Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. Её оформление‚ ведение и выдача регулируются главой 41 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Ниже подробно рассмотрены правовые основания‚ этапы процедуры‚ актуальные изменения и практические рекомендации для работодателей и сотрудников.

Нормативная база

• Статья 65 ТК РФ – общие положения о трудовой книжке.
• Статья 66 ТК РФ – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Статья 67 ТК РФ – выдача трудовой книжки при увольнении.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в ред. последующих изменений).
• Информация Минтруда России о поощрительных выплатах (премиях)‚ подлежащих отражению в трудовой книжке (разъяснения от 2024 г.).

Кто и когда выдаёт трудовую книжку

При приёме на работу

Если у newly hired сотрудника нет трудовой книжки (например‚ впервые устраивается на работу или является иностранным гражданином без ранее выданной книжки)‚ работодатель обязан:

1. Составить заявление о выдаче трудовой книжки (форма утверждена Приказом Минтруда России).
2. Выдать трудовую книжку в течение трех рабочих дней с даты приёма на работу.
3. Сделать первую запись о приёме на работу (должность‚ структурное подразделение‚ дата приёма‚ основание – трудовой договор).

При увольнении

Согласно ст. 67 ТК РФ‚ трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения. Если работник отсутствует (например‚ на больничном или в отпуске)‚ выдача осуществляется в день его выхода на работу‚ но не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения.

При утере или порче документа

В случае утери или порчи трудовой книжки работник подаёт заявление о её выдаче дубликата. Работодатель в течение десяти рабочих дней составляет дубликат‚ внося все записи на основании имеющихся документов (трудовых договоров‚ приказов‚ справок).

Содержание записей в трудовой книжке

Записи делаются от руки или печатным способом черными чернилами. Каждая запись должна содержать:

• Дата события (приём‚ перевод‚ увольнение‚ награждение и т.д.).
• Наименование организации (полное‚ согласно уставу).
• Должность‚ профессия или специальность.
• Подразделение (если предусмотрено штатным расписанием).
• Основание записи (приказ‚ договор‚ соглашение и т.д.).
• Подпись уполномоченного лица и печать организации (если она используется).

Поощрительные выплаты (премии)

По разъяснениям Минтруда России‚ в трудовую книжку вносятся только те поощрительные выплаты‚ которые носят системный характер и связаны с трудовыми достижениями работника (например‚ ежегодные премии за выполнение плана‚ надбавки за выслугу лет). Разовые подарочные выплаты‚ материальная помощь и компенсации не отражаются.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек. Работодатель может вести трудовую книжку в электронном виде‚ передавая данные в ПФР через СЗВ‑ТД. При этом:

• Работник имеет право получить бумажную выписку из ЭТК по своему запросу;
• При увольнении работнику выдаётся справка о стаже и выписка из ЭТК (форма СТД‑Р).
• Если работник предпочитает бумажный вариант‚ работодатель обязан вести и выдавать традиционную трудовую книжку параллельно с электронной.

Последние изменения и практические рекомендации (на 2025‑2026 гг.)

Указание иного основания в договорах с руководителями структурных подразделений

Согласно информации из открытых источников (данные на )‚ с 1 марта 2025 г. работодатели обязаны указывать в трудовых договорах с руководителями структурных подразделений‚ заключённых на основании абз. 8 ч. 2 ст. 59 ТК РФ‚ иное основание для их назначения (например‚ приказ о назначении‚ решение собрания участников). Это связано с уточнением порядка подтверждения полномочий таких руководителей и необходимостью отразить данное основание в трудовой книжке при записи о приёме на работу.

Приём на работу иностранных граждан без трудовой книжки

Если гражданин Республики Узбекистан (или другого государства) прибывает на работу в РФ и у него нет трудовой книжки‚ работодатель:

1. Оформляет патент или разрешение на работу (в зависимости от категории пребывания).
2. Выдаёт трудовую книжку в соответствии с общими правилами (см. пункт 2.1).
3. Вносит первую запись о приёме на работу‚ указав в качестве основания трудовой договор и соответствующее разрешение на работу.

Рекомендации для кадровой службы

• Регулярно обновлять внутренние нормативные акты в соответствии с последними разъяснениями Минтруда и изменениями в ТК РФ.
• Вести журнал выдачи и приёма трудовых книжек (дубликатов‚ выписок) для контроля соблюдения сроков.
• Обучать сотрудников отдела кадров правилам внесения записей‚ особенно касающимся поощрительных выплат и указания иного основания в договорах с руководителями.
• При переходе на электронные трудовые книжки обеспечить интеграцию с системой кадрового учёта и своевременную передачу данных в ПФР.

Выдача трудовой книжки – важная кадровая процедура‚ требующая строгого соблюдения норм ТК РФ и внутренних регламентов организации. Знание актуальных изменений (например‚ обязательное указание иного основания в договорах с руководителями структурных подразделений с 1 марта 2025 г.) и правил ведения записей помогает избежать штрафов‚ споров с работниками и обеспечивает прозрачность трудовой деятельности каждого сотрудника.

Соблюдая представленные рекомендации‚ работодатель гарантирует законность оформления трудовых отношений‚ а работник получает надёжный документ‚ подтверждающий его профессиональный путь.