С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевое изменение, внесённое в Трудовой кодекс РФ, кардинально меняет порядок учёта трудового стажа и оформления трудовых отношений. В этой статье мы подробно разберём, как Трудовой кодекс регулирует использование трудовых книжек — как бумажных, так и электронных — и какие обязанности возлагаются на работодателей и работников в 2026 году.
Основные положения Трудового кодекса о трудовой книжке
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ, удостоверяющий трудовой стаж работника. До 2021 года она была исключительно бумажной. Однако с введением Федерального закона № 439-ФЗ от в Трудовой кодекс были внесены изменения, позволившие использовать электронный формат.
Ключевые положения ТК, касающиеся трудовой книжки:
- Обязательность ведения — работодатель обязан вести трудовую книжку для каждого работника, заключившего трудовой договор (ст. 66 ТК).
- Форма документа — с 2021 года допускается как бумажная, так и электронная форма. Выбор остаётся за работником.
- Право на выбор, работник вправе подать заявление о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной (ст. 66.1 ТК).
- Сохранение бумажных книжек — если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать её вести в традиционном виде (ст. 66.2 ТК).
Электронная трудовая книжка: что изменилось в 2026 году?
С 1 января 2026 года переходный период завершён. Это означает:
- Все новые работники, принятые на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Работники, имеющие бумажные книжки, могут продолжать их использовать, но новые записи о трудовой деятельности (приём, увольнение, перевод и т.д.) вносятся только в ЭТК.
- Бумажные трудовые книжки не аннулируются — они остаются юридически значимыми документами, подтверждающими стаж до 2026 года.
Электронная трудовая книжка хранится в Единой информационной системе (ЕИС), управляемой Пенсионным фондом РФ. Доступ к ней имеют:
- Работник — через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
- Работодатель — через защищённый модуль в системе «1С:ЗУП» или через портал «Работа в России»;
- Госорганы — в рамках контрольных функций (трудовая инспекция, ПФР).
Как работодателю настроить ЭТК в 1С:ЗУП?
Система 1С:ЗУП требует чёткого соблюдения справочников и классификаторов. Для корректного ведения электронной трудовой книжки необходимо:
- Обновить программу до версии, поддерживающей ЭТК (не ниже 3.1.18.100).
- Настроить справочник «Коды ОКЗ» — Общероссийский классификатор занятий. Убедитесь, что коды соответствуют актуальной редакции (ОКЗ-2024).
- Активировать функцию «Электронная трудовая книжка» в настройках учёта кадров.
- Загрузить шаблоны ЕФС-1 — формат электронного документа, передаваемого в ПФР. Система 1С автоматически генерирует этот файл при увольнении или переводе.
- Сформировать и отправить данные — после внесения записи в кадровый учёт, запустите процедуру «Формирование и отправка данных в ПФР».
Важно! Система 1С не работает с «незнакомой» информацией. Если код ОКЗ или наименование должности не найдены в справочниках — система выдаст ошибку. Поэтому регулярно обновляйте справочники через «Обновление конфигурации».
Одновременное применение бумажной и электронной книжек
Согласно статье 66.2 ТК РФ, если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:
- Вести и бумажную, и электронную книжки одновременно;
- Вносить в обе формы идентичные записи;
- Обеспечить хранение бумажной книжки в архиве до увольнения работника.
Это создаёт дополнительную нагрузку на кадровые службы, но гарантирует защиту прав работников, не желающих переходить на цифровые форматы.
Как подтвердить наличие ЭТК при приёме на работу?
При приёме на работу впервые (с 2026 года) работодатель обязан:
- Попросить работника предоставить выписку из ЭТК — её можно получить через Госуслуги или ПФР;
- Зарегистрировать работника в ЕИС — система автоматически проверит наличие ЭТК по СНИЛС;
- Если ЭТК отсутствует — работодатель обязан создать её в ЕИС в течение 5 рабочих дней.
Для работников, уже имеющих бумажную книжку, работодатель должен:
- Запросить у них заявление о выборе формы;
- Если выбрана ЭТК, внести сведения в ЕИС и передать данные о трудовой деятельности с момента приёма;
- Если выбрана бумажная — продолжить ведение в бумажном виде и вести ЭТК параллельно.
Новые поправки в Трудовой кодекс: что предлагает Минтруд?
В апреле 2026 года Минтруд РФ представил на общественное обсуждение проект поправок в Трудовой кодекс, которые включают:
- Уточнение критериев трудовых отношений — для борьбы с «тенью» и фиктивными договорами (например, ГПХ вместо трудового договора);
- Расширение полномочий трудовых инспекторов, возможность запрашивать данные из ЕИС без дополнительных запросов;
- Обязанность работодателя информировать работника о формировании ЭТК в течение 3 дней с момента приёма;
- Ужесточение ответственности за нарушение сроков передачи данных в ПФР — штрафы до 50 000 рублей для юридических лиц.
Эти изменения направлены на повышение прозрачности трудовых отношений и защиту прав работников в цифровую эпоху;
Практические рекомендации для работников и работодателей
Для работников:
- Проверьте наличие ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги.
- Если вы не подавали заявление — бумажная книжка остаётся вашим документом.
- Сохраняйте выписки из ЭТК — они могут понадобиться при оформлении пенсии или приёме на новую работу.
Для работодателей:
- Обновите кадровые процедуры и обучите сотрудников отдела кадров работе с ЭТК.
- Настройте 1С:ЗУП с учётом актуальных классификаторов (ОКЗ, ОКПО, ОКВЭД).
- Ведите двойной учёт (если работник не отказался от бумажной книжки).
- Следите за обновлениями законодательства — Минтруд регулярно вносит поправки.
Трудовой кодекс РФ в 2026 году стал основой для цифровой трансформации кадрового учёта. Электронная трудовая книжка — это не просто новая форма, а системный переход к прозрачности, автоматизации и защите прав работников. Работодатели обязаны адаптироваться, а работники, осознанно выбирать форму учёта своего стажа.
Помните: ваш труд — ваша история. И теперь эта история хранится не только в бумажной книжке, но и в цифровом пространстве — надёжно, доступно и защищённо.
Важно! Все изменения вступили в силу с 1 января 2026 года. Уточняйте актуальные версии законов на официальном портале КонсультантПлюс или Пенсионного фонда РФ.