтобы убедиться, что работодатель честно передает сведения о стаже.