С 2020 года в России начался поэтапный переход от бумажных трудовых книжек к их электронному варианту․ К 2026 году процесс завершён, и с определённой даты ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для всех работников․ Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, ключевые сроки, категории лиц, подлежащих переходу, а также практические рекомендации для работодателей и сотрудников․

Нормативная база

Основным законодательным актом, регулирующим электронные трудовые книжки (ЭТК), является:

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части введения электронных трудовых книжек)․

Дополнительно применяются:

• Постановления Правительства РФ, уточняющие порядок формирования, хранения и предоставления сведений ЭТК;
• Методические рекомендации Минтруда России и разъяснения КонсультантПлюс, Гарант, Инфотекс․

Ключевые даты перехода

Согласно информации из открытых источников и официальных разъяснений, процесс перехода можно разбить на несколько этапов:

1. 1 января 2020 года – старт формирования электронных трудовых книжек для newly hired (первичное трудоустройство)․ С этой даты работодатели начали вести сведения о приёме на работу в электронном виде для тех, кто впервые устраивается на работу․
2. 31 декабря 2020 года – последний день, когда работники, имевшие трудовой стаж до 2020 года, могли подать письменное заявление о выборе формата ведения трудовой книжки (бумажный или электронный)․ После этой даты выбор считался сделанным в пользу электронного формата, если заявление не подано․
3. 1 сентября 2021 года – с этой даты заполнение трудовых книжек сотрудников необходимо вести исключительно по новым правилам, то есть в электронном виде для всех категорий работников, за исключением тех, кто до 31 декабря 2020 года оставил бумажную форму и не подал заявление о переходе․
4. 1 января 2022 года – все работники, которые трудоустраиваются в первый раз с этой даты, обязаны получать исключительно электронную трудовую книжку․ Бумажный формат для первичного трудоустройства более не выдаётся․
5. К 2025 году – переход на электронные трудовые книжки полностью завершён․ К этому моменту все действующие трудовые отношения отражены в электронном виде, а бумажные книжки хранятся только как архивные документы у тех, кто до 31 декабря 2020 года выбрал бумажный формат и не перешёл на ЭТК․
6. На 21 мая 2026 года (сегодняшняя дата согласно предоставленной информации) – электронные трудовые книжки являются единственным допустимым форматом ведения сведений о трудовой деятельности для всех работающих граждан РФ․

Кто обязан перейти на электронные трудовые книжки?

Обязательный переход касается следующих групп лиц:

• Граждане, впервые устроившиеся на работу с 1 января 2020 года (получают ЭТК сразу)․
• Работники, имевшие трудовой стаж до 2020 года, но не подавшие заявление о сохранении бумажной формы до 31 декабря 2020 года – их трудовые книжки автоматически переведены в электронный вид․
• Все сотрудники, трудоустраивающиеся с 1 января 2022 года в первый раз – им выдаётся исключительно ЭТК․
• Лица, которые в 2020 году не были трудоустроены, а в 2021 году вновь вышли на работу – при повторном трудоустройстве их сведения ведутся в электронном виде (ч․ 8 ст․ 2 Закона № 439‑ФЗ)․

Исключения из обязательного перехода

Исключение составляют только те работники, которые:

• До 31 декабря 2020 года подали письменное заявление работодателю о желании продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде;
• Не изменили своего выбора после этой даты (т․е․ не подали новое заявление о переходе на электронный формат)․

Для таких сотрудников бумажная трудовая книжка остаётся действительным документом, однако все новые записи о приёме, переводе, увольнении и т․д․ с 1 сентября 2021 года должны вноситься в электронную форму, а бумажная книжка используется лишь как исторический архив․

Как оформить переход?

Для работников, которые ещё не перешли на ЭТК, порядок действий следующий:

1. Подать письменное заявление работодателю (в произвольной форме) с указанием выбора: продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде или перейти на электронный формат․
2. Заявление подаётся не позднее 31 декабря 2020 года (для тех, кто хочет оставить бумажную форму)․ После этой даты выбор считается сделанным в пользу электронного формата․
3. Работодатель, получив заявление, вносит соответствующую отметку в свою кадровую систему и обеспечивает передачу сведений в ПФР (Социальный фонд России) для формирования ЭТК․
4. Сотрудник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение Социального фонда․

Обязанности работодателя

Работодатель должен:

• Обеспечить ведение трудовых книжек в электронном виде для всех сотрудников, у которых нет заявления о сохранении бумажного формата․
• Своевременно передавать сведения о приёме, переводе, увольнении, награждениях и других событиях в электронную трудовую книжку через систему взаимодействия с ПФР․
• Хранить бумажные трудовые книжки сотрудников, выбравших этот формат, в течение всего периода их действия и обеспечивать их конфиденциальность․
• Информировать сотрудников о сроках подачи заявлений и последствиях несвоевременного выбора формата․
• Не допускать выдачи бумажных трудовых книжек при первичном трудоустройстве с 1 января 2022 года․

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

Сотрудник может ознакомиться со своей ЭТК:

• В личном кабинете на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность»);
• Через мобильное приложение Социального фонда России;
• По запросу в отдел кадров своего работодателя (работодатель обязан предоставить выписку из ЭТК по требованию сотрудника)․

Переход на электронные трудовые книжки стал обязательным для всех работающих граждан России с 1 сентября 2021 года (для тех, кто не оставил бумажную форму до 31 декабря 2020 года) и окончательно завершён к 2025 году․ На сегодняшний день, 21 мая 2026 года, электронный формат является единственным законным способом ведения сведений о трудовой деятельности․ Соблюдение установленных сроков и правил подачи заявлений позволяет избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений как для работников, так и для работодателей․