Смена фамилии – важный жизненный этап, который затрагивает не только личные документы, но и официальные трудовые записи. Правильное оформление изменения фамилии в трудовой книжке (бумажной или электронной) гарантирует корректный расчёт пенсионных и иных социальных выплат, а также избавит от штрафов работодателя за нарушение Трудового кодекса.

Правовая основа

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 66, 66‑1) – устанавливает порядок ведения трудовой книжки и обязательность своевременного внесения изменений в личные данные работника.
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от № 456 «Об утверждении Положения о порядке внесения изменений в трудовую книжку».
• Приказ Минтруда Республики Беларусь от № 112 «Об утверждении образцов записей о смене фамилии в трудовой книжке».

Когда необходимо вносить изменения

Изменение фамилии в трудовой книжке требуется в следующих случаях:

1. Брак (смена фамилии после вступления в брак).
2. Развод (возврат прежней фамилии).
3. Смена фамилии по личному желанию (постановление суда, решение органов ЗАГС).
4. Коррекция ошибок, допущенных при первоначальном заполнении книжки.

Кто обязан вносить запись

Согласно официальному разъяснению Информационного портала Роструда, запись о смене фамилии делает текущий работодатель – тот, у кого на момент изменения фамилии открыт трудовой договор. Если работник уже уволен, запись вносится в отделе кадров прежнего работодателя в течение 5 рабочих дней после получения заявления.

Перечень необходимых документов

Порядок действий (бумажная трудовая книжка)

1. Подготовка заявления. Работник заполняет форму «Заявление о внесении изменений в трудовую книжку» (образец можно скачать на сайте КонсультантПлюс).
2. Проверка документов. К заявлению прикладываются оригиналы (и копии) свидетельства о браке/разводе и паспорта с новой фамилией.
3. Согласование с руководством. Руководитель подписывает заявление и выдает приказ «О внесении изменений в трудовую книжку».
4. Внесение записи. Кадровик вносит запись в ьный лист трудовой книжки:
   • Старая фамилия зачеркивается одной чёрной линией.
   • Новая фамилия вписывается рядом, без пробелов.
   • Указывается дата изменения и номер документа‑основания (например, «Свид. о браке № 123 от »).
5. Подпись и печать. После внесения записи кадровик ставит свою подпись и печать организации.
6. Возврат трудовой книжки. Работнику вручают книжку с отметкой «Изменено» и копию приказа.

Порядок действий (электронная трудовая книжка)

С 2024 года в РБ активно используется электронный журнал трудовой книжки (ЭТК). Процедура выглядит так:

1. Работник загружает скан‑копию свидетельства о браке и паспорта в личный кабинет «Электронный трудовой журнал».
2. Кадровый специалист создаёт электронный запрос «Изменение фамилии», прикрепляет документы‑основания и отправляет на утверждение руководителю.
3. После одобрения система автоматически вносит запись в электронный журнал:
   • Старая фамилия помечается как «устарела».
   • Новая фамилия появляеться в поле «ФИО» с указанием даты изменения.
4. Система генерирует Электронный приказ, который подписывается электронной подписью руководителя.
5. Работнику отправляется уведомление на электронную почту с подтверждением изменения.

Образец записи в трудовой книжке

Ниже – типовой образец записи, принятый в большинстве организаций Республики Беларусь (2026 г.)

________________________________________________________________________________| Дата | Наименование документа-основания | Фамилия (стар.) | Фамилия (нов.) |
| | Свидетельство о браке № 123 от | Иванова А. | Петрова А. |
| | (п. 66 ТК РБ) | | |
________________________________________________________________________________
Подпись кадровика: __________________ Печать организации

Частые ошибки и как их избежать

• Не зачеркнуть старую фамилию. По закону старые данные должны быть зачеркнуты одной линией – иначе запись считается недействительной.
• Отсутствие ссылки на документ‑основание. В записи обязательно указывается номер и дата свидетельства (брака, развода, судебного решения).
• Запись в «вкладыше», а не в ьном листе. Если в книжке есть вкладыш, изменения вносятся и в него, и в обложку книжки.
• Не обновить электронные базы. После изменения в бумажной книжке необходимо синхронизировать данные в электронных HR‑системах (1С:Зарплата, SAP HR и др;).

Вопросы и ответы (FAQ)

Кому обращаться, если бывший работодатель отказывается вносить запись?

Согласно ст. 66‑1 ТК РБ, работник имеет право обратиться в Минтруд Республики Беларусь с жалобой. При необходимости – в суд.

Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке без предъявления свидетельства о браке?

Да, если изменение происходит по решению суда (например, изменение фамилии в связи с усыновлением). В этом случае в качестве документа‑основания выступает судебное решение.

Сколько времени у работодателя на внесение изменений?

Работодатель обязан внести запись в течение 5 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.

Нужна ли запись о смене фамилии в пенсионном страховании?

Да. После изменения в трудовой книжке необходимо предоставить копию приказа в Пенсионный фонд Республики Беларусь для актуализации страхового стажа.

Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке, если я уже вышел на пенсию?

Да. Пенсионер может подать заявление в отдел кадров последнего места работы, а также в ПФР. Запись в книжке будет сделана в архиве, но информация будет учтена при расчёте пенсии.

Полезные ссылки и скачиваемые формы

• Заявление о смене фамилии (PDF)
• Образец приказа о внесении изменений
• FAQ ПФР о смене фамилии
• Электронный трудовой журнал (ЭТК)

Смена фамилии в трудовой книжке – процесс, требующий точного соблюдения юридических требований. Правильное оформление гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтён корректно, а расчёт пенсии и иных социальных выплат не будет задержан. Следуйте указанному порядку, готовьте необходимые документы и вовремя информируйте работодателя – и процесс пройдет без лишних сложностей.

Помните: любые изменения в трудовой книжке вносятся только уполномоченным кадровым специалистом, а документ‑основание должно быть приложено в оригинале.