Дата публикации: 22 мая 2026 года

Последняя редакция: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в Социальном фонде России. В ней содержится вся информация о трудовой деятельности сотрудника:

• Персональные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• Информация о приеме на работу и увольнении;
• Переводы на другую должность;
• Награды и поощрения;
• Основания для увольнения;
• Сведения о профессиональной переподготовке и повышении квалификации.

ЭТК была введена в России в 2021 году и с тех пор активно внедряется во всех организациях. К 2026 году переход на электронный формат стал обязательным для всех работодателей.

Почему важно правильно оформить заявление о переходе на ЭТК в 1С?

Неправильное оформление заявления или его отсутствие может привести к:

• Проблемам с подтверждением трудового стажа;
• Ошибкам в отчетах СЗВ-ТД;
• Возможным штрафам со стороны контролирующих органов;
• Трудностям при оформлении пенсии и других социальных выплат;
• Проблемам с трудоустройством в будущем (так как работодатели проверяют информацию в ЭТК).

Как оформить заявление о трудовой книжке в электронном виде в 1С?

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) и 1С:Кадры и Зарплата (ред. 3.0) предусмотрены специальные инструменты для работы с электронными трудовыми книжками. Вот пошаговая инструкция:

Шаг 1: Проверка настройки программы

Перед началом работы убедитесь, что:

• В программе включена поддержка электронных трудовых книжек (настройка находится в Настройки → Параметры учета → Трудовые книжки);
• Установлены последние обновления программы 1С;
• В справочнике сотрудников указаны корректные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения).

Шаг 2: Создание заявления о переходе на ЭТК

Для создания заявления выполните следующие действия:

1. Откройте карточку сотрудника (раздел Кадры → Сотрудники);
2. Перейдите на вкладку Трудовая книжка;
3. Нажмите кнопку Создать заявление о переходе на ЭТК;
4. Заполните форму заявления:
   • Дата заявления — дата, когда сотрудник написал заявление;
   • Номер заявления — автоматически присваивается программой;
   • Основание перехода — выберите из списка (например, «По инициативе работника»);
   • Дата вступления в силу — дата, с которой начинает действовать ЭТК (обычно совпадает с датой заявления);
   • Примечание, дополнительная информация (при необходимости).
5. Нажмите Записать и закрыть.

Дата заявления: 
Номер заявления: ЭТК-2026-001
Основание перехода: По инициативе работника
Дата вступления в силу: 
Примечание: Сотрудник изъявил желание перейти на электронную трудовую книжку в связи с цифровизацией учета.
 

Шаг 3: Подписание заявления

После создания заявления оно должно быть подписано:

• Сотрудником (электронная подпись или собственноручная подпись на бумажном носителе);
• Работодателем (руководителем или уполномоченным лицом).

В 1С можно:

• Экспортировать заявление в PDF для подписания на бумаге;
• Использовать электронную подпись (УКЭП) для подписания в электронном виде;
• Загрузить подписанный файл обратно в программу.

Шаг 4: Отправка данных в Социальный фонд

После подписания заявления необходимо передать данные в Социальный фонд России. Для этого:

1. Сформируйте отчет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) в разделе Отчеты → СЗВ-ТД;
2. Убедитесь, что в отчете корректно указана информация о переходе на ЭТК;
3. Отправьте отчет через систему Госуслуги или другой утвержденный канал;
4. Получите подтверждение о приеме отчета.

Шаг 5: Ведение учета в ЭТК

После оформления заявления все последующие изменения в трудовой деятельности сотрудника (прием, перевод, увольнение) должны отражаться в ЭТК. Для этого:

• Вносите изменения в карточке сотрудника на вкладке Трудовая книжка;
• Формируйте отчеты СЗВ-ТД при каждом изменении;
• Регулярно сверяйте данные с сотрудником (не реже 1 раза в год).

Типичные ошибки при оформлении заявления о переходе на ЭТК

На практике часто встречаются следующие ошибки:

• Отсутствие заявления: Сотрудник не написал заявление, но работодатель перевел его на ЭТК. Это приводит к искажению данных.
• Неправильная дата: Дата вступления в силу указана неверно (например, задним числом).
• Отсутствие подписи: Заявление не подписано ни сотрудником, ни работодателем.
• Ошибки в отчетах СЗВ-ТД: В отчете не указан переход на ЭТК или указаны неверные данные.
• Несвоевременная отправка: Данные не отправлены в Социальный фонд в установленные сроки.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Нет, с 2026 года переход на ЭТК обязателен для всех работодателей и сотрудников. Исключений нет.

Что делать, если сотрудник не хочет переходить на ЭТК?

Работодатель обязан объяснить сотруднику преимущества ЭТК (удобство, доступность, защита от потери) и оформить заявление в любом случае. Отказ сотрудника не является основанием для сохранения бумажной трудовой книжки.

Как проверить, что заявление о переходе на ЭТК оформлено корректно?

Для проверки:

• Откройте карточку сотрудника в 1С;
• Перейдите на вкладку Трудовая книжка;
• Убедитесь, что в разделе Заявления есть соответствующее заявление с подписями;
• Проверьте отчет СЗВ-ТД — в нем должна быть указана дата перехода на ЭТК.

Можно ли оформить заявление задним числом?

Нет, дата заявления должна совпадать с датой, когда сотрудник действительно написал заявление. Оформление задним числом является нарушением и может повлечь за собой штрафы.

Что делать, если сотрудник уволился, а заявление о переходе на ЭТК не было оформлено?

В этом случае необходимо:

• Оформить заявление задним числом (если это возможно по согласованию с бывшим сотрудником);
• Внести корректировки в отчеты СЗВ-ТД;
• Уведомить Социальный фонд о допущенной ошибке.

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который требует от работодателей и сотрудников внимательного отношения к оформлению документов. Правильное ведение ЭТК в программе 1С позволяет избежать ошибок, штрафов и проблем с подтверждением трудового стажа.

Помните:

• Все изменения в трудовой деятельности должны своевременно отражаться в ЭТК;
• Заявление о переходе на ЭТК должно быть оформлено корректно и подписано;
• Отчеты СЗВ-ТД необходимо отправлять в установленные сроки;
• Регулярно сверяйте данные с сотрудниками (не реже 1 раза в год).

Полезные ресурсы

• Официальный сайт Роструда — нормативные акты по трудовому законодательству;
• Официальный сайт Социального фонда России, информация об ЭТК;
• Официальный сайт 1С — документация по работе с электронными трудовыми книжками;
• Справочная система 1С, инструкции и FAQ.