В 2021 году в России вступил в силу Федеральный закон № 439‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках»‚ который отменил обязательное оформление бумажных трудовых книжек для работников‚ которые впервые поступают на работу. Это значит‚ что работодатели больше не обязаны выдавать бумажную трудовую книжку сотруднику‚ если он ранее не работал в России. Вместо этого все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном виде (ЭЛК) и в системе 1С;

Кому не требуется бумажная трудовая книжка?

• Работник‚ который никогда ранее не трудоустраивался в России.
• Сотрудник‚ который работал в другой стране и не имеет российского трудового договора.
• Сотрудник‚ который ранее работал в России‚ но у него нет бумажной трудовой книжки (например‚ она была потеряна‚ уничтожена или никогда не оформлялась).

В случае‚ если работник утверждает‚ что трудоустраивается впервые‚ работодателю не требуется запрашивать бумажную трудовую книжку. Однако‚ если у сотрудника есть сведения о предыдущей работе‚ он может предоставить их в виде справок‚ актов‚ договоров и т.п.

Обязанности работодателя при приёме сотрудника без трудовой книжки

Проверка личных данных

Независимо от того‚ есть ли у сотрудника трудовая книжка‚ работодатель обязан проверить его личные данные (паспорт‚ ИНН‚ СНИЛС) и удостовериться‚ что он достиг возраста 18 лет (или 17 лет при наличии согласия родителей/опекуна).

Оформление трудового договора

Трудовой договор подписывается в обычном виде. В договоре указывается дата начала работы‚ должность‚ размер заработной платы‚ режим работы и другие условия.

Регистрация в системе 1С (СЗВ‑ТД)

После подписания договора работодатель обязан зафиксировать сведения о сотруднике в системе 1С в разделе «Сведения о трудовой деятельности» (СЗВ‑ТД). Для новых сотрудников используется форма СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности‚ первый период) или СТД‑ПФР (Сведения о трудовой деятельности‚ первый период‚ при переходе на электронную трудовую книжку).

В 1С необходимо задать:

• Дата начала работы;
• Должность и подразделение;
• Размер заработной платы;
• Период работы (с даты начала до даты увольнения‚ если таковая произойдет);
• Сведения о работодателе (наименование‚ ИНН‚ КПП).

Создание электронного трудового договора (ЭЛК)

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку (ЭЛК) для сотрудника‚ который впервые трудоустраивается. ЭЛК создаётся в системе 1С и содержит все сведения о трудовой деятельности сотрудника.

В ЭЛК фиксируются:

• Первая запись о трудовой деятельности (первый период работы);
• Данные о работодателе и работнике;
• Период работы и его изменения (повышения‚ переводы‚ увольнения);
• Сведения о начислениях и удержаниях.

Предоставление копии ЭЛК сотруднику

Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от  N 439‑ФЗ‚ работодатель обязан предоставить сотруднику копию электронного трудового договора в течение 10 дней с момента его создания. Копия может быть выдана в виде PDF‑файла‚ доступного через личный кабинет сотрудника в системе 1С.

Обязательное уведомление о правах сотрудника

Работодатель должен уведомить сотрудника о его правах и обязанностях в отношении ЭЛК. В уведомлении указываются:

• Как можно получить доступ к ЭЛК;
• Как исправлять ошибки в ЭЛК;
• Как получать копии записей.

Что делать‚ если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник утверждает‚ что у него есть бумажная трудовая книжка‚ но он не предоставляет её‚ работодатель может:

• Запросить копию справки о предыдущей работе (акт приема‚ договор‚ справка о трудовой деятельности);
• Попросить сотрудника предоставить оригинал трудовой книжки для проверки (если это необходимо);
• Если сотрудник не может предоставить бумажную трудовую книжку‚ но имеет подтверждающие документы‚ работодатель может оформить запись в ЭЛК на основании этих документов.

В случае‚ если сотрудник действительно имеет бумажную трудовую книжку‚ но она потеряна‚ работодатель обязан оформить дубликат‚ если сотрудник подал письменное заявление об этом. Дубликат оформляется в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

Особенности при приёме несовершеннолетних (до 18 лет)

Для несовершеннолетних работников (например‚ 17‑летнего сотрудника) работодателю необходимо:

• Получить письменное согласие родителей или опекуна;
• Убедиться‚ что работа не противоречит законодательству о труде несовершеннолетних (статья 120 ТК РФ);
• Соблюдать ограничения по рабочему времени и условиям труда;
• Фиксировать сведения в ЭЛК с указанием даты начала работы и возраста сотрудника.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Проверить личные данные сотрудника.
2. Подписать трудовой договор.
3. Создать запись в 1С (СТД‑Р/СТД‑ПФР).
4. Создать электронную трудовую книжку (ЭЛК).
5. Выдать копию ЭЛК сотруднику.
6. Уведомить сотрудника о правах и обязанностях в отношении ЭЛК.
7. Соблюдать сроки хранения данных (10 лет).
8. При необходимости оформить дубликат бумажной трудовой книжки.

Ключевые нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‚ ст. 120).
• Федеральный закон от  N 439‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
• Постановление Правительства РФ от  № 1200 «Об утверждении правил ведения электронных трудовых книжек»;
• Постановление Минтруда РФ от  № 123 «Об обязательных процедурах при приёме сотрудников без трудовой книжки».

Сотрудник‚ впервые устраивающийся на работу без трудовой книжки‚ не является исключением из правил трудового законодательства. Работодатель обязан:

• Проверить личные данные и возраст сотрудника;
• Подписать трудовой договор;
• Зарегистрировать сведения о сотруднике в системе 1С и создать электронную трудовую книжку;
• Предоставить сотруднику копию ЭЛК и уведомить о его правах.

Отказ от оформления бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от обязательств по ведению электронных записей. Соблюдение всех пунктов гарантирует законность трудовых отношений и защиту прав сотрудника.