С 1 января 2020 года в России началось постепенное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). На сегодняшний день (21 мая 2026 г.) завершён переходный период, и все работодатели обязаны вести учёт трудового стажа в электронном виде, если работник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.

Ключевые даты перехода

• 31 октября 2020 г. – последний срок, до которого работодатели обязаны письменно информировать сотрудников о возможности перехода на ЭТК.
• 1 января 2022 г. – все новые сотрудники, принимаемые на работу впервые, получают электронную трудовую книжку.
• до конца 2025 года – срок, в который работник, желающий сохранить бумажную трудовую книжку, должен подать письменное заявление о сохранении.
• 1 января 2026 г. – официальное завершение переходного периода. С этого дня работодатели более не обязаны вести бумажные трудовые книжки, если работник не подал заявление до конца 2025 г.

Как оформить заявление о переходе на ЭТК

1. Подготовка заявления. Работник заполняет форму заявления о переходе на электронную трудовую книжку. В заявлении указываются ФИО, должность, дата трудоустройства и подпись.
2. Подача заявления. Заявление подаётся в отдел кадров (или в уполномоченный орган) работодателя. По закону заявление должно быть получено не позднее 31 декабря 2025 г.
3. Регистрация заявления. Работодатель в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления вносит запись о переходе в бумажную трудовую книжку (если она ещё существует) и выдаёт работнику подтверждающий документ.
4. Перевод данных в ЭТК. После регистрации в системе Фонда социального страхования (ФСС) формируется электронная запись о трудовом стаже. Работнику отправляется уведомление (SMS/Э‑почта) о готовности ЭТК.

Что происходит, если заявление не подано до конца 2025 года?

Если работник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки до 31 декабря 2025 г., то с 1 января 2026 г. его трудовой стаж автоматически переносится в электронный реестр. В этом случае:

• Работодатель больше не обязан вести бумажную трудовую книжку.
• Работник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги или через приложение «Электронная трудовая книжка».
• При увольнении запись в ЭТК оформляется в тот же день, что и прекращение трудового договора.

Сроки оформления при увольнении

Согласно приказу Минтруда РФ от 10 июля 2024 г., при увольнении работнику, подавшему заявление о переходе на ЭТК, запись в электронную трудовую книжку должна быть сделана в тот же день, когда прекращён трудовой договор. Если же работник сохраняет бумажную книжку, запись в неё вносится в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Практические рекомендации для работодателей

Проведите информационную кампанию

До 31 октября 2020 г. разошлите каждому сотруднику официальное уведомление о возможности перехода на ЭТК. Укажите сроки подачи заявлений и преимущества электронного формата.

Организуйте приём заявлений

Создайте отдельный журнал или электронную форму для приёма заявлений. Убедитесь, что каждый документ подписан работником и датирован.

Соблюдайте трёхдневный срок

После получения заявления внесите запись в бумажную трудовую книжку (если она ещё используется) и выдайте работнику подтверждающий лист. Это обязательное требование, установленное приказом от 10 июля 2024 г.

Обновляйте данные в ФСС

В течение 5 рабочих дней после регистрации заявления передайте сведения в ФСС через единый портал «Электронный документооборот». Это ускорит формирование ЭТК.

Храните копии заявлений

Для аудита и проверок сохраняйте сканы заявлений в течение минимум 5 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли подать заявление о переходе на ЭТК после 31 декабря 2025 года?

Нет. После этой даты законным считается автоматический переход в электронный реестр. Заявление о сохранении бумажной книжки более не принимается.

Вопрос: Что делать, если работник не получил уведомление о готовности ЭТК?

Работодатель обязан проверить статус заявления в системе ФСС. При отсутствии уведомления следует обратиться в службу поддержки ФСС или в региональное отделение Пенсионного фонда.

Вопрос: Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Не требуется, если работник не подавал заявление о сохранении. Однако работник может сохранить её в личных целях, но она перестаёт быть официальным документом.

1. Крайний срок подачи заявления о сохранении бумажной трудовой книжки – 31 декабря 2025 г.
2. С 1 января 2026 г. все трудовые стажи фиксируются в электронном реестре, если работник не подал заявление.
3. Работодатель обязан оформить запись о переходе в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления и обеспечить доступ работника к ЭТК.

Соблюдение этих сроков и процедур гарантирует законность оформления трудовых отношений и избавит обе стороны от возможных юридических споров.

Дата публикации: 21 мая 2026 г. | Автор: виртуальный помощник ChatGPT