Вопрос правильного оформления выдачи трудовой книжки остаётся актуальным для всех работодателей. Неправильно оформленная запись может привести к штрафам, конфликтам с работником и даже к судебным разбирательствам. В этой статье мы разберём, какие сведения необходимо фиксировать в трудовой книжке и в книге учёта движения трудовых книжек, как правильно оформить запись при выдаче на руки, а также как вести процесс перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ – статья 66.1 (обязанность работодателя предоставлять сведения о трудовой деятельности).
- Федеральный закон № 439-ФЗ «Об обязательном учёте трудовой деятельности» – часть 2 статьи 2.
- Приказ Минтруда РФ от № 320н «Об утверждении порядка оформления выдачи трудовой книжки» (порядок записи в бумажной и электронной форме).
- Приказ Минтруда РФ от № 14‑6/ООГ‑5613 – уточнения по оформлению записей в трудовой книжке и книге учёта движения трудовых книжек.
Что фиксируется в трудовой книжке при выдаче на руки
При выдаче трудовой книжки работнику на руки в трудовой книжке фиксируется следующая запись:
- Номер записи (порядковый номер в книжке).
- Дата выдачи.
- ФИО работника.
- Сведения о заявлении работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Подпись работника (подтверждение получения).
- Подпись работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печать работодателя (при наличии).
Пример записи в трудовой книжке:
№ 1 Иванов Иван Иванович Выдана на руки на основании письменного заявления (Иванов Иван Иванович) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Подпись работника: __________________ Подпись работодателя: __________________ Печать работодателя
Ключевые моменты
- Запись должна быть сделана в порядке: № записи → Дата → ФИО → Заявление → Подпись работника → Подпись работодателя + печать.
- В графе 3 (сведения о заявлении) указывается точная формулировка: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
- Подпись работника подтверждает факт получения оригинала трудовой книжки.
- Печать работодателя (или печать кадровой службы) подтверждает законность оформления.
Фиксация в книге учёта движения трудовых книжек (графа 13)
Кроме записи в самой трудовой книжке, необходимо зафиксировать факт выдачи в книге учёта движения трудовых книжек. В графе 13 фиксируется следующая информация:
Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Эта запись подтверждает, что работник действительно получил оригинал трудовой книжки.
Как оформить запись в книге учёта движения трудовых книжек
- Заполнить графу 3 (сведения о заявлении) аналогично записи в трудовой книжке.
- В графу 4 (подпись работника) поставить подпись работника.
- В графу 5 (подпись работодателя) поставить подпись работодателя.
- В графу 6 (печатка) поставить печать работодателя.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2020 года в России возможен переход на электронную трудовую книжку. При этом правила оформления выдачи остаются теми же, но запись в бумажной книжке может быть пропущена, если работник полностью отказался от бумажной версии.
- Работник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК.
- Работодатель оформляет запись в трудовой книжке, если работник всё ещё держит бумажную копию, но при этом указывает, что работник перешёл на ЭТК.
- В книге учёта движения трудовых книжек фиксируется факт перехода: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о переходе на электронную трудовую книжку в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
- В случае полного отказа от бумажной версии запись в трудовой книжке не требуется, но запись в книге учёта движения трудовых книжек всё равно обязательна.
Практический чек‑лист для работодателя
- Получить письменное заявление работника о выдаче трудовой книжки.
- Оформить запись в трудовой книжке в соответствии с пунктом 2.
- Подпись работника и работодателя, поставить печать.
- Записать факт выдачи в книгу учёта движения трудовых книжек (графа 13).
- Проверить, что запись соответствует требованиям приказа Минтруда РФ от № 320н.
- Сохранить копию записи в электронном архиве (если применимо).
- Если работник переходил на ЭТК, оформить запись о переходе в книге учёта движения трудовых книжек.
Часто задаваемые вопросы
- Может ли работник отказаться от бумажной трудовой книжки? Да, работник может полностью перейти на электронную трудовую книжку. В этом случае запись в бумажной книжке не требуеться, но запись в книге учёта движения трудовых книжек обязательна.
- Что делать, если работник не подписал расписку? Работодатель должен убедиться, что работник подписал расписку. Если подпись отсутствует, это может стать основанием для отказа в выдаче трудовой книжки.
- Нужно ли ставить печать в каждой записи? Да, в соответствии с ТК РФ и приказом Минтруда РФ печать работодателя (или печать кадровой службы) обязательна для подтверждения законности оформления.
- Можно ли использовать электронную подпись? Да, при переходе на ЭТК можно использовать электронную подпись работника и работодателя, но при выдаче бумажной версии подпись должна быть оттиском.
Правильное оформление записи в трудовой книжке при выдаче её на руки – это не просто формальность. Это юридически обоснованный акт, который защищает права и обязанности как работодателя, так и работника. Следуя приведённой схеме, вы минимизируете риск ошибок, обеспечите соблюдение законодательства и создадите прозрачный процесс взаимодействия с сотрудниками.
Если у вас возникли вопросы по конкретным случаям или нужна помощь в подготовке документов, обращайтесь к специалистам по трудовому праву.