Заполнение трудовой книжки, это ответственная процедура, которая требует строгого соблюдения установленных правил․ Одним из важнейших этапов документального сопровождения трудовой деятельности работника является внесение сведений об его образовании․ Эти данные отражаются на ьном листе трудовой книжки и иногда в разделе «Сведения о работе»․ О том, какие именно сведения нужно записывать, как их изменять и на какие документы опираться, расскажем в этой статье․
На основании каких документов вносится запись?
Согласно пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225), сведения об образовании вносятся исключительно на основании подлинных документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний․ К таким документам относятся:
- Диплом о высшем или среднем профессиональном образовании;
- Аттестат об основном общем или среднем общем образовании;
- Удостоверение, свидетельство о повышении квалификации или профессиональной переподготовке․
Запись о периоде получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и научно-ориентированного образования в дневной форме получения вносится на основании документа об образовании с указанием начала и окончания получения образования․
Какие уровни образования указывать в 2026 году?
При заполнении строки «Образование» на ьном листе работодатель должен использовать формулировки, которые соответствуют уровню образования, указанному в дипломе․ В соответствии с современными стандартами (и актуальные образцы на 2026 год это подтверждают), записи должны выглядеть следующим образом:
- Основное общее, если работник окончил 9 классов школы․
- Среднее общее — если работник окончил 11 классов школы․
- Среднее профессиональное, если работник окончил техникум или колледж․
- Высшее — если работник получил диплом бакалавра, специалиста или магистра․
Важный нюанс: бакалавр, специалист и магистр
У многих кадровиков возникают вопросы, как именно писать, если работник получил степень бакалавра или магистра․ Правила едины: и бакалавру, и специалисту, и магистру следует проставлять запись «высшее»․ Квалификация (бакалавр, магистр) при этом указывается в строке «Профессия, специальность»․
Если работник, уже имея степень бакалавра, получил степень магистра, запись об образовании в строке «Образование» остается прежней — «высшее»․ При этом в строке о профессии/специальности сведения нужно будет дополнить (об этом ниже)․
Как заполнить строку «Профессия, специальность»?
Если со строкой «Образование» все более или менее понятно, то заполнение строки «Профессия, специальность» часто вызывает ошибки․ Главное правило: пишите специальность и квалификацию точно так же, как это указано в дипломе․
- Если образование среднее профессиональное (окончен техникум), пишите специальность в точности, как в дипломе (например, «Экономика и бухгалтерский учет»)․
- Если образование высшее (бакалавриат), указывается направление и квалификация (например, «Экономика (бакалавр)»)․
Как изменить или дополнить запись об образовании?
Часто бывает так, что сотрудник устраивается на работу со средним профессиональным образованием, а в процессе работы оканчивает вуз и получает диплом бакалавра или магистра․ Как быть в этом случае?
Старую запись зачеркивать не нужно! Сведения об образовании на ьном листе дополняются․ Это делается следующим образом:
- Старая запись в строке «Образование» (например, «среднее профессиональное») зачеркивается одной чертой․
- Рядом (или сверху, если позволяет место) пишется новая запись — «высшее»․
- В строке «Профессия, специальность» через запятую дописывается новая специальность/квалификация․
- Ссылки на документы (реквизиты нового диплома) даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки․ Запись заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии)․
Если же образование не менялось, а сотрудник, например, прошел курсы повышения квалификации, то запись на ьном листе не делается․ В этом случае информация о обучении вносится в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой с указанием реквизитов удостоверения или свидетельства․
Образцы записей в трудовой книжке
Для наглядности приведем примеры того, как должны выглядеть записи на ьном листе в зависимости от уровня образования:
Пример 1: Среднее профессиональное образование (техникум)
- Образование: Среднее профессиональное
- Профессия, специальность: Право и организация социального обеспечения (специальность пишется строго по диплому техникума)
Пример 2: Высшее образование (бакалавриат)
- Образование: Высшее
- Профессия, специальность: Юриспруденция (бакалавр)
Пример 3: Дополнение записи после получения нового диплома (магистратура)
- Образование:
Среднее профессиональное, Высшее - Профессия, специальность: Право и организация социального обеспечения, Юриспруденция (магистр)
Пример 4: Высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации (аспирантура)
- Образование: Высшее
- Профессия, специальность: Юриспруденция (кандидат наук), запись делается на основании диплома кандидата наук․
Ответственность и нормативная база
Статья 50 Трудового кодекса определяет, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника․ Образец трудовой книжки и правила ее заполнения утверждаются республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда․
Неверное внесение сведений об образовании может привести к проблемам при оформлении пенсии или подтверждении стажа и квалификации для работника, а для работодателя — к штрафам со стороны трудовой инспекции․ Поэтому при малейших сомнениях всегда следует сверяться с оригиналами документов об образовании и актуальными рекомендациями профильных ведомств (например, Системы Главбух или Системы Кадры)․
Внесение сведений об образовании в трудовую книжку — процедура, требующая внимательности․ Главное — опираться на оригиналы дипломов, использовать точные формулировки уровней образования (согласно ФЗ «Об образовании в РФ») и грамотно оформлять дополнения при получении сотрудником новых знаний и квалификаций․ Соблюдение этих простых правил позволит избежать кадровых ошибок и обеспечит корректное ведение одного из важнейших документов в жизни работника․