В 2026 году рынок труда России функционирует в условиях завершенного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года официально завершился переходный период, что кардинально изменило документооборот при приеме новых сотрудников. Многие соискатели и даже работодатели задаются вопросом: нужно ли писать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки? Давайте разберемся подробно.
Текущая ситуация: 2026 год
На текущий момент (май 2026 года) в России действует правило, согласно которому электронная трудовая книжка является основным и единственным форматом для всех новых работников, поступающих на работу впервые после 1 января 2021 года, а также для тех, кто ранее не отказался от бумажного варианта в установленные законом сроки.
Согласно информации о завершении переходного периода, бумажные трудовые книжки сохраняются только у тех сотрудников, которые успели подать соответствующее заявление об отказе от перехода на ЭТК до конца 2020 года (или в более поздние сроки для отдельных категорий, если такие предусматривались переходными положениями). Для всех остальных, включая новых сотрудников в 2026 году, учет стажа ведется исключительно в электронном виде в Социальном фонде России (СФР).
Нужно ли писать заявление новому сотруднику?
Ответ на этот вопрос зависит от статуса работника:
- Если работник устраивается на работу впервые в 2026 году:
Писать заявление о выборе формы трудовой книжки не нужно. Бумажная трудовая книжка для них уже не заводится. Все сведения о его деятельности будут вноситься работодателем непосредственно в электронную базу данных СФР. Работодатель обязан зарегистрировать сотрудника в системе персонифицированного учета, если это еще не сделано.
- Если работник ранее работал и не отказывался от бумажной книжки (редкий случай в 2026 году):
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка и он ранее (до 31 декабря 2020 года) не подал заявление о переходе на электронную, то по умолчанию с 2021 года его стаж велся в электронном виде параллельно. В 2026 году при приеме на работу он предоставляет бумажную книжку (если она у него на руках) для внесения записи о приеме, но писать новое заявление о «выборе» формы уже поздно — выбор был сделан ранее или определен законом по умолчанию.
- Если работник потерял бумажную трудовую книжку:
Восстановлению бумажные книжки в 2026 году не подлежат. Стаж подтверждается данными электронного реестра СФР. Заявления о восстановлении бумажного варианта не пишутся.
Что происходит с бумажными трудовыми книжками?
Хотя основной формат теперь электронный, бумажные трудовые книжки не уничтожаются. Они хранятся у владельцев как документ, подтверждающий стаж за периоды до 2020 года (или до момента перехода на ЭТК). При приеме на работу в 2026 году сотрудник может предоставить бумажную книжку, чтобы работодатель ознакомился с предыдущим опытом, но вносить записи в нее уже не требуется (за исключением случаев, когда запись нужно внести задним числом по решению суда или при обнаружении ошибки в старых записях, но это делается по особым правилам).
Важно: Работодатель не имеет права требовать от нового сотрудника написания заявления о переходе на электронную трудовую книжку в 2026 году, так как этот процесс автоматизирован и регламентирован федеральным законом.
Какие документы нужны при приеме на работу?
Вместо заявления о выборе формы трудовой книжки, в 2026 году при приеме на работу сотрудник предоставляет:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- СНИЛС (номер страхового свидетельства).
- Документы об образовании, квалификации (если работа требует специальных знаний).
- Документы воинского учета (для военнообязанных).
- Справку об отсутствии судимости (для определенных сфер деятельности).
Заявление о приеме на работу пишется в произвольной форме или по шаблону работодателя, но пункт о выборе формы трудовой книжки в нем уже не фигурирует для новых сотрудников.
Роль работодателя в 2026 году
Работодатель обязан:
- Зарегистрировать работника в системе персонифицированного учета (если он еще не зарегистрирован).
- Передавать сведения о приеме, переводе и увольнении сотрудника в Социальный фонд России в электронном виде в установленные сроки (обычно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа).
- Выдавать работнику по его запросу сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) в день увольнения или в любое время в течение работы.
В 2026 году вопрос «надо ли писать заявление о ведении трудовой книжки» теряет свою актуальность для большинства ситуаций. Для новых сотрудников заявление не пишется — они автоматически становятся владельцами электронных трудовых книжек. Бумажный формат остался в прошлом как основной инструмент учета, сохранившись лишь как архивный документ у граждан.
Работодателям следует сосредоточиться на корректном и своевременном электронном документообороте с СФР, а работникам — контролировать свои данные в личном кабинете на портале госуслуг или в клиентских службах Социального фонда.
Помните: актуальность информации критически важна. Нормы, действовавшие в 2020-2024 годах (период активного перехода), в 2026 году уже не применяются в полном объеме.