Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. На протяжении жизни человек может поменять фамилию, получить новое образование или освоить другую профессию. Кроме того, при заполнении документа не исключены ошибки. В связи с этим у кадровиков и работодателей часто возникает необходимость внесения изменений в этот документ. В 2026 году, когда параллельно с бумажными формами активно используются электронные трудовые книжки (ЭТК), правила корректировки сведений имеют свои важные нюансы.

Общие правила изменения и исправления записей

Прежде чем вносить какие-либо правки, необходимо четко различать понятия «изменение» и «исправление». Изменение — это актуализация актуальных данных (например, смена фамилии при вступлении в брак, получение нового диплома). Исправление — это устранение допущенной ранее ошибки (опечатки, неверной даты).

Главное правило, которое следует помнить: на ьном листе и на внутренних страницах трудовой книжки исправления вносятся по-разному.

• ьный лист: допускается зачеркивание старых данных и написание новых рядом (при изменении ФИО, даты рождения).
• Разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»: зачеркивать неверные записи категорически запрещено! Ошибочная запись признается недействительной путем внесения специальной пометки, после чего пишется верный вариант.

Изменение персональных данных на ьном листе

Чаще всего кадровикам приходится сталкиваться с изменением фамилии, имени, отчества или даты рождения работника. Согласно правилам, при изменении фамилии (имени, отчества, даты рождения) новые сведения вносятся на первую страницу (ьный лист) трудовой книжки.

Пошаговый алгоритм:

1. Зачеркивание: Одной тонкой чертой зачеркивается прежняя фамилия (или иные данные) так, чтобы она оставалась читаемой.
2. Внесение новых данных: Рядом (внутри той же строки или на свободном месте) записывается новая фамилия.
3. Ссылка на документ: На внутренней стороне передней обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, на основании которого внесены изменения (паспорт, свидетельство о браке и т.д.). Указываются наименование, серия, номер и дата выдачи документа.
4. Заверение: Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью (при наличии).

Что делать, если на обложке нет места?

В практике встречаются ситуации, когда работник менял данные несколько раз, и место на внутренней стороне передней обложки закончилось. В таком случае применяется тот же принцип, что и при отсутствии места в разделах о работе — оформляется вкладыш. Во вкладыш вносятся актуальные данные работника, а в самой трудовой книжке делается отметка: «Выдан вкладыш серия Х, номер Y».

Изменение сведений об образовании и профессии

Указанное в равной степени относится и к изменению сведений о профессии, специальности и образовании. В подобных случаях необходимо руководствоваться п. 2.4 Инструкции.

Согласно данному пункту, изменение (дополнение) на первой странице (ьном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

То есть, если работник получил высшее образование, а ранее у него было среднее профессиональное, старую запись зачеркивать не нужно. Новая информация просто вписывается через запятую или на свободных строках;

Изменение должности и штатного расписания

Иногда требуется изменить наименование должности работника в уже внесенной записи. Например, в связи с приведением штатного расписания в соответствие с актуальными квалификационными справочниками.

В пункте 3.1 Инструкции есть важное уточнение: изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание, сначала доводятся до сведения работников. Затем на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя в их трудовые книжки вносятся соответствующие изменения.

При этом стоит учитывать судебную практику. Так, судами верно указано, что внесение изменений в трудовую книжку в части изменения наименования должности истца (например, с указанием вместо «сторож-кочегар» должности «кочегар-сторож») само по себе не будет являться основанием для признания записи недействительной, если суть трудовой функции не изменилась. Однако такие переименования должны быть обоснованы и подкреплены приказом.

Исправление ошибок в разделах «Сведения о работе»

Если в разделе о работе или награждениях допущена ошибка (неверная дата приема, неправильное название отдела), алгоритм действий отличается от работы с ьным листом.

1. В графе 3 следующей пустой строки пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
2. В графе 1 указывается следующий порядковый номер.
3. В графе 2 ставится дата внесения исправления.
4. Следующей строкой подаются корректные сведения (в графе 3 пишется верная запись, в графах 4 указываются реквизиты приказа, на основании которого вносится исправление).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С тех пор как работодатели получили возможность вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде (согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ), порядок исправления сведений приобрел цифровой формат.

Если работник перешел на ЭТК, исправление ошибок или внесение изменений производится путем подачи отчета ЕФС-1. При обнаружении ошибки работодатель подает корректные сведения в составе ЕФС-1. В форме ЕФС-1 предусмотрены специальные коды для отмены ранее поданных неверных сведений и внесения новых, правильных данных.

Внесение изменений в трудовую книжку требует от кадрового работника предельной внимательности и строгого соблюдения инструкций. Главное, помнить базовые принципы: на ьном листе при смене ФИО старые данные зачеркиваются, а при получении нового образования — дополняются; в разделах о работе зачеркивания недопустимы; любые изменения должны быть подтверждены документально. В 2026 году эти правила действуют как для бумажных документов, так и для электронных отчетов, где корректировки вносятся через форму ЕФС-1.