Сегодня 18:50:16 () в России уже несколько лет действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Вопрос о их необходимости остаётся актуальным как для работодателей, так и для сотрудников. Ниже рассмотрены основные аспекты внедрения ЭТК, их плюсы и минусы, а также текущее законодательное регулирование.

История перехода на электронный формат

• 1 января 2020 г. – старт обязательной отчётности в ПФР по форме СЗВ‑ТД; начался пилотный переход на ЭТК.
• 2020‑2025 гг. – постепенное внедрение: работодатели могли вести учёт одновременно в бумажном и электронном виде, при условии, что сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.
• 1 января 2026 г. – завершение переходного периода. С этой даты электронная трудовая книжка становится единственным официальным документом, подтверждающим трудовой стаж, за исключением случаев, когда работник по собственной инициативе сохранил бумажный вариант.

Преимущества электронных трудовых книжек

1. Надёжность хранения. Информация о трудовой деятельности хранится в защищённой базе ПФР, что исключает риск потери, повреждения или подделки документа.
2. Быстрый доступ. Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении ПФР.
3. Сокращение бюрократии. Работодатели избавляются от необходимости вести и хранить бумажные журналы, а также от расходов на печать и архивирование.
4. Автоматизация отчётности. Форма СЗВ‑ТД заполняется автоматически при внесении кадровых изменений в учётную систему, что снижает вероятность ошибок.
5. Экологичность. Снижение потребления бумаги способствует уменьшению углеродного следа компаний.

Возможные недостатки и опасения

• Зависимость от IT‑инфраструктуры. При сбоях в работе ПФР или внутренних систем компании доступ к данным может временно ограничиться.
• Конфиденциальность. Несмотря на высокий уровень защиты, некоторые сотрудники опасаются утечки персональных данных.
• Привычка к бумажному формату. Поколение, привыкшее к физическим документам, может испытывать дискомфорт при переходе на электронный вид.
• Необходимость обучения. Работникам отдела кадров и бухгалтерии требуется время на освоение новых программных продуктов и процедур.

Правовое регулирование на 2026 год

Согласно Федеральному закону № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях в Российской Федерации» и последующим поправкам, с 1 января 2026 года:

1. Электронная трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и непрерывность работы.
2. Бумажная трудовая книжка сохраняет юридическую силу только если работник подал письменное заявление о её сохранении (отказ от перехода на ЭТК). В этом случае работодатель обязан вести оба варианта параллельно.
3. Ответственность за недостоверное или несвоевременное внесение данных в ЭТК лежит на работодателе и может повлечь штрафы в соответствии с КоАП РФ.

Практические рекомендации для работодателей

• Провести аудит существующих кадровых систем и обеспечить их совместимость с форматом СЗВ‑ТД.
• Обучить сотрудников отдела кадров работе с личным кабинетом ПФР и заполнением электронных форм.
• Разработать внутренний регламент по обработке заявлений сотрудников о сохранении бумажной трудовой книжки.
• Настроить резервное копирование данных и план восстановления после возможных сбоев.
• Информировать работников о преимуществах ЭТК и порядке получения выписок через «Госуслуги».

Электронные трудовые книжки доказали свою эффективность как инструмент повышения прозрачности, надёжности и удобства учёта трудовой деятельности. К концу переходного периода (1 января 2026 года) они становятся обязательным элементом кадрового документооборота, сохраняя при этом возможность использования бумажного варианта по желанию сотрудника. Для успешного внедрения необходимо своевременно обновить IT‑системы, обучить персонал и обеспечить чёткое информирование работников о их правах и возможностях.