Приём нового сотрудника – это процесс, в котором работодатель обязан убедиться в достоверности представленных кандидатом сведений. Одним из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность кандидата, является трудовая книжка (или её электронный аналог). Но может ли работодатель проверить её содержание и как правильно это сделать?
Что такое трудовая книжка и какие виды существуют?
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, в который вносятся сведения о местах работы, датах приёма и увольнения, должностях и прочих деталях.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – вводится для лиц, впервые поступивших на работу после 31 декабря 2020 года. Сведения о трудовой деятельности хранятся в системе СФР и доступны через личный кабинет на портале Госуслуги;
Важно помнить, что разница между бумажной и электронной записью может быть как технической ошибкой, так и намеренным намерением скрыть часть информации. Поэтому проверка документа – обязательный этап при приёме на работу.
Какие документы требуются при приёме сотрудника с ЭТК?
Согласно рекомендациям Трудового кодекса РФ и практике Роструд, при приёме на работу сотрудника, у которого используется электронная трудовая книжка, работодатель должен запросить:
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
- СНИЛС.
- Сведения из электронной трудовой книжки – СТД‑Р или СТД‑СФР (выписка из личного кабинета СФР).
Эти документы позволяют работодателю сравнить данные, указанные в заявлении кандидата, с официально зафиксированными в системе сведениями.
Как проверять трудовую книжку (бумажную и электронную)?
Основные критерии проверки
- Совпадение дат – даты приёма и увольнения в книжке должны совпадать с данными в СФР.
- Согласованность должностей – должность, указанная в книжке, должна соответствовать реальному месту работы.
- Отсутствие «пропусков»** – отсутствие записей о работе в определённые периоды может свидетельствовать о скрытии предыдущего опыта.
Что делать, если обнаружены несоответствия?
- Спросить у кандидата пояснения.
- Попросить предоставить дополнительные подтверждающие документы (трудовые договоры, выплаты, справки о доходах и т.д.).
- В случае подтверждения подделки – отказать в приёме или инициировать внутреннее расследование.
Правовая база для проверки
В соответствии с п. 69 ТК РФ и рекомендациями Роструд, работодатель имеет право:
- Запрашивать у кандидата трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.
- Проводить проверку достоверности указанных сведений.
- Требовать дополнительных документов, подтверждающих опыт работы.
Таким образом, проверка трудовой книжки – законный и необходимый шаг, который помогает избежать рисков, связанных с фальсификацией информации.
Как оформить запись о приёме в трудовую книжку?
Для бумажной формы действуют нормы Минтруда России (ТР № 320н). Пример оформления:
Запись о приёме на работу: ФИО: Иванов Иван Иванович Дата приёма: Должность: Инженер‑конструктор Место работы: ООО «ТехноСервис»
Для электронной формы запись вносится в личный кабинет СФР, а в бумажный документ (если он всё ещё используется) вносят те же сведения.
Что делать, если кандидат не может предоставить трудовую книжку?
В случае, когда кандидат не имеет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, работодатель может запросить:
- Справку о трудовой деятельности из предыдущего места работы.
- Трудовой договор или приказ о приёме на работу.
- Документы, подтверждающие стаж (например, выписка из ПФР).
Эти документы позволяют сформировать эквивалентную запись в трудовой книжке и зафиксировать её в системе.
Частые ошибки при проверке
- Полное игнорирование электронного аналога. Многие работодатели считают, что ЭТК – «необязательный» документ, что может привести к пропуску важных данных.
- Слишком поверхностная проверка. Достаточно сравнить только даты, не уточняя детали (должность, подразделение).
- Отсутствие документального подтверждения запроса. Рекомендуется оформить запрос в письменной форме (письмо‑послание) и сохранить копию.
Работодатель имеет полное право проверять трудовую книжку (бумажную и электронную) при приёме на работу. Этот процесс позволяет:
- Подтвердить достоверность предоставленной информации.
- Снизить риск найма с фальшивыми данными.
- Обеспечить корректное оформление трудовых отношений в соответствии с ТК РФ.
Проверка должна проводиться в рамках закона, с соблюдением прав кандидата и с использованием официальных каналов получения сведений (СФР, Госуслуги, документы работодателя).
Только тщательная и законно оформленная проверка позволит компании построить надёжную и прозрачную кадровую политику.