В процессе трудовой деятельности нередко возникают ситуации, когда сотруднику необходимо подтвердить свой стаж, должность или опыт работы. Поскольку оригинал трудовой книжки всё время хранится у работодателя, выдавать его на руки запрещено законом (за исключением увольнения). В таких случаях на помощь приходит выписка из трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить этот документ, рассмотрим образец заполнения и ответим на самые частые вопросы.
Что такое выписка из трудовой книжки?
Выписка из трудовой книжки — это официальный документ, который содержит сведения из трудовой книжки работника за определенный период или за всё время трудовой деятельности. В отличие от полной копии всех страниц, выписка может включать только ту информацию, которая необходима сотруднику в данный момент (например, записи только с последнего места работы).
Предоставление выписки по требованию работника является обязанностью работодателя. Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать документ не позднее чем через 3 рабочих дня с момента поступления письменного заявления от сотрудника.
Когда может понадобиться выписка?
Ситуации, при которых может потребоваться данный документ, разнообразны:
- Оформление кредита, ипотеки или микрозайма в банке;
- Подача документов на визу;
- Получение различных субсидий и пособий;
- Устройство на работу по совместительству;
- Предоставление в судебные инстанции или иные государственные органы.
Электронные трудовые книжки и форма СТД-Р
С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2021 году процесс подтверждения стажа частично изменился. Для тех сотрудников, которые выбрали ведение ЭТК, роль выписки выполняет форма СТД-Р. Она выдается работодателем при увольнении или по запросу работника.
Кроме того, с вступила в силу новая форма выписки из электронного реестра Пенсионного фонда — СТД-ПФР (утверждена приказом Минтруда России №23н от ). Эту выписку, содержащую данные обо всех рабочих местах человека, сотрудник может запросить самостоятельно через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР.
Как запросить выписку: заявление работника
Чтобы получить выписку, сотрудник должен написать заявление на имя руководителя организации. В заявлении необходимо подробно указать:
- Свои ФИО и должность;
- Какие именно сведения требуются;
- За какой временной промежуток нужна информация (например, «за последние 3 года» или «за период работы в ООО «Ромашка»»);
- Цель запроса (по желанию);
- Дату и подпись.
Работодатель не имеет права отказать в выдаче выписки, даже если сотрудник не указывает причину запроса.
Правила оформления и образец выписки
Унифицированного бланка выписки законодательством не установлено, поэтому она оформляется в свободной форме, но с обязательным соблюдением кадровых стандартов. Выписка может быть сделана как по всем записям документа, так и по записям за определённый временной период.
Структура документа
Правильно оформленная выписка должна содержать следующие элементы:
- Шапка документа: полное наименование организации, её ИНН, ОГРН, юридический адрес и контакты.
- Название: по центру листа пишется «Выписка из трудовой книжки».
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, образование, профессия.
- Основная часть: таблица, аналогичная разделу «Сведения о работе» в трудовой книжке. В ней должны быть графы: номер записи, дата, сведения о приеме/переводе/увольнении, основание (приказ, распоряжение).
- Подписи и печать: образец обязательно заверяют печатью работодателя (при наличии) и подписью начальника отдела кадров или иного лица, ответственного за выдачу. Это необходимо, чтобы у принимающей инстанции не было сомнений в подлинности документа и актуальности содержащихся в нём сведений.
Пример заполнения (образец)
Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть выписка из трудовой книжки:
ООО «Пример»
ИНН 7712345678, ОГРН 1027739123456
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23-45-67
ВЫПИСКА
из трудовой книжки серии ТК IV № 1234567
Фамилия: Иванов
Имя: Иван
Отчество: Иванович
Дата рождения:
Образование: Высшее
Профессия, специальность: Юрист
Сведения о работе:
| № записи | Дата (число, месяц, год) | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят в юридический отдел на должность юрисконсульта. | Приказ от № 45-к | |
| 2 | Переведен на должность старшего юрисконсульта. | Приказ от № 12-к |
Записей за указанный период больше нет.
Инспектор отдела кадров _______________ / Петрова А.Б. /
М.П. (печать организации)
Что делать, если трудовая книжка испорчена?
Частый вопрос кадровиков: как быть, если трудовая книжка испорчена? Если внесенные в нее записи оформлены надлежащим образом и читаемы, то при оформлении дубликата трудовой книжки вы просто переносите записи из оригинала. Выписка в таком случае делается по тем же правилам — на основании читаемых данных.
Важные советы и выводы
- Соблюдайте сроки: помните про 3-дневный срок выдачи документа с момента получения заявления (ст. 62 ТК РФ). Нарушение грозит штрафами.
- Бесплатность: выдача выписки осуществляется абсолютно бесплатно. Работодатель не имеет права требовать за это деньги.
- Заверение: не забывайте ставить печать и подпись ответственного лица. Без этого документ считается недействительным.
- Конкретика в заявлении: чем точнее сотрудник укажет период и требуемые сведения в заявлении, тем проще будет кадровику сформировать выписку.
Оформление выписки из трудовой книжки — процесс несложный, если знать базовые требования Трудового кодекса и правила делопроизводства. Используя представленный образец, вы сможете быстро и грамотно подготовить нужный документ для любого сотрудника.