В 2026 году вопрос о переходе от бумажных к электронным трудовым книжкам остаётся актуальным для работодателей и работников. Ниже — подробный разбор правовых оснований, процедуры отказа и практических рекомендаций.
Правовая база
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 — предусматривает возможность ведения трудовых данных в электронном виде.
• Приказ Роструда от № 253 — устанавливает Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, включая порядок оформления электронных трудовых книжек.
• Национальная программа «Цифровая экономика» — стимулирует переход к цифровым формам документооборота, в т.ч. в сфере занятости.
Кто может отказаться от электронной трудовой книжки?
Работник, впервые трудоустроившийся в 2022 году и позже, автоматически получает только электронную форму. Тем, кто имеет стаж до 2020 года, предоставляется выбор:
- Оставить бумажную книжку (при этом будет вестись и электронная запись);
- Перейти полностью на электронную форму, отказавшись от бумажного носителя.
Отказ от перехода может быть оформлен в любой момент — достаточно подать заявление работодателю.
Как оформить отказ?
Подача заявления — работник пишет заявление о желании вести трудовые данные только в бумажном виде.
Выдача бумажной копии — работодатель передаёт сотрудникам бумажную книжку с отметкой «Отказ от электронного формата».
Важно: после выдачи бумажной копии работодатель не может потребовать перехода на электронный формат без согласия сотрудника.
Что говорит практика?
По материалам «Аудит трудовых книжек в конце года» (Ливена С.В., 2024, № 10), многие работники, перешедшие на электронный формат, позже возвращаются к бумажному варианту, особенно в организациях, где требуется физическое подтверждение трудового стажа.
Согласно «Бумажная трудовая книжка в 2026 году: можно ли оформить и как вести» (Банки.ру, 2026‑01‑17), работодатель обязан одновременно вести электронный учет, но при отказе сотрудника он передаёт ему бумажную форму и продолжает обновлять данные в электронной системе.
Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек
- Плюсы:
- Удобный доступ к информации через портал Госуслуг, ПФР и МФЦ;
- Быстрая выдача выписок при увольнении;
- Снижение риска потери или повреждения документа.
- Минусы:
- Зависимость от технической инфраструктуры;
- Необходимость подтверждения личности при обращении в органы;
- Ограничения при работе с организациями, не имеющими доступа к электронным системам.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжки? — Да. При переходе на электронный формат работник получает бумажную копию с отметкой о выборе цифрового варианта, но в дальнейшем в бумажной книжке фиксируются только изменения, согласованные с работодателем.
- Кто отвечает за задержку предоставления сведений из электронной трудовой книжки при увольнении? — Работодатель не несет ответственности за задержки, если они вызваны техническими проблемами в системе СФР.
- Можно ли отменить отказ и вернуться к электронному формату? — Да. Работник может в любой момент подать новое заявление о переходе на электронную форму, после чего работодатель будет вести данные исключительно в электронном виде.
Что должен знать работодатель?
• Приём заявления от сотрудника — обязательный шаг для оформления отказа.
• Ведение двойного учёта (бумажный + электронный), допускается, но требует согласия работника.
• Обновление данных в электронной базе СФР — обязательный процесс, независимо от формы хранения.
Отказ от электронных трудовых книжек полностью законен и регулируется Трудовым кодексом РФ и Приказом Роструда № 253 от . Работник может в любой момент выбрать бумажный формат, а работодатель обязан предоставить ему бумажную копию и продолжить вести электронный учет. При этом важно соблюдать установленные сроки подачи заявлений и правильно оформлять отметки о выборе формы ведения.
Для более детального ознакомления с образцами заявлений и актов, рекомендуем обратиться к КонсультантПлюс — там собраны все актуальные документы по вопросу электронных трудовых книжек.