С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России произошли значительные изменения в правилах трудового распорядка. Эти нововведения затрагивают как работодателей, так и сотрудников, требуя от обеих сторон адаптации к новым условиям ведения трудовой деятельности. В данной статье мы подробно рассмотрим все аспекты этих изменений.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационных системах Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) и СФР (Социалфонд России). Сведения о трудовой деятельности вносятся в ЭТК в электронном виде и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Правовые основы внедрения электронных трудовых книжек

Внедрение электронных трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ — внес изменения в Трудовой кодекс РФ, установив возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
2. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ — определяет порядок формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
3. Трудовой кодекс Российской Федерации (в редакции, действующей с 2020 года) — содержит положения о дисциплине труда и трудовом распорядке;
4. Приказы и постановления Правительства РФ, Министерства труда и социальной защиты РФ.

Изменения в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

С введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны внести соответствующие изменения в свои локальные нормативные акты, в частности, в Правила внутреннего трудового распорядка. Основные изменения включают:

Предоставление сведений о трудовой деятельности

Согласно новым правилам, работодатель обязан предоставлять сотруднику сведения о трудовой деятельности следующими способами:

• На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• В форме электронного документа, подписанного УКЭП (при наличии у сотрудника).

Способ предоставления информации определяется по заявлению сотрудника.

Ознакомление сотрудников с ПВТР

В 2025-2026 годах процесс ознакомления сотрудников с ПВТР может осуществляться в электронном формате, особенно для удаленных работников. Это может выглядеть следующим образом:

• Работодатель направляет электронный документ с ПВТР сотруднику;
• Сотрудник получает документ через корпоративную почту или личный кабинет;
• После ознакомления сотрудник ставит электронную подпись (при наличии) или подтверждает получение другим способом (например, через систему Госуслуг);
• Документ сохраняется в электронном виде с отметкой о дате и времени ознакомления.

В листе ознакомления указываются:

• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Дата ознакомления;
• Подпись сотрудника (электронная или иная).

Ведение и хранение сведений о трудовой деятельности

Работодатели обязаны:

1. Формировать и направлять сведения о трудовой деятельности в ПФР/СФР в установленные сроки;
2. Обеспечивать возможность предоставления информации сотруднику в электронном виде;
3. Хранить локальные акты, связанные с ведением ЭТК, в соответствии с требованиями законодательства;
4. Информировать сотрудников о возможности перехода на электронную трудовую книжку.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Для оформления электронной трудовой книжки необходимо:

1. Подать заявление работодателю — сотрудник может выбрать, будет ли его трудовая книжка вестись в электронном или бумажном формате;
2. Получить выписку из ЭТК — доступна через:
• Личный кабинет на портале Госуслуги;
• Личный кабинет на сайте СФР;
• Мобильное приложение ПФР;
3. Заказать бумажную копию — при необходимости можно получить бумажную выписку из ЭТК;
4. Уточнить данные — при обнаружении ошибок или неточностей можно обратиться к работодателю или в ПФР/СФР для их исправления.

Что меняется для работодателей?

Для работодателей переход на электронные трудовые книжки влечет следующие изменения:

Обновление локальных нормативных актов

Работодатели обязаны:

• Внести изменения в ПВТР, добавив положения о порядке ведения ЭТК;
• Утвердить новые редакции локальных актов с учетом требований законодательства;
• Ознакомить сотрудников с изменениями под подпись (в электронном или бумажном формате).

Техническая подготовка

Работодатели должны:

• Обеспечить техническую возможность формирования и направления сведений о трудовой деятельности в ПФР/СФР;
• Иметь в наличии УКЭП для подписания электронных документов;
• Обучить сотрудников, ответственных за ведение трудовой документации, новым правилам;
• Организовать защищенное хранение локальных актов и связанных документов.

Взаимодействие с сотрудниками

Работодатели обязаны:

• Информировать сотрудников о возможности перехода на ЭТК;
• Предоставлять сведения о трудовой деятельности по запросу сотрудника;
• Своевременно направлять данные в ПФР/СФР;
• Обеспечивать конфиденциальность и защиту персональных данных.

Что меняется для сотрудников?

Для сотрудников основные изменения связаны с доступом к информации о своей трудовой деятельности:

Выбор формата трудовой книжки

Сотрудник может выбрать:

• Ведение трудовой книжки в электронном формате (по умолчанию);
• Сохранение бумажного формата (путем подачи соответствующего заявления).

Если сотрудник не подает заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, то с 2020 года его трудовая книжка ведется в электронном формате.

Доступ к информации о трудовой деятельности

Сотрудник может:

• Получать выписки из ЭТК через портал Госуслуг или СФР;
• Запрашивать бумажную копию у работодателя;
• Проверять корректность внесенных данных и обращаться к работодателю или в ПФР/СФР для исправления ошибок;
• Использовать данные из ЭТК для подтверждения трудового стажа при устройстве на работу, оформлении пенсии и других социальных гарантий.

Обязанности сотрудника

Сотрудник обязан:

• Подать заявление о выборе формата трудовой книжки (при необходимости);
• Ознакомиться с изменениями в ПВТР;
• Своевременно информировать работодателя об изменениях в трудовой деятельности (например, при смене места работы);
• Соблюдать требования к конфиденциальности и защите персональных данных.

Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек

Преимущества

• Удобство доступа — информация всегда под рукой, не нужно хранить бумажные документы;
• Скорость обновления — данные о трудовой деятельности обновляются оперативно;
• Защита от потери — электронные документы не потеряются и не испортятся;
• Возможность удаленного доступа — получить информацию можно через интернет;
• Снижение бюрократии, меньше бумажной волокиты для работодателей и сотрудников.

Недостатки

• Зависимость от технологий — проблемы с интернетом или технические сбои могут затруднить доступ к информации;
• Риск кибератак — электронные данные могут быть уязвимы для хакеров;
• Необходимость в цифровой грамотности — не все сотрудники умеют пользоваться электронными сервисами;
• Проблемы с переходным периодом, данные до 2020 года могут отсутствовать или быть неполными;
• Ограниченный доступ для некоторых категорий граждан — не все могут получить доступ к порталу Госуслуг или СФР.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Для получения выписки из ЭТК необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги (если еще не зарегистрированы);
2. Авторизоваться в личном кабинете;
3. Выбрать услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки»;
4. Заполнить заявку и подтвердить личность (например, через подтвержденную учетную запись);
5. Получить выписку в электронном формате или заказать бумажную копию;
6. Скачать или распечатать документ при необходимости.

Альтернативный способ — получение выписки через личный кабинет на сайте СФР.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Да, сотрудник может в любой момент подать заявление работодателю о ведении трудовой книжки в бумажном формате. Однако, если сотрудник не подает такое заявление, его трудовая книжка автоматически ведется в электронном формате.

Что делать, если в ЭТК отсутствуют данные до 2020 года?

Если в электронной трудовой книжке отсутствуют данные о трудовой деятельности до 31 декабря 2019 года, сотруднику необходимо:

• Обратиться к работодателю для внесения соответствующих записей;
• Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (например, трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы);
• Обратиться в ПФР/СФР для уточнения информации.

Как исправить ошибки в ЭТК?

Для исправления ошибок в электронной трудовой книжке необходимо:

• Обратиться к работодателю с заявлением об исправлении;
• Предоставить документы, подтверждающие корректность данных;
• Обратиться в ПФР/СФР для внесения изменений;
• Получить обновленную выписку из ЭТК.

Можно ли использовать ЭТК для оформления пенсии?

Да, данные из электронной трудовой книжки используются для начисления пенсии. Однако, при возникновении спорных вопросов могут потребоваться дополнительные документы (например, трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы).

Переход на электронные трудовые книжки, это важный шаг на пути цифровизации трудовых отношений в России. Новые правила требуют от работодателей и сотрудников адаптации к новым условиям, но при этом предоставляют значительные преимущества в виде удобства, скорости и надежности хранения данных.

Важно помнить, что:

• Электронные трудовые книжки начали внедряться только с 2020 года;
• Сотрудник может выбрать формат ведения трудовой книжки (электронный или бумажный);
• Работодатели обязаны своевременно предоставлять сведения о трудовой деятельности и обновлять локальные нормативные акты;
• Сотрудники могут получать выписки из ЭТК через порталы Госуслуг и СФР;
• Ошибки в ЭТК можно исправить, обратившись к работодателю или в ПФР/СФР.

Соблюдение всех требований законодательства и своевременное реагирование на изменения помогут избежать проблем и обеспечить комфортное ведение трудовой деятельности в новых условиях.

Если у вас остались вопросы по теме, обратитесь к специалистам в области трудового права или в службу поддержки порталов Госуслуг и СФР.