Сегодня мы расскажем, как с помощью Контур Экстерн упростить работу с электронными трудовыми книжками (ЭТК), автоматизировать бухгалтерию и интегрировать процесс оформления кадровых документов в один сервис.
Что такое Электронные трудовые книжки (ЭТК)?
Электронные трудовые книжки – это цифровой аналог традиционных бумажных записей о трудовой деятельности сотрудника. Они хранятся в личной карточке работника в системе Контур.Экстерн и позволяют:
- Вести полную историю труда сотрудника;
- Просматривать и редактировать данные в реальном времени;
- Автоматически передавать сведения в контролирующие органы (ФНС, СФР, ПФР);
- Сохранять документы в защищённом облачном хранилище.
1.1 Где находится ЭТК в интерфейсе?
Электронная трудовая книжка находится в личной карточке сотрудника. Чтобы открыть её:
- Перейдите в раздел «Зарплата и кадры»;
- Выберите нужного сотрудника;
- Нажмите на вкладку «Электронные трудовые книжки».
Там вы увидите полную историю отправленных кадровых мероприятий, а также сможете добавлять новые записи.
Почему стоит перейти на ЭТК?
Перевод сотрудников на электронные трудовые книжки даёт несколько преимуществ:
- Скорость – расчёты зарплаты, отпускных, больничных выполняются за пару минут;
- Безопасность – данные хранятся в зашифрованном виде и защищены от потери;
- Удобство – доступ к информации можно получить с любого устройства;
- Автоматизация – интеграция с банками позволяет автоматически подгружать выписки и формировать проводки.
Как оформить ЭТК в Контур Экстерн?
Ниже – пошаговая инструкция, которая поможет быстро подключить ЭТК к вашему бизнесу.
3;1 Этап 1. Настройка рабочего места
Убедитесь, что ваш компьютер соответствует техническим требованиям:
- Операционная система – Windows 10/11 или актуальная версия macOS;
- Подключение к Интернету;
- Установленный браузер Chrome, Firefox или Edge;
- Сертификат электронной подписи (ЭП) – обязательный документ для доступа к Экстерну.
3.2 Этап 2. Проверка сертификата электронной подписи
Сертификат нужен для авторизации в системе. Если у вас его ещё нет, подайте заявку на сайте contour-extern.ru и загрузите сертификат в личный кабинет.
3.3 Этап 3. Регистрация в Экстерне и настройка входа
Регистрация проходит в несколько кликов:
- Откройте страницу «Регистрация»;
- Заполните форму данными организации;
- Подтвердите заявку по электронной почте;
- Войдите в личный кабинет, используя логин и пароль, указанные при регистрации.
3.4 Этап 4. Добавление сотрудника и создание ЭТК
После входа в систему выполните следующие действия:
- Перейдите в раздел «Кадровый справочник»;
- Нажмите кнопку «Добавить сотрудника»;
- Введите ФИО, дату рождения, паспортные данные;
- В карточке сотрудника появится вкладка «Электронные трудовые книжки» – откройте её и начните заполнять информацию.
Интеграция с другими сервисами
Контур Экстерн позволяет не только вести кадровую документацию, но и автоматизировать работу с финансами:
- Интеграция с 12 банками – автоматическая загрузка банковских выписок;
- Автоматическое формирование Z‑отчётов и накладных;
- Подключение к интернет‑банку для отправки платежей прямо из бухгалтерии;
- Экспорт отчётов в форматах, требуемых ФНС, СФР, ПФР.
Преимущества использования ЭТК в Контур Экстерн
Список ключевых выгод:
- Сокращение бумажной работы – все документы хранятся в электронном виде;
- Упрощённый доступ к истории труда – можно быстро просмотреть все изменения;
- Автоматическая отправка отчётов в контролирующие органы;
- Совместимость с другими модулями Контур (Маркет, Бухгалтерия, CRM);
- Поддержка мобильных устройств – работа с ЭТК возможна и в дороге.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Как перенести данные из старой бумажной трудовой книжки в ЭТК?
Ответ: В разделе «Перенос отчётности» выберите «Импорт из бумажной формы», загрузите скан‑копию и система автоматически распознает данные.
Вопрос: Можно ли редактировать уже отправленные записи?
Ответ: Да, но изменения требуют повторного согласования с сотрудником и подписания новых документов.
Вопрос: Как отследить статус отправленных отчётов?
Ответ: На главной странице «История отправленных мероприятий» отображается статус каждого отчёта – «Отправлено», «В обработке», «Отклонено».
Перевод на электронные трудовые книжки в Контур Экстерн – это не просто цифровая замена бумаги, а целый набор инструментов, которые позволяют:
- Сократить время на рутину;
- Повысить точность расчётов;
- Обеспечить прозрачность взаимодействия с государственными органами;
- Интегрировать кадровый процесс с финансовыми и бухгалтерскими функциями.
Если вы ещё не используете ЭТК, сейчас самое подходящее время начать. Следуйте нашему пошаговому руководству, и уже через несколько минут ваша организация получит полностью автоматизированную систему управления трудовыми отношениями.
Контур Экстерн – ваш надёжный помощник в цифровой бухгалтерии и кадровом деле.