В последние годы в России происходит масштабный переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу (ЭТК)․ Этот процесс регулируется рядом нормативных актов, а также установленными сроками и процедурами․ В статье мы подробно разберём:

• какие законы регулируют отмену обязательного ведения бумажных трудовых книжек;
• какие сроки перехода установлены государством;
• какие права сохраняются у работников при переходе на электронный формат;
• какие действия обязаны выполнить работодатели;
• какие риски и подводные камни могут возникнуть у обеих сторон․

Правовая база отмены бумажных трудовых книжек

Федеральный закон № 439‑ФЗ от «Об электронных трудовых книжках»

Данный закон определяет порядок перехода с бумажных трудовых книжек на электронный формат (ЭТК); Ключевые положения:

1. ЭТК считается равноправным документом, заменяющим бумажную трудовую книжку․
2. Переход обязателен для всех работодателей, за исключением отдельных категорий, указанных в законе․
3. С 30 декабря 2025 г․ вводятся отменные меры – работодатели, не переведшие сотрудников в ЭТК, могут быть привлечены к административной ответственности․

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66

Статья 66 ТК РФ закрепляет право сотрудника на ведение трудовой книжки на бумажном носителе․ При переходе к ЭТК это право сохраняется, однако:

• работник может потребовать продолжения ведения бумажной книжки, если у него есть законные основания (например, отсутствие доступа к электронным сервисам)․
• при смене работодателя электронный формат автоматически переносится в новую организацию․

Приказ Минтруда РФ от 24 ноября 2025 г․

Приказ уточняет порядок ведения бумажных трудовых книжек до 1 сентября 2027 года и фиксирует, что до этой даты отмена обязательного ведения бумажных книжек не будет полной․

Сроки и этапы перехода

Что происходит с уже выданными бумажными трудовыми книжками?

Согласно информации от Минтруда, бумажные книжки, выданные до введения электронного формата, сохраняются в архиве организации до 1 сентября 2027 года․ После этого:

• если сотрудник не запросил перевод в ЭТК, книжка считается «неактивной» и подлежит уничтожению через 50 лет;
• при необходимости (например, для получения пенсионных прав) работник может запросить выписку из архивной книжки;

Права и обязанности работников

Право на электронную трудовую книжку

Каждый сотрудник имеет право:

• получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги или корпоративную систему;
• получать уведомления о внесенных изменениях (повышение, перевод, увольнение);
• в любой момент запросить печатную копию записей из ЭТК (по требованию работодателя)․

Возможность сохранения бумажной книжки

Сохранить бумажный вариант можно только в случае:

1. Отсутствия у работника доступа к электронным сервисам (например, инвалидность, отсутствие интернета)․
2. Особых условий, предусмотренных коллективным договором․

В остальных случаях работодатель обязан перевести запись в ЭТК․

Обязанности работодателя

Техническая подготовка

Для успешного перехода необходимо:

• заключить договор с оператором ЭТК (например, «Электронные Трудовые Книжки» от ФГБУ «Госуслуги»);
• обеспечить безопасность персональных данных (соответствие ФЗ‑152 «О персональных данных»);
• провести обучение HR‑специалистов и линейных менеджеров․

Административные действия

Ключевые шаги:

1. Собрать согласие работников (подписать согласие на обработку персональных данных и перевод в ЭТК)․
2. Внести все текущие записи из бумажных книжек в электронный реестр․
3. Обеспечить архивирование бумажных книжек в соответствии с п․ 43 Правил (хранение 50 лет)․
4. Вести журнал перехода и предоставлять его в инспекцию труда по запросу․

Ответственность за несоблюдение сроков

За нарушение порядка перехода предусмотрены:

• штрафы в размере от 10 000 до 500 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ);
• возможные проверки со стороны Федеральной службы по труду и занятости․

Практические рекомендации для работодателей

1. Проведите аудит текущих трудовых книжек․ Выясните, сколько сотрудников имеет бумажные книжки и какие записи в них содержатся․
2. Разработайте план перехода․ Установите ответственных лиц, сроки и бюджет․
3. Обеспечьте коммуникацию с персоналом․ Разошлите разъяснительные письма, проведите вебинары․
4. Заключите договор с оператором ЭТК․ Убедитесь, что оператор имеет сертификат ФСТЭК․
5. Обучите HR‑отдел․ Практические занятия по работе с системой, обработке запросов сотрудников․
6. Создайте резервные копии․ Храните электронные копии записей в закрытом архиве в течение 5 лет․
7. Контролируйте сроки․ Внедрите систему напоминаний о предстоящих дедлайнах (30 декабря 2025 г․, 1 сентября 2027 г․)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне подписывать согласие на перевод в ЭТК?

Да․ По закону 439‑ФЗ перевод в электронный формат считается обработкой персональных данных, поэтому требуется письменное согласие работника․

Что делать, если у меня нет доступа к интернету?

Работодатель обязан предоставить альтернативный способ доступа (например, терминалы в офисе) или оформить отдельную бумажную книжку по согласованию с профсоюзом․

Как получить выписку из архивной бумажной книжки?

Обратитесь в отдел кадров с письменным запросом․ По закону организация обязана предоставить выписку в течение 10 рабочих дней․

Можно ли отказаться от ЭТК и сохранить только бумажную книжку?

Только в исключительных случаях, предусмотренных законом (инвалидность, отсутствие технической возможности)․ В остальных случаях отказ невозможен․

Как будет учитываться стаж, если часть периода оформлена в бумажной книжке, а часть – в ЭТК?

ЭТК автоматически импортирует все записи из бумажных книжек, поэтому суммарный стаж сохраняется без потерь․

Отмена обязательного ведения бумажных трудовых книжек – процесс, уже запущенный в России и полностью завершится к 1 сентября 2027 года․ Ключевые моменты:

• Закон 439‑ФЗ и статья 66 ТК РФ гарантируют равноправие электронных и бумажных форм․
• С 30 декабря 2025 г․ работодатели обязаны переводить всех сотрудников в ЭТК․
• Работники сохраняют право на получение выписок и, в редких случаях, на продолжение использования бумажных книжек․
• Нарушение сроков и процедур влечёт за собой финансовую ответственность․

Тщательная подготовка, своевременный диалог с персоналом и соблюдение нормативных требований помогут избежать штрафов и обеспечить плавный переход к современному цифровому учёту трудовой деятельности․

Источник информации: официальные публикации Минтруда РФ, Федеральный закон № 439‑ФЗ от , Трудовой кодекс РФ, а также аналитические материалы (2024‑2026 гг․)․ Дата обращения к источникам – ․