С 1 января 2020 года в России вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). В соответствии с ним, в Трудовой кодекс РФ были внесены поправки, согласно которым все основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Социальный фонд России (СФР, ранее, ПФР). Переход на новый формат стал самым масштабным изменением в кадровом делопроизводстве за последние десятилетия.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить электронную трудовую книжку, какие документы для этого необходимы, как вести учет и где сотруднику смотреть свои данные.

Что такое электронная трудовая книжка и в чем ее плюсы?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности и стаже работника, которая хранится на серверах государства. Важно понимать, что ЭТК не существует в виде отдельного файла на компьютере работника или работодателя, это информационная система СФР;

Преимущества ЭТК:

• Снижение риска ошибок: работник сам может проверять свои сведения, что делает процесс контроля более прозрачным.
• Удобство дистанционного найма: необязательно приглашать человека из другого региона в офис для оформления на работу — всё можно сделать онлайн.
• Исключение подделок: сотрудник не может втайне от работодателя оформить вторую бумажную трудовую книжку.
• Сохранность данных: электронные данные не могут быть утеряны, испорчены или сожжены при пожаре.
• Быстрый доступ: выписку из ЭТК можно получить в любой момент через Госуслуги или МФЦ.

Как перевести сотрудников на ЭТК: пошаговая инструкция

Если ваша организация еще не перешла на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, вам необходимо выполнить ряд обязательных шагов.

1. Уведомление сотрудников. Работодатель обязан под роспись уведомить каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве и о праве выбора: вести бумажную трудовую книжку по-прежнему, перейти на ЭТК или вести оба варианта одновременно.
2. Получение заявлений. Работник должен написать заявление о выборе формы ведения сведений о трудовой деятельности. Если сотрудник отказывается от бумажной трудовой книжки, он делает соответствующую отметку в заявлении.
3. Издание приказа. На основании полученных заявлений работодатель издает приказ (или иной локальный нормативный акт) о переходе на электронные трудовые книжки.
4. Возврат бумажной книжки. Когда сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, работодатель должен отдать ему её на руки. Важно: после выдачи бумажной книжки на руки, работодатель продолжает вести только электронные сведения. В самой бумажной книжке делается пометка о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
5. Передача данных в СФР. Работодатель ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, сдает отчет по форме ЕФС-1 (раздел 2), в котором отражаются все кадровые изменения (приемы, переводы, увольнения).

Как оформить нового сотрудника на ЭТК в 2026 году

Если в компанию устраивается новый сотрудник, который уже перешел на ЭТК или впервые устраивается на работу (после 2020 года), алгоритм действий будет следующим:

• При приеме на работу работник предоставляет сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) или бумажную трудовую книжку, если он не отказывался от её ведения.
• Если сотрудник впервые в жизни устраивается на работу, бумажная трудовая книжка на него не оформляется — сведения о его работе формируются исключительно в электронном виде и сразу передаются в СФР.
• Работодатель издает приказ о приеме на работу и не позднее 15-го числа следующего месяца передает информацию о новом сотруднике в СФР.

Правила ведения и заполнения ЭТК

В отличие от бумажной трудовой книжки, где важно правильное заполнение ьного листа и внесение записей ручкой, в электронной трудовой книжке всё происходит автоматически через отправку отчетности.

Что необходимо вносить в ЭТК:

• Сведения о приеме на работу;
• Сведения о переводах на другую постоянную работу;
• Сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• Сведения о переименовании организации;
• Сведения о присвоении квалификационных разрядов, классов, категорий;
• Сведения об установлении второй и последующих профессий, специальности;
• Сведения о работе по совместительству (по желанию работника);
• Сведения о прохождении обучения.

Вся информация вносится на основании приказов (распоряжений) работодателя. Важно соблюдать сроки: данные должны быть переданы в СФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК

Сотруднику нет необходимости запрашивать у работодателя бумажный документ для подтверждения стажа. Посмотреть сведения из электронной трудовой книжки можно несколькими способами:

1. Через портал Госуслуг. В разделе «Справки и выписки» нужно выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ в формате PDF с электронной печатью СФР придет в личный кабинет.
2. Через личный кабинет на сайте СФР. Авторизация происходит через те же данные, что и на Госуслугах.
3. В МФЦ. Работник может лично обратиться в многофункциональный центр и получить выписку на бумажном носителе.
4. У текущего работодателя. По заявлению работника работодатель обязан предоставить выписку из ЭТК не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Что делать, если в ЭТК ошибка?

Несмотря на то, что риск ошибок при ведении ЭТК ниже, они все же возможны (например, из-за опечатки в отчете). Если работник обнаружил неверные сведения:

1. Он должен обратиться к своему текущему или предыдущему работодателю, который допустил ошибку.
2. Работодатель обязан сформировать корректирующую отчетность по форме ЕФС-1 и направить её в СФР.
3. После обработки корректирующих данных Социальным фондом, информация в ЭТК будет обновлена.

Оформление и ведение электронных трудовых книжек — это современный стандарт кадрового учета, который значительно упрощает жизнь как работодателям, так и работникам. Главное правило для работодателя, своевременно и корректно сдавать отчетность по форме ЕФС-1, а для работника — регулярно проверять свои данные через Госуслуги или СФР. Переход на ЭТК делает процесс найма более прозрачным, быстрым и безопасным, исключая возможность утери или порчи важного документа о стаже.